酒店管理实务大全【第七章】采购部.doc

第六章 采购部 采购部是负责酒店采购工作的职能部门采购部在酒店总经理的统一管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保酒店经营活动的正常进行采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格控制采购成本采购部员工必须树立“一心为酒店”的采购供应意识组织机构文员采购员采购部主任采购部经理总经理6.1、岗位职责及素质要求、采购部经理直接上级：总经理直接下属：采购主任岗位职责1） 直接对总经理负责,主持采购部的全面工作审批所有的采购单和订购单，确保各项采购任务顺利完成2） 参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈并检查合同执行情况3） 指导下属开展业务，不断提高业务技能4） 熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用途和产地检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购工作负有领导责任5） 要按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内做到开源节流6） 负责本部门员工的业务培训计划的制定和实施，抓好员工的思想工作7） 有计划地组织部门员工参加学习8） 主持采购部门的日常工作，协调采购部与酒店各部门之间的关系。

9） 完成总经理临时交办的各项工作任务10） 接受总经理和财务部经理及成本控制部主任的监督素质要求基本素质：有高度的责任感和事业心，不假公济私、以权谋私，不泄露业务机密；有较强的领导和协调能力；能独立指导部门能力；遵纪守法自然条件：年龄30岁以上；品貌端正，气质高雅，待人和蔼身高：男1，70-1，78米，女1，65-1，68米文化程度：大专以上外语水平：具有旅游酒店英语中级水平工作经验：具备5年以上酒店采购工作经验，2年主管以上管理工作经验特殊要求：熟悉采购程序和采购内容；了解海关对进口业务颁布的法规及国家有关税收政策；掌握市场行情和酒店的供货渠道采购主任直接上级：采购经理直接下属：采购员岗位职责1） 编制每旬市场价格表，掌握新的产品供应来源和季节性产品资料，及时提供给上司参考2） 负责与仓管部的联系，及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货3） 按上司指派，进行外出采购4） 协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料5） 协助上司审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等6） 搜集采购样本或安排供应商示范7） 向上司报告有关货物运输途中的失误和损坏情况，并负责向有关方面申报赔偿或报送损耗。

8） 负责进口物品的报关工作，并安排提货事宜9） 配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购要求10） 负责属下员工培训，检查员工纪律，完成上级分配的其他工作素质要求基本素质：有高度的责任感，不假公济私、以权谋私；有较强的领导和协调能力；遵纪守法自然条件：年龄25岁以上；品貌端正，气质高雅，待人和蔼身高：男1，70-1，78米，女1，65-1，68米文化程度：大专或同等学历外语水平：具有旅游酒店英语中级水平工作经验：具备5年以上酒店工作经验，2年以上采购工作经验特殊要求：熟悉采购程序和采购内容采购员直接上级：采购主任直接下属：无岗位职责1） 根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品2） 力争使酒店所购的产品价平物美3） 对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换4） 与有关供应商保持良好关系5） 负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货6） 协助仓库搞好物品入库的验收工作7） 及时向上司报告有关产品和价格的最新行情8） 做好每天现金或支票采购报销工作和结算工作9） 积极参加培训，遵守酒店纪律，保持与酒店有关部门良好关系，完成上级分配的其他工作任务素质要求基本素质：有自我约束力，不假公济私，不以权谋私；不吃回扣，遵纪守法。

自然条件：年龄25岁以上；品貌端正，身体健康身高：男1，70-1，78米文化程度：高中以上学历外语水平：具有英语初级水平工作经验：3年以上采购工作经验特殊要求：对工作认真负责，勇于克服困难采购部文员直接上级：采购部经理直接下属：无岗位职责1） 根据部门经理要求，草拟各类报告并打印、发放2） 做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等资料的整理、归档工作3） 做好有关会议记录4） 负责申领部门内文具和员工餐券的发放工作5） 协助上司做好与各部门的联系工作6） 负责部门员工的考勤工作7） 整理每天的采购单和收据等，并编制每周进货汇总表8） 协助经理落实有关进口货物的书面申报工作9） 积极参加培训，遵守酒店纪律，完成上级分配的其他工作素质要求基本素质：有高度的责任感，有一定的公关能力自然条件：年龄20岁以上；女性，品貌端正，气质高雅，待人和蔼身高：1，65-1，68米文化程度：大专以上学历外语水平：具有英语中级水平工作经验：具备1年以上酒店工作经验特殊要求：熟悉采购程序和采购环节；有很好的文字表达能力；会使用电脑6.2、工作程序及标准、采购工作基本程序1） 所有的采购申请应尽量通过库房来提出。

所有的采购任务都由 采购部完成2） 所有采购的物品要由3个竞价中选出，如果没有3个竞价，采购部必需说明原因3） 采购部要对所购物品的质量及价格负责，并保证物品按采购申请单上的日期供货4） 如果提交采购申请单或订货单后，价格上涨，采购部要查看其他供货商的价格并报知成控主任，最后由财务部经理和总经理决定、批准5） 程序：采购项目 授权申请人 单据/文件食品 总厨/食品库保管理员 市场单/食品和饮品申请表干货 总厨/食品库保管员 食品单饮品 酒水库保管员 饮品单 物品 物品库保管员 采购申请单工程备件 工程部 采购申请单固定资产 申请部门 采购申请单维修等服 申请部门 备忘录及有关所需服务说明务项目 直接采购 申请部门 采购申请单 除工程、固定资产和维修等服务项目以外，所有部门申请购买的食品或物品都必须得到大厨或库房保管员的审批和确认，大厨和库房保管员要保存各部门申购物品的有关单据，如果库存不足或缺货，只有大厨和库房保管员可以直接向采购部门提交采购申请单，并在单上注明目前库存量和平均消费量。

6） 不同物品采购程序如下A、 食品的采购、市场单 日需食品的采购，由食品库保管员提单，一式三联，必须填写 库存量和所需订购数量，然后送交大厨，由大厨检查订购数量， 必要时做删减或增补，采购部门根据此单寻找最合理的价格并 填在市场单上，市场单一联送到收货部以确认所购食品，当收 到所购食品后，收货员将票和市场单一起送到财务部B、 干货采购、食品单 干货的采购（食品单）和食品采购程序一样，每周采购一次， 食品单的一份由食品库保存，其他两份分别送到采购部和收货 部C、 饮品的采购、饮品单 饮品单由酒水库保管员填写目前库存量和需要订购的数量，然 后将此单送到成控主任处审查，由餐饮部经理批准，一份由酒 水库保管员保存，另外一份送到采购部下订单，酒水库保管应 根据库存量和营业消费情况，每周有计划地进行一次订购A、 物品采购、采购申请单 为了统一管理和发放，除库里没有的东西以外，各种物品的采 购都必须通过物品库当库存量低于正常标准时，物品库保管 员要填写物品采购申请单并由库房经理签字，如果是厨房用 品，订购数量需大厨审定，采购部根据物品的数量、质量、价 格、发货期等因素，推荐合适的供货商，填好的表格送到财务 部经理和总经理处认可批准，根据批准后的申请单，采购部填 写定购单，订购单按号码顺序发放，并记录备案，订购单形式 5份，并按如下顺序分发： 原 件 （白色） 供货商 第二联 （粉色） 购货应付款 第三联 （蓝色） 收货部 第四联 （绿色） 申请部门 第五联 （黄色） 采购部 定购单和批准了的申请单一起送到财务部经理和总经理处作最 后审定。

B、 工程用品的采购 工程部要在采购申请单上注明所购零配件，电线和灯泡等需订 购物品的品名，采购部要提供3个不同供货商的报价，并填写 在申请单上，其中一个价格来自代理商，另外两个来自经销商， 然后送到总经理处批准 申请单批准后，采购部要填写定购单，并与申请单一起送到财 务部经理和总经理处报批C、 固定资产的采购 所有固定资产项目的申购表，先由部门领导审批签字然后送到 财务部检查，申请部门必须写出购置理由，申购表由财务部经 理审后送到总经理处审批D、 服务合同 服务项目，先由工程部写出报告，在报告中应写明服务的性质， 原因以及服务的规格，申请服务的备忘录送到采购部以获取3 个不同的报价，并填写在备忘录上，然后再送到总经理处报批， 批准后，采购部要填写采购单，和申请备忘录一起送财务部和 总经理处最后审批E、 直接采购物品，采购申请单 直接采购的物品是库存没有的东西，这样采购的物品直接从收 货部送到申请部门，申请直接采购，部门领导要从库房保管员 处领取采购申请表，首先填写原因，所需数量及其他细节，此 表送采购部，采购部要提供3个不同供货商的价格，填写好的 表格再送到总经理处审查批准，接到批准的申请表后，采购部 要填写采购单，和批准了的申请表一起送到财务部经理和总经 理处最后审批。

酒店物品采购程序1） 酒店物品多属于低值易耗品例如清洁剂、洗涤用品、印刷品、 棉织品、服务用品、瓷器和玻璃器等这些均由财务部的库房、 出据采购单，采购员根据采购单报出三家供应商的价格，再选 出质量上乘和价格合理的一家采购经理审批后，交财务经理 和总经理签字2） 采购单在总经理签字后，方可订货3） 申领部门购杂品时，不足500元可用现金支付4） 需外出购物时，填写派车单5） 所购商品在验货时发现问题应及时与供应商联系，办理换退手续工程物品采购程序1） 工程物品采购包括低值易耗品和固定资产低值易耗品包括机 器的零配件、油漆、灯管、盐、砖瓦灰沙石、五金电料配件、 水暖器材、制冷配件、各专业。