实用公文排版说明(个人整理).doc

1 -（（1 1）设定版心）设定版心 要求公文用纸采用 A4 型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm，公文用纸天头 （上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺 寸为：156mm×225mm（不含页码） 设定：选定“纸型”标签，“纸型”选 A4，“方向”选“纵向”然后选定 “页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：“上” 设定数值 为 3.7 厘米，“下” 设定数值为 3.5 厘米，“左” 设定数值为 2.8 厘米， “右” 设定数值为 2.6 厘米，“装订线” 设定数值为 0 厘米按此数值设定 即可实现版心尺寸 156mm×225mm（不含页码）2 2）设定页脚）设定页脚 公文排版页码“用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一 行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字 设定：打开“页面设置”对话框，选定“版式”标签，“距边距﹨页脚”设定 数值为 3 厘米，可实现一字线距版心下边缘 7mm 选定“版式”标签， “页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分 置左右。

节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端” （（3 3）设定每页行数与每页字数）设定每页行数与每页字数 公文排版每页排 22 行，每行排 28 个字 设定：打开“页面设置”对话框，选定“文档网格”标签，选择“指定行网格 和字符网格”，不选择“不改变字符跨度”，“每行 个字符”设为 28，“每页行”设为 22，“档数”用默认值 1，“文字排列”选“横排”， “应用于”选“整篇文档” 以上设置全部完成后，点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽（见右图）， 出现选择性提示：“是否更改页面的默认设置？此更改将影响所有基于 NORMAL 模板的新文档”（见下图），点击“是（Y）”，保存所有更改设置，则以后建 立新文档时，上述设置将以默认值出现， 每次建立新文档时将不必再重新设置4)4)．字体设置．字体设置 “正文用 3 号仿宋字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字” 设定：选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框选定“字 体”标签，“中文字体”选“仿宋＿GB3212”，“字形”选“常规”，“字号” 选“3 号”，其他设置不变点击对话框左下角“默认”按纽，将上述设置保 存为默认值。

此默认值为文档正文默认值，标题可在文字录入过程中另行设定5)(5)．插入页码．插入页码 公文排版页码“用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下 1 行， 数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm单页码居右空 1 字， 双页码居左空 1 字 2 -设定：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位 置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示 页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”，则在页脚位置出现页码，其中 单页页码居右，双页页码居左 在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号 为“4 号”，在汉字输入状态输入“－1－”，然后选择“格式”菜单中的“段 落”命令，打开“段落”对话闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单 页页码设定框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1 字符”，点 击“确定”，关 在文档第二页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号 为“4 号”，在汉字输入状态输入“－2－”，然后选择“格式”菜单中的“段 落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进左”设为 “1 字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成 双页页码设定。

6)(6)．成文日期的输入．成文日期的输入 国标 GB／T 9704—1999 规定“用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’” 这里所说的‘○’即不是键盘上的数字“0”，也不是英文字母“O”‘○’ 可通过下述方法输入： 方法一：选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对 话框，对话框里有多种时间和日期的表达式，其中便有 GB／T 9704—1999 所规 定的日期表达式，选中后点击“确定”即可 方法二：使用“智能 ABC 输入法”，如输入 “i2001”，按空格键，则输入的 即为“二○○一”若想输入“二○○一年十二月十一日”，可直接输入 “i2001ns2ys1r”，再按空格键即可。