【经管类】文件的形式.ppt

第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 一、文件用纸要求¨ ㈠ 幅面尺寸¨ 公文用纸采用国际标准A4型 纸，其成品幅面尺寸为： 210mm×297mm第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 一、文件用纸要求 ¨ ㈡ 页边与版心尺寸 ¨ 1．页边尺寸 ¨ 公文用纸天头（上白边）为： 37mm±1mm ；地脚（下白边）为： 35 mm±1mm；订口（左白边）为： 28 mm±1mm；翻口（右白边）为： 26 mm±1mm第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 一、文件用纸要求 ¨ ㈡ 页边与版心尺寸 ¨ 2．版心尺寸 ¨ 国际标准A4型纸版心尺寸为 225mm×156mm（长×宽） ¨ 文件正文用3号仿宋体字，文中如 有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 一般每面排22行，每行排28个字 版心尺寸第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 一、文件用纸要求 ¨ ㈢ 公文用纸主要技术指标 ¨ 公文用纸一般使用纸张定量 为60g/m2～80 g/m2的胶版印刷纸 或复印纸纸张白度为85%～90% ，横向耐折度≥15次，不透明度 ≥85%，PH值为7.5～9.5。

第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 《国家行政机关公文格式》 将组成公文的各要素划分为眉首 、主体、版记三部分第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 1.眉首¨ ⑴ 公文份数序号¨ 文件如需标识公文份数序号 ，用阿拉伯数码顶格标识于文件 首页版心左上角第一行第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 1.眉首 ¨ ⑵ 秘密等级和保密期限 ¨ 文件如需标识秘密等级，用3号黑 体字顶格标识于文件首页版心右上角 第一行，两字之间空1字；如需同时标 识秘密等级和保密期限，用3黑体字， 顶格标识在版心右上角第一行，秘密 等级和保密期限之间用“★”隔开第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 1.眉首¨ ⑶ 紧急程度¨ 文件如需标识紧急程度，用3号黑体字 ，顶格标识在版心右上角第一行，两字之 间空一字如需同时标识秘密等级与紧急 程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 二行。

第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 1.眉首 ¨ ⑷ 发文机关标识 ¨ 发文机关标识由发文机关全称 或规范化简称与文件二字组成 ¨ 下行文发文机关标识上边缘至 版心上边缘为25mm上行文发文机 关标识上边缘至版心上边缘为80mm 第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 1.眉首¨ ⑸ 发文字号¨ 发文字号由发文机关代字、年份和序 号组成若是下行文，发文字号居中标识 于发文机关标识下空两行的位置若是上 行文，发文字号位于发文机关标识下空两 行，居左空1字的位置函件的发文字号置 于武文线下一行版心右边缘顶格标识第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 1.眉首¨ ⑹ 签发人¨ 签发人平行排列于发文字号右侧， 居右空1字签发人用3号仿宋体字，签 发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字 标识签发人姓名如有多个签发人，应 使发文字号与最后一个签发人姓名处在 同一行第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 1.眉首 ¨ ⑺ 界栏线 ¨ 在发文字号下面4mm的位置 印一条与版心等宽（即156mm宽 ）的红色反线作为该区域与下一 区域的界线。

下行文首页 上行文首页 第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 2.主体¨ ⑴ 公文标题¨ 完整的文件标题是由发文机 关名称（作者）、公文主题（事 由）、文种三部分组成第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 2.主体 ¨ ⑴ 公文标题 ¨ 文件标题位于文件首页，界栏 线之下空2行，用2号小标宋体字标 识；“白头文件”标识于文件最上 端根据字数多少，可将标题分一 行或多行居中排列第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 2.主体 ¨ ⑵ 主送机关 ¨ 主送机关的名称一般用3号仿宋体 字标识于文件标题左下方空1行，顶格 书写，名称后加全角冒号若有多个 主送机关，各主送机关之间用逗号或 顿号标明，最后用全角冒号如：第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 2.主体 ¨ ⑵ 主送机关 ¨ 黑龙江省档案局关于印发 ¨ 《黑龙江省机关档案室业务建设 ¨ 操作规范》的通知 ¨ ¨各市、地、县档案局，省（中）直各单 位，在哈大专院校：第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 2.主体¨ ⑶ 公文正文¨ 正文位于文件标题或主送机关 下1行，每自然段首行左空两个字， 回行时顶格书写。

数字、年份不能 回行第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 2.主体¨ ⑷ 附件说明¨ 公文如有附件，在正文下空1行 左空2字用3号仿宋体字标识“附件 ”，后标全角冒号和名称第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 2.主体 ¨ ⑸ 成文日期 ¨ 确定成文日期的原则是：一般情况 下，成文日期以领导人签发日期为准； 经会议讨论通过的文件，以通过日期为 准；法规性文件以批准日期为准；联合 发文，以最后签发机关的领导人签发日 期为准；电报，以发出日期为准第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 2.主体¨ ⑹ 公文生效标识¨ ① 单一发文印章¨ 单一机关制发的公文在落款处不署发 文机关名称，只标识成文日期成文日期 右空4字；加盖印章应上距正文1行之内， 端正、居中，下压成文日期，印章用红色 单一发文印章第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 2.主体¨ ⑹ 公文生效标识¨ ② 联合行文印章¨ 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日 期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个 印章均压成文日期，印章用红色。

盖印时，只能 采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐 另外，两个印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm联合行文印章第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 2.主体¨ ⑹ 公文生效标识¨ ② 联合行文印章¨ 当联合行文需加盖3个以上印章时，为 防止出现空白印章，应将各发文机关名称按 加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加 盖或套印在其上发文机关名称可以使用简 称第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 2.主体 ¨ ⑹ 公文生效标识 ¨ ② 联合行文印章 ¨ 印章排列时要求主办机关印章在前，每 排最多排3个印章，两端不得超出版心；最 后一排如余1个或2个印章，均居中排布，各 印章之间不能相交或相切在最后一排印章 之下右空2字标识成文日期联合行文印章第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 2.主体¨ ⑹ 公文生效标识¨ ③ 特殊情况说明第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 2.主体¨ ⑺ 附注¨ 文件如有附注，用3号仿宋体字 ，居左空2字加圆括号标识在成文日 期下1行。

第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 3.版记¨ ⑴ 主题词¨ “主题词”三个字用3号黑体字 居左顶格标识，后标全角冒号；词 目用3号小标宋体字标识在冒号之后 ；词目之间空1字，不加标点符号第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 3.版记¨ ⑵ 抄送机关¨ 文件如有抄送机关，在主题词 下1行，左右各空1字，用3号仿宋体 字标识第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 3.版记 ¨ ⑶ 印发机关和印发日期 ¨ 印发机关和印发日期位于文件 末页最下端，抄送机关或主题词之 下，占1行位置，用3号仿宋体字标 识印发机关左空1字，印发日期右 空1字 第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 4.页码第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 5.信函式格式¨ 发文机关上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文 机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条 武文线（上粗下细），距下页边20mm处 为一条文武线（上细下粗），两条线长 均为170mm。

每行居中排28个字首页不 显示页码第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格¨ 5.信函式格式¨ 发文机关名称及双线均印红色发 文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格 标识发文字号下空1行标识公文标题 如需标识秘密等级或紧急程度，可置于 武文线下1行版心左边缘顶格标识两线 之间其他要素的标识方法与文件格式同 信函式格式信函式格式第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 6.命令格式 ¨ 命令标识有发文机关名称加“ 命令”或“令”组成，用红色小标 宋体字，字号由发文机关酌定命 令标识上边缘距版心上边缘20mm， 下边缘空2行居中标识令号；令号下 空2行标识正文；第四章 文件的形式 ¨第一节 文件的格式 ¨ 二、文件中各要素标识规格 ¨ 6.命令格式 ¨ 正文下空1行右空4字标识签发 人签名章，签名章左空2字标识签发 人职务；联合发布的命令或令的签 发人职务应标识全称在签发人签 名章下空1行右空2字标识成文日期 其他要素的标识方法与文件格式 同命令格式命令格式第四章 文件的形式 ¨第二节 文件的稿本 ¨ 一、草稿 ¨ 草稿，是文件撰写过程中形成 的原始文稿，它的内容和文字表述 尚未成熟，只供讨论、修改、审批 之用。

草稿一般不必归档保存，特 别重要的文件的草稿，反映了文件 形成的过程，具有一定查考价值， 可归档保存第四章 文件的形式 ¨第二节 文件的稿本 ¨ 二、定稿 ¨ 定稿，是经修改审阅后由负 责人签发或有关会议正式讨论通 过的最后完成稿定稿是文件的 标准文稿，是作为缮印发出的正 式文件的依据凡需归档保存的 文件，其定稿也同时归档第四章 文件的形式 ¨第二节 文件的稿本 ¨ 三、正本¨ 正本，是根据定稿缮印的供 向外发出使用，具有一定格式的 正式文本正本由收文机关根据 文件的查考、保存价值，决定是 否需要归档保存第四章 文件的形式 ¨第二节 文件的稿本 ¨ 四、副本¨ 副本，是正本的副份。