广播电视大学公文处理暂行办法.doc

广播电视大学公文处理暂行办法第—章 总 则第一条 为促进我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合本校实际，特制定本办法第二条 参与公文处理的工作人员，含党委办公室、学校办公室（以下简称办公室）和其他部门有关人员，要牢固树立全心全意为人民服务的思想，发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，认真做好为领导、为基层、为学校服务的各项工作，保持良好的精神面貌，忠于职守，廉洁正派，依法办事第三条 具体承担公文处理的处室在公文处理过程中，要相互协调，密切配合，保证公文运转及时、准确、安全、保密第四条 公文处理坚持自下而上、分级负责、职责明确、集体办文的原则，主要包括办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作第二章 公文种类第五条 我校党委和行政常用的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项二）公告适用于向校内外宣布重要事项或法定事项三）通告适用于公布学校各有关方面应当遵守或周知的事项。

四）通知适用于传达上级机关的指示，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者交流重要情况六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问七）请示适用于向上级机关请求指示、批准八）批复适用于答复下级机关的请示事项九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法十）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项十一）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项十二）决议（仅在党委的文件中使用） 适用于经会议讨论通过的重要决策事项十三）规定（仅在党委的文件中使用） 用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范第三章 公文格式及各要素标识规则第六条 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，一般包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等几个要素；置于红色反线以下（不含）至主题词（不含）之间的各要素统称主体，一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等几个要素；置于主题词以下的各要素统称版记，一般包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印制份数等几个要素。

一）公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号绝密”、“机密”、“秘密”公文应当标明份数序号，用3号黑体阿拉伯数码顶格标识在公文首页版心左上角第1行二）秘密等级和保密期限涉及党和国家秘密的公文应当标明密级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开三）紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，以明确公文送达和办理的时间要求如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行四）发文机关标识发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文只标识发文机关全称或规范化简称我校的发文机关标识主要有五种（详见附件4公文格式样本）其使用范围如下：1．《广东广播电视大学文件》 用于以学校名义发出的文件（发文编号：粤电大[XXXX]XX号，或粤电大XX[XXXX]XX号）。

2．《广东广播电视大学》 信函式格式，用于以学校或各部门名义发出的一般性函件（发文编号：粤电大XX[XXXX]XX号，或粤电大XX函[XXXX]XX号）3．《中共广东广播电视大学委员会文件》 用于党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，通知重要事项、任免干部，向上级机关报告、请示工作，转发上级机关的文件，批复、批转下级机关的重要报告、请示（发文编号：粤电大党[XXXX]XX 号）4、《中共广东广播电视大学纪委文件》 用于以学校纪委名义发出的各类文件（发文编号：粤电大纪[XXXX]XX 号）5．《广东广播电视大学办公会议纪要》 会议纪要格式，用于学校党委或校领导办公会会议情况和议定事项的记载、传达，不编发文字号五）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成用3号仿宋体字标于发文机关标识和与版心等宽的红色反线之间，居中排布；信函式格式和会议纪要格式，于武文线（上粗下细）下居右空1字排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[］”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字六）签发人上行文应当注明签发人，平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

七）标题公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，单一机关制文时可省略发文机关名称于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号八） 主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号九）正文正文是公文的主体，于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格数字、年份不能回行十）附件说明公文如有附件，应当注明附件顺序和名称在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号（如“附件：1.×××××”） （十一）发文机关署名、成文日期及印章发文机关署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方、成文日期上方，和成文日期对中排列以学校党委、行政或纪委单一机关名义制发的公文在落款处可以不署发文机关名称，而只标识成文时间，加盖党委、学校或纪委印章即可以各部门名义（盖各部门章）的发文需署名成文日期以负责人签发或会议通过的日期为准。

成文时间右空4字，于正文或发文机关署名右下方用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”公文除“会议纪要”形式发出的以外，应当加盖印章加盖印章应上距正文1行之内，印章用红色当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上特殊情况下，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决十二）附注公文如有附注（需要说明的其他事项，如印发传达范围），应当用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行十三）附件附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号仿宋体字顶格标识“附件”，有序号时需标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（不编页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前十四）主题词公文应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级机关的要求和《公文主题词表》标注主题词。

主题词”于抄送机关或印发机关、印发日期的上方用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字 （十五）抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的上级、下级和不相隶属机关，应当使用全称或者规范化简称、统称公文如有抄送，在主题词下一行左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号十六）印发机关、印发日期和印制份数印发机关名称、印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关的在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字印发机关名称左空1字，印发日期右空1字印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识 印制份数位于印发机关和印发日期的下一行，用3号仿宋体字，右空1字加圆括号标识版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心第七条 公文用纸采用国际标准 A4型（210mm×297mm），版心尺寸为156mm×225mm文字从左至右横写、横排正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线单页码居右空1字，双页码居左空1字空白页以后的页不标识页码。

公文中图文的颜色，未作特殊说明的均为黑色印刷上要求双面印刷，页码套正装订上要求左侧用两个钉装订，不掉页第四章 行文规则第八条 行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精按规定须经党委会议、校长办公会议研究决定的事项，应在会议作出决定后方可行文第九条 学校各部门可以函的形式（粤电大XX函[XXXX]XX号）向市县电大的相应部门行文除学校办公室外，其他部门原则上不得向市县电大直接正式行文党委职能部门、纪委办公室只可向学校各党支部行文不相隶属机关之间（包括向无隶属关系的有关主管部门请求批准）一般用函行文第十条 向各市、县电大的重要行文，根据需要可同时抄送省教育厅或其有关职能部门向无隶属关系的有关主管部门请求批准的重要发文，要抄送省教育厅或其职能部门第十一条 向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文（如“报告”）中夹带请示事项；一般只写一个主送机关或部门，需要同时送其他机关或部门阅知的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关第十二条 除上级机关负责人直接交办的事项等特殊情况外，不以学校名义直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”第五章 发文办理第十三条 发文办理包括草拟、审核、签发、复核、编号、缮印、用印、分发等程序。

第十四条 草拟公文应当做到：（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规、上级机关的指示及其他有关规定，完整、准确地体现发文单位的意图二）情况确实，内容充实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定格式使用正确四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度五）人名、地名、时间、数字、引文准确公文中汉字引用公文应当先引标题，后引发文字号，如省人民政府办公厅《转发省高教厅关于进一步改革和发展我省广播电视大学教育的意见的通知》（粤府办[1999]21号）日期应当写明具体的年、月、日，一般不用“今年”、“明年”等词来表述六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（l）”七）必须使用国家法定计量单位八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名九）公文中的数字，。