企业电子采购平台解决处理方案报告书.doc

电子采购平台解决方案目 录第一章需求分析41.1.采购管理关键需求41.2.电子采购平台项目建设目标4第二章解决方案62.1电子采购系统整体架构及流程72.2招标采购管理平台8采购需求整理8采购立项〕采购方案〔10采购寻源122.3采购方式介绍13询价管理流程13招标管理流程16典型的谈判采购流程19典型竞价采购流程20其他采购定价流程202.4采购协议、合同管理212.5报表中心222.6评标室252.7供应商管理及供应商协同门户262.8电子采购门户介绍29第三章解决方案及产品的特色303.1.针对性的采购策略303.2.集中采购与分散采购<自采>303.3.采购流程根据不同的因素应需而变313.4灵活配置采购流程313.5产品技术特点及系统集成32产品技术特点32集团OA系统及ERP系统的集成33第四章价值提升344.1.核心价值344.2.电子采购分阶段价值提升344.3.电子采购推动管理升级354.4.电子采购推动采购职能的提升35第一章 需求分析1.1.采购管理关键需求对于工程项目来说,设备、材料的采购费用大约占项目总投资的50%—60%.同时,采购交货的进度又直接影响项目的进度；采购质量的好坏也制约着项目质量的高低,并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转.由此可见,采购管理是工程项目管理中的物质基础,是执行中的一个关键步骤.采购管理的关键需求如下：<1>引入新的电子化的竞争性采购定价技术<竞争博弈模型>,增强采购定价能力,提高采购工作效率；<2>实现便利的新供应商征集和评估,形成新的采购竞争,同时杜绝供应商之间的串标；<3>实现招标采购的部分流程再造和流程自动化,实现招标分权控制和相互制约,实现更加公平公正和充分的竞争,避免招标或其他采购中的内外共谋腐败；<4>实现采购过程电子化和信息化,透明决策过程,实现阳光采购,避免采购的人为暗箱操作,对采购业务实现全程的可控、可监管、可查询、可追溯,降低采购监管成本；<5>加强招标采购需求<立项>评审的规范化和决策过程信息化；<6>实现评标专家的统一集中管理、自动选择、评标,提高效率的同时杜绝假评标；<7>通过采购作业电子化和自动化消息通知提醒系统,提升采购作业效率,降低采购沟通成本和差旅成本,降低采购费用；<8>加强供应商评估和绩效考核,规范供应商管理；建立供应商黑名单,共享供应商绩效和信用信息,实现供应商的不断优选和整合；<9>建立采购价格辅助决策信息系统,引入成本明细系统,实现采购价格纵横比较,辅助采购决策；<10>建立采购信息统计分析和知识积累与共享系统, 为采购策略持续改进提供辅助决策信息；1.2.电子采购平台项目建设目标整体目标：以集中采购业务为核心,以统一的电子采购信息平台为基础,以高效的网络环境、稳定的软硬件设施为支撑,建设设备物资采购管理信息平台,实现采购全程追溯,使采购业务信息高度集成和广泛共享,确保"业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯" ,全面提升公司设备物资采购管理的效率、效益；借助平台固化的流程和权限管理,进一步规范操作行为,增强招标、询价采购的开放度、竞争性和管控力,并有效防范风险. <1>建立统一的电子采购平台,实现集中采购和分散采购的统一管理及集团对分子公司采购业务的有效管控.建立有采购方案制定、采购寻源执行、采购定价等全过程信息化管理平台,提高采购业务作业内部协同效率,促进管理提升. <2>建立规范的业务流程,针对不同的采购产品、不同的采购类型、不同的采购金额、不同的采购组织和企业的不断变化,建立不同的采购流程,如标准的招标采购流程、大型设备采购流程、紧急采购流程、寻比价采购流程、分子公司自主采购流程等. <3>加强标准规范,建设采购业务数据库.逐步建立集中采购目录和分散采购目录；建立集团和各分子公司的专家库、评标规则库、价格信息库、供应商绩效数据库等. <4>建立统一的供应商管理平台,加强供应商准入管理,实现供应商日常表现记录、共享供应商信息,为各分子公司提供供应商绩效评估管理手段,建立供应商生命周期管理. <5>建立供应商自助门户,加强和改进与供应商的关系.简化与供应商之间的流程,提高与供应商的沟通效率,实现投标、线上询价、订单执行跟踪等外部协同平台,实现平台使用同步也给供应商带来使用价值,更有效的合作和更强的供应商整合. <6>建立评标室,专家评委可直接登录评标室,随时随地通过互联网进行评标处理的工作；实现线下评标、线上评标、线上线下结合评标等多种灵活的评标方式；专家通过电子邮件、短信的方式,随时掌握参与的投标项目,从而实现科学高效、公平公正、客观廉洁和降低成本. <7>建立采购合规性审计监督环境,落实对采购业务事中和事后的监管体系,实现阳光采购. <8>建立电子采购门户网站,加强采购信息沟通,开拓供应商资源,提高供应商质量.第二章 解决方案电子采购管理系统包括电子采购门户、供应商协同门户、评标室、招采管理平台四个部分,其中招采管理平台是核心部分,用于采购需求提交、汇总,采购方案编制、审批,采购寻源执行,采购合同管理,采购数据统计汇总等.[电子招采门户] [供应商协同门户][评标室-专家门户] [招采管理平台]2.1电子采购系统整体架构及流程2.2招标采购管理平台· 首页信息包括待办事项、系统公告、平台预警、用户等,其中桌面显示信息可根据客户需求个性定制.· 平台预警信息可根据用户需求个性化设置,其中可包括供应商资质文件、联系人授权委托书文件审核以及合同到期还款利息等信息提示2.2.1采购需求整理功能特点：· 请购单支持单据类型定制,实现不同设备物资的个性化的单据模板.· 在已有ERP系统的条件下,支持数据接口对接,实现系统集成.· 基于多组织架构设计,实现下级单位上报请购数量,集团汇总需求.· 采购需求信息包括：产品、数量、预计价格等；· 请购单提交审批后支持分配,指定承办人,合理配置人力资源.· 支持请购单区分未执行和执行状态.2.2.2采购立项〕采购方案〔功能特点：· 支持模板,快速编制方案· 支持对方案、以及寻源过程进行灵活控制：是否评审、供应商资质要求、增加环节等· 方案审批后,支持修订：评分表、评标专家· 采购需求：产品、数量、预计价格等；支持模糊产品的招标采购· 采购方案在请购单基础上生成,保证需求正确性.采购方案按照采购方式的不同可分为询价采购方案、邀请招标采购方案、公开招标采购方案、竞价采购方案、线上评标、其他采购等[邀请招标采购方案]· 招标方案支持分包件采购· 标书售卖形式支持整包出售和分包件出售· 设立监察委员会,实现整个过程的有效监管· 设立开标委员会,实现开标权限控制· 设立定标委员会,实现定标流程审批· 基于多组织机构设计,采购平台的实现集采、自采的有效整合[询价采购方案]· 设立询价结果决策委员会,实现询价定标流程规范· 基于多组织机构设计,采购平台的实现集采、自采的有效整合· 询价供应商支持多用户管理,实现询价采购准确对应业务员2.2.3采购寻源功能特点：· 邀请公告应答：供应商接受要求,确认是否参与采购· 采购文件应答/发布文件应答：供应商应标,上传应标文件及报价信息· 确认开标登记表：供应商对开标等级进行确认· 中标结果确认：中标供应商对中标结果进行确认· 竞价-英式竞价：在规定的时间内按照竞价规则无限次报价· 竞价-密封式竞价：在规定时间内按照竞价规则报一次价 · 报价公告、中标公告等消息自动发送相应供应商,支持短信、邮件等方式2.3采购方式介绍2.3.1询价管理流程功能特点：· 询价采购：可指定采购平台的本级及以上的供应商· 询价通知可通过短信、邮件等方式自动邀请、通知供应商具体的联系人· 支持多轮报价,操作方便.· 适用采购风险低、采购金额低的常规类物资采购· 支持一个采购项目多家供应商中标情况.· 支持查询、导出询比价报告操作,并对最低单价、总价进行标示,方便统计分析.开始报价：本轮报价处理询比价报告：定标：2.3.2招标管理流程功能特点：· 招议标是指在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求,邀请多家供应商参加投标,并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为· 公告邀标通过采购公告邀请供应商；邀请招标通过短信、邮件等方式自动邀请、通知供应商具体的联系人· 适用于采购金额高、监管要求高的杠杆类、战略类大宗物资采购· 设置定标委员会,开标小组以加强对邀标过程的监督管理· 在邀标过程中组建评标专家小组,可评标· 投标后组建专家小组,保证投标过程的公平、公正开启标书组建评标专家制定评分标准定标：2.3.3典型的谈判采购流程功能特点：· 谈判采购是指采购实体通过与多家供应商进行谈判,最后从中确定中标供应商的一种采购方式· 谈判采购适用于紧急情况下的采购或涉及高科技应用产品和服务的采购· 谈判采购通过讨价还价就发货、技术规格、价款和交易术语等合同要件达成共识2.3.4典型竞价采购流程功能特点：· 竞价采购,又称"竞争性报价采购"或"逆向拍卖",是采购方式和招标技术以及现代互联网信息技术的有机结合· 适用于标准化程度高、参数指标明确、供应商之间竞争激烈的杠杆类物资采购· 相比传统的招投标方式,竞价采购将投标的静态报价转换为动态报价,允许供应商在公平竞争的环境中多次报价,从而能够快速达到采购产品的平均市场成本线· 相比传统的竞争报价方式,竞价采购的在保证实时竞争现场的同时又能保证参与各供应商间的背对背,从而有条件创造出一个充分竞争的环境,保证采购企业的利益2.3.5其他采购定价流程<1>跟标：在短期内重复进行的相同物资采购,与供应商协商后,直接引用上次采购结果的定价方式；适用于短期内重复采购需求的常规物资的采购；支持针对跟标过程的流程审核；支持根据已经发生的采购项目,直接生成谈判定价结果.<2>线下采购：在紧急或供应商比较强势等不适合采购的情况下,允许线下采购,线上录入采购结果,最后形成统计和汇总；适用于项目比较紧急、项目金额低、供应商来源不足等无法进行采购的情况.<3>协议采购：长期协议采购指的是与供应商签定长期供货协议,供应商可维护价格目录,在有效价格范围内采购按照价格目录执行；适合辅料、包装材料等材料采购.2.4采购协议、合同管理功能特点：· 可根据采购结果生成采购合同· 可直接创建采购合同· 支持合同模板,可根据合同模板自动生成采购合同· 支持合同流程审批· 支持合同变更管理、合同执行管理· 采购合同生成供应商合同协议库· 支持对采购合同物资执行情况追踪,到货、入库登记· 支持采购合同中结算管理,包括垫资利息结算,资金到期预警提示等2.5报表中心Ø 供应商供货占比分析Ø 按采购物资属性制定报表Ø 支持采购物资价格走势图Ø 采购成本分析Ø 采购总量分析功能特点：· 可根据需求,定制个性化报表内容,集成对平台数据的统计分析,便于采购动态管理.· 支持按时间节点、采购物资属性等条件,查看报表内容,并可导出excel表.· 动态、实时、高效、便捷的大数据分析及商业价值获取.· 多维度分析设备物资采购的总量、成本组成、现货期货占比。