机关文书档案分类整理编目方法讲义.doc

档案人员专题培训指导丛书机关文书档案分类整理编目方法讲义二〇〇六年十月－1－机关文书档案分类整理编目方法讲义目录第一章、公文格式一、公文用纸幅面及版面尺寸┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2二、排版规格┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3三、字体┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3第二章、发文与收文程序一、发文程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4二、收文程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4第三章、机关档案分类办法一、 全宗 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5二、 类别设置 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5三、中共委档案类别设置┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7四、人民政府档案类别设置┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8第四章、文书立卷的原则和要求一、文书立卷的原则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9二、文书立卷的要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈15附录：几点补充┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17第五章、文书传统立卷方法操作流程一、收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19二、归档判断┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19三、分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈20四、组卷┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22五、卷内文件排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈23六、案卷排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈24七、案卷编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈25八、编写页号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈25九、抄写《卷内文件目录》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26十、拟写案卷标题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈28十一、填写案卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈30十二、填写《卷内备考表》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈31十三、著录和打印┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈31十四、装订┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32十五、入盒排架┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33十六、编制检索工具┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈34十七、案卷的移交┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈36附录一：机关文件材料归档和不归档的范围（国家档案局 1987 年 12 月 4 日印发）┈┈┈38附录二：关于机关档案保管期限的规定（国家档案局 1987 年 12 月 4 日印发）┈┈┈┈┈41附录三：文书档案保管期限表（国家档案局 1987 年 12 月 4 日印发）┈┈┈┈┈┈┈┈┈42附录四：广东省机关档案分类办法（广东省档案局 1992 年 7 月 4 日印发）┈┈┈┈┈┈ 44附录五：工业企业档案分类试行规则（国家档案局 1991 年 7 月 4 日印发）┈┈┈┈┈┈ 46附录六：中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈49附录七：《国家行政机关公文格式》条文释义┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 56附录八：文书立卷说明写法及例式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈71附录九：常用档案信息网址┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77附录十：关于学习贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知┈┈┈78附录十一：《文书档案封面》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 93附录十二：《文书档案封底》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 94附录十三：《案卷目录》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 95附录十四：《卷内文件目录》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 96－2－机关文书档案分类整理编目方法讲义提纲第一章、公文格式一、公文用纸幅面及版面尺寸（一）用纸幅面尺寸1、A3 297×420mm 2、A4 210×297mm (国际标准)3、A5 148×210mm4、B4 257×364mm5、B5 182×257mm6、16K 184×260mm7、32K 130×184mm8、大 32K 140×203mm（二）版面尺寸1、版心尺寸：156×225mm （不含页码）2、上边：37±1mm3、下边：35±1mm4、左边：28±1mm5、右边：26±1mm6、装订：0.3－0.5mm7、页眉：10mm8、页脚：20mm－3－二、排版规格：每面 22 行×28 字/行三、字体1、秘密等级 3H2、保密期限 3H3、紧密程度 3H4、发文机关 （推荐用）小标 S5、发文字号 3FS6、 “签发人” 3FS7、签发人姓名 3K8、公文标题 2 小标 S9、主送机关 3FS10、公文正文 3FS11、小标题 3 小标 S/H12、附件 3FS13、附注 3FS14、 “主题词” 3H15、词目 3 小标 S16、 “抄送” 3FS17、印发机关 3FS－4－第二章、发文与收文程序一、发文程序（8 个）（一）草拟（二）审核（三）签发（四）复核（五）缮印（六）用印（七）登记（八）分发二、收文程序（8 个）（一）签收（二）登记 — 登记来文主要内容、密级、收文时间等。

三）审核（四）拟办 — 是秘书工作人员把来文结合本单位情况对来文的初步方案和初步意见五）批办 — 领导参考秘书人员提出的初步方案和初步意见所提出的意见（“照此办理” 、 “同意” ） ，是承办的依据六）承办 — 承办部门根据领导的批办意见，具体贯彻落实七）催办 — 对文件承办工作的检查和督促八）注办 — 将承办者办文的结果向批办的领导和来文机关报告－5－第三章、机关档案分类办法一、 全宗二、 类别设置（一）机关档案分类1、A 文书档案（代字：A）2、B 基本建设档案（代字：B）3、C 设备、仪器档案（代字：C）4、D 会计档案（代字：D）5、E 已故人员档案（代字：E）6、F 特殊载体档案（声像档案） （代字：F）7、G 专门档案（代字：G）8、H 实物档案（代字：H）（二）工业企业档案分类1、A 党群工作类（代字：A）（1）党务工作（2）组织工作（3）宣传工作（4）统战工作（5）纪检工作（6）工会工作（7）共青团工作（8）协会工作2、B 行政管理类（代字：B）（1）行政事务（2）公安保卫（3）法纪监察（4）审计工作（5）人事管理（6）教育工作（7）医疗工作（8）后勤福利－6－（9）外事工作3、C 经营管理类（代字：C）（1）经营决策（2）计划工作（3）统计工作（4）财务管理（5）物资管理（6）产品销售（7）企业管理4、D 生产技术管理类（代字：D）（1）生产调度（2）质量管理（3）劳动管理（4）能源管理（5）安全管理（6）科技管理（7）环境保护（8）计量工作（9）标准化工作（10）档案和信息管理5、 E 产品类（代字：E）产品档案二级类目按产品种类或型号设置。

6、F 科学技术研究类（代字：F）科研档案二级类目按课题设置7、G 基本建设类（代字：G）基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置8、H 设备仪器类（代字：H）设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置9、I 会计档案类（代字：I）（1）报表（2）帐簿（3）凭证－7－（4）其他10、J 干部职工档案类（代字：J）（1）干部档案（2）工人档案（3）离退休职工档案（4）死亡职工档案11、K 特殊载体档案（声像档案） （代字：K）（1）照片（2）底片（3）录音（4）录像（5）机读材料12、L 实物档案（代字：L）三、中共委档案类别设置1、A 文书档案（1）综合类（2）会议类（3）组织纪检类（4）政法工作类（5）宣教文卫类（6）群团工作类（7）人大政协统战类（8）经济工作类2、B 基建档案3、C 设备、仪器档案4、D 会计档案（1）报表（2）帐簿（3）凭证（4）其他5、E 已故人员档案6、F 特殊载体档案（声像档案）－8－（1）照片（2）底片（3）录音（4）录像（5）机读材料7、G 专门档案8、H 实物档案四、人民政府档案类别设置1、A 文书档案（1）综合类（2）会议类（3）党群工作类（4）市府工作类（5）工业交通类（6）财贸类（7）农林水类（8）宣教文卫类（9）政法工作类（10）计划类（11）建设类（12）外经贸类2、B 基建档案3、C 设备、仪器档案4、D 会计档案（1）报表（2）帐簿（3）凭证（4）其他5、E 已故人员档案6、F 特殊载体档案（声像档案）（1）照片－9－（2）底片（3）录音（4）录像（5）机读材料7、G 专门档案8、H 实物档案第四章、文书立卷的原则和要求一、文书立卷的原则文书立卷应遵循文件自然形成的规律，保持文件的历史联系，维护文件的历史面貌的原则。

一）以反映本机关工作的文件为主立卷（二）根据文件自身的特征立卷（六特征）1、按作者特征立卷（1）作者，即制发文件的机关、部门或个人2）按作者特征立卷，就是将同一作者的一些文件集中立成一个案卷如：把中共中央的文件立成一卷，把国务院的文件立成一卷，把广东省委的文件立成一卷，把广东省政府的文件立成一卷等3）一些机关在立卷时，往往把各级领导机关普发性的文件，按照作者特征分别立卷本机关制发的重要文件，如决定、决议、命令、指示、通知、通报等，往往按作者特征立卷向上级报送的报告、总结、计划、规章制度等，也往往按照作者特征立卷至于下级或其他机关的来文，因作者较多，同一机关的文件较少，一般不按作者特征立卷4）按照作者特征立卷，便于反映同一作者的活动，便于使用者了解文件的来源、行文关系和重要程度，也便于使用者查找－10－2、按内容特征立卷（1）内容，即文件所反映的主要问题（2）按内容特征立卷，就是把反映同一问题的文件集中组成一个案卷这里所说的问题，可以是较为重大的、概括的问题，如：经济工作问题、教育工作问题、体制改革问题等；也可以是十分具体的问题，如：人员编制问题、财务拨款问题、教学计划问题等3）按照文件内容特征立卷，可以是同一作者形成的关于同一问题的文件，也可以是不同作者形成的对同一问题的文件。

所以，它与按作者特征立卷是不同的：按作者特征立卷，作者一定相同；按问题或内容特征立卷，作者不一定相同4）按内容特征立卷为一种常用的、主要的立卷原则按文件内容特征立卷使用得比较广泛凡开展一项中心或专项工作所形成的文件，如：整党工作、职称评定工作、调资工作、体制改革工作、社会治安综合治理工作、重大节日纪念活动、各种培训工作等，往往把围绕该项工作内容所形成的有关文件，诸如计划、总结、请示、报告、讲话、典型经验等组合在一个案卷5）按文件内容特征立卷，能够反映事物之间的内在的、本质的、必然的联系，能够反映机关工作的全过程和总体面貌，也便于查找和利用文件3、按文种特征立卷（1）文种,即文件的种类、文件的名称2）按文种特征立卷，就是将同一文种的文件组成一个案卷如：将一个机关一年内不同时期的各种计划组成一。