常用公文写作规范会议纪要与对外公函.ppt

常用公文写作标准常用公文写作标准〔三〕会议纪要与对外公函〔三〕会议纪要与对外公函目目 录录一、一、“ “会议纪要〞公文的分步详解与写作要点会议纪要〞公文的分步详解与写作要点二、二、 “ “会议纪要〞公文格式学习会议纪要〞公文格式学习三、三、 “ “函〞公文的分步详解与写作要点函〞公文的分步详解与写作要点四、四、 “ “函〞公文格式学习函〞公文格式学习五五、、 常见问题的友情提示常见问题的友情提示Your Topic Goes HereYour business subtopic goes hereYour business subtopic goes here一、 “会议纪要〞公文的分步详解与写作要点 按内容和功用不同，会议纪要分为指示性会议纪要、通报性按内容和功用不同，会议纪要分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要按会议性质的不同，划分为日常工会议纪要、消息性会议纪要按会议性质的不同，划分为日常工作会议纪要、大型专题工作会议纪要作会议纪要、大型专题工作会议纪要 1、【标题】、【标题】 有以下三种形式有以下三种形式: 1〕单标题：由〕单标题：由“会议名称＋文种〞构成。

如会议名称＋文种〞构成如?关于改革关于改革×××管理管理体制的会议纪要体制的会议纪要?2〕三要素构成的标题：发文机关、会议名称和文种构成，如〕三要素构成的标题：发文机关、会议名称和文种构成，如?集集团公司年度总结报告会会议纪要团公司年度总结报告会会议纪要?3〕双标题：由〕双标题：由“正标题＋副标题〞构成正标题揭示会议主旨，副正标题＋副标题〞构成正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种标题标示会议名称和文种 2、【正文】、【正文】 会会议纪议纪要正文的要正文的结结构由前言、主体和构由前言、主体和结结尾三局部尾三局部组组成 1〕 〕前言概括会前言概括会议议的名称、的名称、时间时间、地点、主持人、主要、地点、主持人、主要议议程、参程、参加人加人员员、会、会议议形式以及会形式以及会议议主要的成果，然后用主要的成果，然后用“现现将将这这次会次会议议研研究的几个究的几个问题纪问题纪要如下：〞或要如下：〞或“现现将会将会议议主要精神主要精神纪纪要如下：〞等要如下：〞等语语句句转转入下文文字必入下文文字必须须十分十分简练简练 具体写法常具体写法常见见的有两种：的有两种： 第一种：平列式将会第一种：平列式。

将会议议的的时间时间、地点，参加人、地点，参加人员员和主持人、会和主持人、会议议议议程等根本情况采用分条列出的写法程等根本情况采用分条列出的写法这这种写法多种写法多见见于于办办公会公会议纪议纪要 第二种：第二种：鱼贯鱼贯式将会议议的根本情况作的根本情况作为为一段概述，使人看后一段概述，使人看后对对会会议议有个有个轮轮廓了解 一、 “会议纪要〞公文的分步详解与写作要点Transitional Page一、 “会议纪要〞公文的分步详解与写作要点 2〕主体是会议纪要的核心内容，记载会议情况和会议结果是会议纪要的核心内容，记载会议情况和会议结果写作时要注意围绕中心议题，把会议形成的决定、决议，准确表达写作时要注意围绕中心议题，把会议形成的决定、决议，准确表达清楚对于有争议的问题必须如实反映在具体写法上，不同类型清楚对于有争议的问题必须如实反映在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也不同决议型纪要，主要根据中心议题，着重的会议纪要，写法也不同决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容表述清楚综合性纪要，那么侧把会议形成的决定、决议的具体内容表述清楚综合性纪要，那么侧重于全面介绍会议的根本情况。

常见的写法有三种：重于全面介绍会议的根本情况常见的写法有三种： 第一种：条文式写法即把会议议定的事项分点写明办公会议第一种：条文式写法即把会议议定的事项分点写明办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法纪要、工作会议纪要多用这种写法 第二种：综述式写法即将会议所讨论、研究的问题综合成假设干第二种：综述式写法即将会议所讨论、研究的问题综合成假设干局部，每个局部谈一个方面的内容较复杂的工作会议或经验交流局部，每个局部谈一个方面的内容较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法会议纪要多用这种写法  第三种：摘记式写法即把与会人员的发言要点记录下来一般在记录发言人首次第三种：摘记式写法即把与会人员的发言要点记录下来一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务为了便于把握发言内容，有发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字一些重要时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字一些重要的座谈会纪要，常用这种写法的座谈会纪要，常用这种写法。

3〕结尾属于选择性工程一般是向受文单位提出希望和要求有的那么没有这〕结尾属于选择性工程一般是向受文单位提出希望和要求有的那么没有这局部，主体内容写完，全文即告结束局部，主体内容写完，全文即告结束〔〔3〕〕 【落款署名】【落款署名】 只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关部门单位名称一只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关部门单位名称一般会议纪要那么不需要署名，不加盖公章至于成文时间，如果在般会议纪要那么不需要署名，不加盖公章至于成文时间，如果在首部已注明，就不必再写首部已注明，就不必再写 一、 “会议纪要〞公文的分步详解与写作要点二、二、 “会议纪要〞公文格式学习会议纪要〞公文格式学习 集团公司体系集团公司体系×××工作会议纪要工作会议纪要 会议主题：会议地点：会议时间：参会人员：缺席人员：会议记录：会议主题：会议地点：会议时间：参会人员：缺席人员：会议记录： 会议主要内容会议主要内容副总裁听取了各部门工作汇报与工作方案〔具体内容详见附件〕副总裁听取了各部门工作汇报与工作方案〔具体内容详见附件〕副总裁对各部门的工作安排意见：副总裁对各部门的工作安排意见：1、、2、、3、、副总裁最后向大家提出几点工作建议：副总裁最后向大家提出几点工作建议：__________________________________________ 抄报：抄送：抄报：抄送：___________________________________________ 泰德集团泰德集团××部门部门 二二○○○○九年四月十日印发九年四月十日印发三、三、 “函〞公文的分步详解与写作要点函〞公文的分步详解与写作要点 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准事项。

按发文目的可以分为发函和复或向有关主管部门请求批准事项按发文目的可以分为发函和复函两种发函即主动提出公事事项所发出的函；复函那么是为回函两种发函即主动提出公事事项所发出的函；复函那么是为回复对方所发出的函按内容的不同，划分为知照函、催办函、邀复对方所发出的函按内容的不同，划分为知照函、催办函、邀请函等 1、【标题】、【标题】 公函的标题一般有两种形式一种是由发文单位名称、事由和公函的标题一般有两种形式一种是由发文单位名称、事由和文种构成，如：文种构成，如：?泰德集团关于泰德集团关于××× 的函的函?另一种是由事由和另一种是由事由和文种构成，如：文种构成，如：?关于关于××× 的函的函? 2、【主送机关】、【主送机关】 即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者标准化简称，其后用冒号者标准化简称，其后用冒号 3、【正文】、【正文】 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等局部组成其结构一般由开头、主体、结尾、结语等局部组成 1〕开头主要说明发函缘由要求概括发函目的、根据、原因等，〕开头。

主要说明发函缘由要求概括发函目的、根据、原因等，然后用然后用“现将有关问题说明如下：〞或现将有关问题说明如下：〞或“现将有关事项函复如下：〞等现将有关事项函复如下：〞等过渡语转入下文复函的缘由局部，一般首先引叙来文的标题、发过渡语转入下文复函的缘由局部，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由 2〕主体主要说明致函事项一函一事，行文要直陈其事无论〕主体主要说明致函事项一函一事，行文要直陈其事无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言叙写清楚如果属于复函，还要注意答等，都要用简洁得体的语言叙写清楚如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性复事项的针对性和明确性 三、三、 “函〞公文的分步详解与写作要点函〞公文的分步详解与写作要点三、三、 “函〞公文的分步详解与写作要点函〞公文的分步详解与写作要点 4、、【【结尾落款尾落款】】一般包括署名和成文一般包括署名和成文时间两两项内容署名内容署名单位名称，位名称，写明成文写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

年、月、日；并加盖公章 3〕结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望或请对方协助解决〕结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等 4〕结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用〕结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语如不同的结束语如“特此函询〔商〕〞、特此函询〔商〕〞、“请即复函〞、请即复函〞、“特此函特此函告〞、告〞、“特此函复〞等有的函也可以不用结束语，如属便函，可特此函复〞等有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用以像普通信件一样，使用“此致〞、此致〞、“敬礼〞 三、三、 “函〞公文的分步详解与写作要点函〞公文的分步详解与写作要点 4、、 3〕〕 关于鄂穗两地携手联合打捞关于鄂穗两地携手联合打捞"中山舰中山舰"的函的函湖北省人民政府：湖北省人民政府：　　　　 现沉于长江金口赤矾山江底的现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰〞，是中国现代革命史上中山舰〞，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声，的共同心声，X X X X X X X X 。

　　尽快打捞　　尽快打捞“中山舰〞，使其重展英姿，这对于充实完善中国现代中山舰〞，使其重展英姿，这对于充实完善中国现代革命史文物，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，具有重要的意革命史文物，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，具有重要的意义和作用义和作用X X X X X X 　　近几年来，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、　　近几年来，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府来电来函，希望广州市政府主海外华侨、华人，纷纷向广州市政府来电来函，希望广州市政府主动与贵省联系，共同尽快组织打捞动与贵省联系，共同尽快组织打捞“中山舰〞，并进行修复和陈列中山舰〞，并进行修复和陈列为此，我们经过认真研究，提出由两地政府本着相互合作、相互支为此，我们经过认真研究，提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞、修复持的态度，协商联合打捞、修复“中山舰〞中山舰〞 ，， X X X X X X 　 专此函达，请答复　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　专此函达，请答复　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 广州市人民政府广州市人民政府(盖章盖章)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 X X年年X月月X日日四、四、 “函〞公文格式学习函〞公文格式学习五、五、 常见问题的友情提示常见问题的友情提示 2、写作函的本卷、写作函的本卷须须知知 ：： 〔 〔1〕 〕 文种的文种的选选用要正确；用要正确； 〔 〔2〕 〕 内容要内容要简洁简洁。

首先要注意行文首先要注意行文简洁简洁明确，用明确，用语语把握分寸无把握分寸无论论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语语气平和有礼，不气平和有礼，不要倚要倚势压势压人或人或强强人所人所难难，也不必逢迎恭，也不必逢迎恭维维、曲意客套至于复函，、曲意客套至于复函，那么要注意行文的那么要注意行文的针对针对性和答复的明确性性和答复的明确性 〔 〔3〕 〕 措辞要得体措辞要得体 1、写作会议纪要的本卷须知、写作会议纪要的本卷须知 ：： 〔〔1〕〕 要作好会议记录；要作好会议记录； 〔〔2〕〕 要突出会议要点；要突出会议要点； 〔〔3〕〕 要善于整理会议意见要善于整理会议意见 Backdrops:- These are full sized backdrops, just scale them up!- Can be Copy-Pasted out of Templates for use anywhere!学无止境，努力共进学无止境，努力共进。