企业对文秘人员素质的要求 2.docx

本文格式为Word版，下载可任意编辑企业对文秘人员素质的要求 2 企业文秘人员的职业素养与提升 企业文秘人员作为管理工作的重要组成部份，在辅助企业领导做好进展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥着积极作用在市场经济新形势下，我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的繁杂性、多变性、竞争性，这就对企业领导的助手、参谋一一企业秘书提出了更高要求这一讲，重点从现代企业文秘人员的根本职业素养及素质提升几个方面探讨 一、关于文秘工作 在大量人眼里，文秘人员就是打字员和办事员，或者再概括点就是管理文件、起草文稿、对外联络、安置活动、把关堵漏、处理日常事务等等但时代进展到今天，文秘人员秘书早已被潜在地划分到行政管理的范围之内，成为白领阶层 1、秘书工作的含义 ●秘书工作是一种社会职业 ●秘书工作是一种普遍性职业 ●秘书工作是一种以处理信息为主要工作内容的脑力型职业 ●秘书工作是一种以领导工作为主要服务对象，以发挥参谋助手作用为主要服务形式的服务性职业 2、秘书职业的演化 秘书是一个古老的职业，随着文书的展现而产生最早可以追溯到黄帝、尧舜时代。

黄帝时设有史官，伴随黄帝左右，特意记录言行，以备忘、信守，仓颉、沮诵、孔甲等史官即是最早的文秘人员尧时 树“华表木”让百姓止书观法，指出过失，记录之人即是文秘人员；舜时设九官以治天下，其中有“纳言”一职，命一个叫龙的人承担，不管白天晚上，随时宣布舜发布的指令，并忠实汇报民情，这也是典型的文秘人员 国家建立后，统治者设置各种官职，赋予确定职权，其中就有秘书官职，如夏朝的太史令、国外的书吏、书记等后来随着分工越来越细，秘书工作也进一步细化，因而产生了秘书机构最早的秘书机构是商末周初的太史寮，它以太史为长官，下隶小史、内史、外史、御史等秘书，统称“五史”古代的文秘机构主要是官府，上至丞相府、御史府、尚书房、军机处，下至各级衙门，史官、师爷即是文秘人员 古代对秘书人员的选拔特别重视，秦朝时，史官的后代都被选送到特意学校学习读写，培养他们拟写、处理公文的才能汉朝时，对文秘人员开头考试录用；到隋唐，科举开办，文秘人员的进入渠道更加广阔唐朝对文秘人员的要求很高的，要经过书法、文理、判事才能、口才和相貌考试考核，要求入选者文化水平很高、工于书法、擅长写作、娴于辞令、能正确判断公文，而且外表丰伟。

到清代，军机处选用军机章京也有四个条件：第一，品德良好，相貌端正；其次年富力强；第三，字迹端正；第四，办事灵巧，似文急速，为人精心这样挑拣出36人的军机章京，处理浩瀚的王朝事务，其素质之高、效率之高，实为历代秘书官员之最 随着工业革命的兴起，秘书工作逐步演化成一种社会职业，而且是渗透到社会各个行业的最广泛的职业 从世界各国处境看，秘书群体大致可分为三大群体：政府机关秘书；企业秘书；私人秘书 近几十年来，秘书的角色变化很快，不再是打字员或是办事员秘书的工作职能将涉及打字、速记、阅读写作、办公室工作程序、工程管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理等方面 企业上还根据文秘人员职责细分为行政文秘、人事文秘、接待文秘、外交文秘、高级文秘等，文秘人员理应是“白领阶层”我们今天要讲的文秘人员是办公室综合文秘工作人员，这一概念先搞领会 3、办公室文秘工作职责 也就是说，文秘人员干什么 1）在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作 2）负责各种文件的起草、装订及传递工作；实时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

3）做好各种会议的记录及会务工作 4）办理本单位人员的雇用录用、培训教导、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的概括事宜 5）做好单位印章管理，按规定开具介绍信 6）做好来访接待工作 7）做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作 8）负责本单位办公用品的购买和供给工作 9）完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理 二、文秘人员的职业特征 1、社会特征也就是秘书在社会中扮演什么角色 秘书是为领导供给服务的职业，因此，在社会生活中扮演的始终是配角同时，又影响领导决策，有一个潜在的主角，具有双重性 首先，秘书角色的配角实质抉择了秘书在社会生活中具有遵从的特征 其次，秘书角色的主角潜在抉择了秘书在社会生活中具有影响的特征 每个秘书都要有正确的、领会的角色意识，使自己的角色行为符合角色模范 2、心理特征一个有良好思想政治素质和业务才能的秘书，假设没有良好的心理品质渗透，同样不会成为领导合意的秘书作为秘书，天性心理特征应具备：1）忠诚；2）精心；3）灵敏；意志特征：1）自觉性；2）坚韧性；3）自制力 3、熟悉特征：良好的查看力；良好的记忆力；良好思维才能（发散性；灵巧性；规律性）； 4、人际关系特征：强制性特征；首属性特征； 秘书应积极寻求强化首属性特征和弱化强制性特征：首先，要有与领导实施思想沟通的良好意愿和意识，做到“四适”：一是适时；二是适地；三是适人；四是适言。

其次，要有与领导联络个人感情的积极意愿 三、秘书的知能布局 1、秘书的人才观：秘书需要具有确定的才识学问的人才能胜任，因此秘书是人才，是通才与专才的有机统一，处在任何岗位上的秘书都理应具有一种通专兼备的学识布局和才能 第一个层面：本层次、本岗位所具备 学识和才能，而且要达成 确定的精通程度不管办公、信访、住四处理或接待、会议组织等方面都理应是一流水平这是专才的表达 其次个层面：与此相关的某些学识和才能 第三个层面：属于本人天赋、才能及原有的学识根基和积累所形成的知能走向也就是秘书个人的特长和爱好的发挥 秘书成才的特殊规律：要学会关于积累学识渗透、滚雪球式的自我积累方式，形成自己独特的学识领域，不断增长自己的才干，达成学海对岸一个秘书，只有把学识转化为才能的时候，才是一个卓越的秘书，否那么即使满腹经纶，也成不了一个称职的秘书 综合而言，一个秘书的知能布局可以概括为：一知、二能、三养、四关、五技一知，就是广博的学识，其中包括根基学识、专业学识和辅佐学识二能，指秘书理应具备的才能其中包括应用写作才能、听知才能和口语表达才能；三养，指秘书的修养，包括政治理论修养、党性修养、作风修养’四关，指秘书具有正确处理人际关系的才干。

五技指秘书具有掌管现代化办公设备的先进技术 2、实现智能模范的途径：文化程度的提升；科学管理的理论和方法；相应的职业特意学识；也可以根据个人的条件，对其中一两个方面作深入的钻研，努力成为这方面的高手或专家 四、秘书的工作艺术 1、实务工作的艺术 实务工作的艺术，是秘书处理事务的艺术生动地运用各种工作手段、工作技巧和工作方法，实现最优的组织目标譬如，有的秘书工作起来有条不紊，处事有条有理，该办的办了，该抓的实时抓了，各负其责，各就各位，忙而不乱，整个机构富有活力活力，而有的秘 书虽然工作并不繁忙，但还是丢三拉四，办事缓慢，拖拖拉拉，忙闲不均，整个机构不能协调运转，究其理由，其中之一就是实务工作台的艺术有上下之分 实务工作的原那么：客观性原那么；自知性原那么；创造性原那么；生动性原那么 实务工作的艺术：第一，通观全局，统一筹划其次，抓主要冲突，明确工作重点；第三，合理安置工作程序；第四，有机协调，综合理事 2、统筹时间的艺术 时间就是效率，有统筹时间的才能才能提高工作效率 如何统筹时间？第一，对自己的时间安置要有一个筹划，做到长筹划短安置其次，把要做的工作按轻重缓急依次分类排队；第三，根据工作任务的性质使用时间；第四，找领导谈话、请示汇报工作台要建立事先商定时间的制度；第五，文章、讲话要力求简炼，少说空话套话；第六，珍惜人生有限时间，充分利用空余时间多读一些好书。

3、运用语言的艺术 语言能反映一个人的思维才能、社交才能以及性格、风度；可以说，口和笔都很笨拙的人，是不宜承担秘书职务的作为秘书，语言的有效性一般包括三种成分：一是语言的份量；二是语言的规律性；三是语言的幽默感在一般处境下，秘书的话都被看作是对政策的权威解释，而所用语言的份量刚关系到他人对政策、指令的理解对于承担秘书职务的人来说，要更加重视这个问题 为了使语言高度有效，秘书还应学会合理地掌管讲话的时机，知道在什么处境下，怎样讲才能产生最好的效果话讲多了就一般化了， 空洞无力的话讲得越多就越没用，勤于讲话，并不等于擅长讲话擅长讲话的人吝惜自己的语言，不到火候不发表评论 要使自己的语言高度有效，还须让语言带上较强的规律性，形成内在的力度 秘书作为政策的执行者，还具备发言人的资格，对职责范围内的问题要举行说辩还要具备说辩的艺术 秘书工作必然涉及交谈的艺术：查看；协调；追究；分析；终止 4、接洽参政的艺术 一是正确领会领导意图；二是擅长斟酌，培养预见才能；三是立足平日，专心做好积累资料工作； 5、信息处理的艺术 1）接收信息；2）记录信息；3）整理信息；4）发出信息 五、秘书的事务管理工作系统 1、秘书与通讯工作 1）接打；2）电传； 2、会务工作 ◎秘书在会务中的任务 ◎会务对秘书的要求 3、机关事务管理 1）环境管理；2）生活管理；3）财务管理 4、秘书与旅行出差 1）拟定筹划；2）打定资料与物品；3）购票与食宿 5、秘书与社会交往 1）名片管理；2）邀请与回复；3）消遣；4）庆祝 6）秘书与现代办公 根本技术：数据处理、文字处理、声音处理、图像处理、建立网络、制作课件 文秘人员的素质和修养问题： 一是要具备较高的政治素质 二是要具备较高的政策理论水平 三是要具备较强的综合工作才能 四是要具备求真务实的思想品格 五是要有高度的法纪观念 文秘人员的工作作风和效率问题 （一）工作作风 快速（说干就干，一鼓作气） 切实 细致 严谨（对一件事情了解：时间、地点、人物、事情（要求）、 理由、结果） 求实（切合实际） 勤奋（肯用功） （二）工作效率 工作方法和艺术问题 1、提高两级想问题，靠前一级抓落实 2、想好了再说，干完了再歇 3、汇报工作要勤快，请示工作要有建议 4、大事多请示，小事自处理（不犯上） 5、领导关注的事要实时让领导知道进展处境 6、领导交办的事要件件有着落、事事有回音 7、大事不过夜，急事不耽延，要事不遗漏 8、会内事不要会外讲，酝酿事不要提前讲，上面的事不要 下去讲，未公开的事不要四处讲 9、领导气话不要原本传达，两次请示要说明处境 10、提建议要争取让领导采用（穷尽外援，让领导做选择题，三条以上） 11、要随时为领导减轻压力，不要出难题（急领导所急想领导所想） 12、要有创新意识（不能按步就班，创新是进展的前提） 辅助领导抓工作落实问题 第一、要不断强化抓落实的意识； 其次、要树立抓落实的权威； 第三、要建立健全必要的制度； 第四、要养成良好的抓落实习。