单证管理程序(7.4).doc

单证管理程序1、目的为了加强重要空白单证的管理，防范风险，完善内控机制，保证资金和单证的安全，促进业务健康发展2、适用范围与定义本程序所指的空白单证是指各项业务所使用的印有顺序编号，一经签单即承担经济责任，产生法律效力或以此作为收款书面依据的有关凭证重要空白单证按类型分为：（1）托运单；（2）派车单；（3）收据；（4）代收货款付款凭证3、职责3.1单证管理部门 营运平台：负责制定单证管理制度，组织实施本单证管理办法 由营运平台指定专人负责单证的发放、回收、核销单证移交等各项工作定期对各营业部单证管理工作进行检查，对空白单证进行专项管理等工作总公司财务部：指定专人负责收据与代收货款付款凭证收发、保管与核销工作，协助营运平台处理异常单证3.2 单证使用部门分拨中心与各营业部：本司空白单证的使用和管理部门主要职责有：执行本管理办法，严格重要空白单证的领用、入库、发放、核销等手续；设专人、专柜保管本部门的空白单证；定期对业务档案进行整理、装订和归档；发现有空白单证被盗、遗失等情况，应及时向单证管理部门及主管领导报告分拨中心与营业部（兼）职单证管理员:负责对单证进行收发和保管单证管理员须报上级单证管理员备案，单证管理员如有变动，需报上级单证管理员备案后再进行严格的工作移交。

4、空白单证领用、核销4.1空白单证领用（1）领用时间原则上各营运部门单证管理员要预计好一周单证的用量按时领用空白单证，每周六为领用空白单证时间2）领用原则各级单证管理人员对使用人员在空白单证领用时，应及时登入《单证领用与核销登记表》，对于不能当面签收，需有复件或邮件确认方可签收旧单证核销必须准确、完整，同时必须旧单证核销后，方可领用新的空白单证任何部门和个人不得私开、转让各类空白单证4.2 《单据领用与核销登记表》《单据领用与核销登记表》由各级单证管理员负责保管，《单据领用与核销登记表》视同财务账本一样保管，不得有丢失、缺页和随意涂改现象4.3单证核销（1）核销时间 每周进行一次核销，每周六为单证核销时间2）核销原则单证整本使用完后，要求流水号一定要连号，不可有缺失页码现象，并及时送回上级单证管理人员收回单证时，单证管理员即时登记《单据领用与核销登记表》并及时将单证数据与系统进行核对，要求一致5、单证的销毁5.1空白单证停用对于因各种原因停用的空白单证，应及时收回、整理、处理销毁单证销毁前要由营运平台安排进行清点、登记造册5.2 作废单证作废单证须所有联留存，并在单证上标注“作废”6、单证的归档已使用的单证由出单人员及时归档，每天装订成册。

归档的方法：按时间、按单证类别、按单证流水号由小到大顺序分别归档作废的各联单证必须按印刷流水号顺序和正常使用的单证放在一起归档7、定期检查 、违规处理7.1定期检查（1）单证使用部门单证使用部门每月对所管理单证进行一次自查，对单证的领用、使用、销号、保管情况进行自查，自查中发现问题，应及时查明原因，报主管级领导及上级管理人员2）营运平台营运平台指定专人每月对所管理单证进行一次检查，对单证的领用、使用、销号、回收、保管情况进行一次检查，检查中发现问题，应及时查明原因，并进行处理7.2 违规处理各营业部必须严格执行本单证管理程序的各项规定，营运平台将按照本程序规定对各营业部的单证管理工作进行检查如有违反本程序规定的行为，根据情节轻重，将给予责任人相应的经济处罚和行政处罚，并追究有关领导的责任单证缺失，每缺失一页处罚100元，每次核销单证不可缺失3页；单证开单金额与系统不一致，以及随意修改等，视情节轻重追究相关人员责任对管理差的营业部门将在公司内给予通报批评附件：1、单据领用与核销登记表 2、单证管理流程图 主题词：单证管理程序拟制： 校对： 签发： 时间：2012年6月12日抄报：总经理抄送：单证领用与核销登记表序号单证号领用时间领用人核销时间核销人 备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 / 。