项目物资采购管理办法.docx

公司物业项目工程物资采购管理办法1 物资集中采购范围与操作模式1.1 基本原则 物资采购实施规范的采购运行模式（建立统一的“合格供方名录”）， 强化物资采购竞争机制，合理降低物资采购成本，保证采购物资质量，防 范经营管理风险，提高企业运营质量1.2 实施范围物资采购适用于对工程质量、使用功能和工程项目经营效果有重要影 响的、普遍使用且适合规模化采购的或单项单笔估算值超过 0.2 万元的工 程设备、设施、物资采购不适合规模化采购的或单项单笔采购金额估算值超过 0.2 万元的工程 设备、设施、物资采购由物业项目部、分子公司自行在采购，但需将采购 原因和采购明细报公司（集中采购主管部门）备案；1.3 操作模式1.3.1 物资招标采购实行统一的操作模式：公司建立统一的“合格供 方名录”，符合采购标准的工程设备、设施、物资，由需方（物业项目部、 分子公司）在“合格供方名录”中选取供应商进行综合比较，选定物资供 应商后报公司（集中采购主管部门）确认，待得到公司（集中采购主管部 门）确认后，行使组织采购权1.3.2 物资招标采购实行分层级、分权限的管理模式 即公司负责物资招标采购工作的监督管理，行使监督管理权，组织大 宗物资战略采购；项目部、分子公司负责：（1）物资招标采购工作的具体实施，行使组织采购权；（2）负责物资招标采购结果的最终确认，行使招标结果询证权。

2 物资采购管理流程图见下页《物资集中采购管理流程图》3 物资采购计划管理3.1 物资需求计划3.1.1 项目部、分子公司在需用物资前两个月（各单位应提前报下一季 度物资采购计划），并自行在公司统一的“合格供方名录”中选取供应商， 对其供货的质量、价格等进行选择选定供应商后，报公司（集中采购主 管部门）确认（填写附表：《项目部、分子公司物资采购计划表》），待得到 公司（集中采购主管部门）审核确认后，行使组织采购权3.1.2 《项目部、分子公司物资采购计划表》中应包括物资供应方式、 数量、各供应商供给物资的价格、最终选择供应商的原因、计划使用时间 等主要信息3.2 物资采购计划3.2.1 公司物业（物资采购管理部门）根据物资需求计划（《项目部、 分子公司物资采购计划表》），汇总下季度物资采购方式、数量、计划采购 时间等信息3.2.2 各项目部应加强计划管理，按季度上报《项目部、分子公司物资 采购计划表》，以计划指导物资集中采购的相关工作4 物资招标采购管理4.1 物资采购方式4.1.1 根据物资特征及公司经营战略的需求，物资采购采用集中招标采 购物资方式4.1.5 招标分为公开招标、邀请招标和询价招标等方式，大宗物资集中 采购以邀请招标为主（指:估算物资采购标的大于30 万元的项目）。

一般情况下（指一次采购物资大于 0.2 万元且小于 30 万元的物资采 购），项目部、分子公司在采购物资时，从公司物业统一的“合格供方名录” 中选取供应商后，应采用竞争性谈判或询价等方式进行招标，并必须经本 单位负责人确认，上报公司物业公司《项目部、分子公司物资采购计划表》 （表一：1402），说明最终选择供应商的原因，经公司物业审核后，行使组 织采购权4.2 物资招标采购管理 投标方必须从公司物业合格供方名录中选择（一次物资采购小于 0.2 万元的项目除外）4.2.1 大宗物资集中采购的开标管理：（指:估算物资采购标的大于 30 万元的项目）（1）项目部、分子公司需提前3 个月向公司物业公司提出招标申请， 经公司审批通过后，方可组织实施开标会议，大宗物资的开标、评标应在 公司物业公司机关会议室进行2）开标前，项目部、分子公司做好参加开标会议人员的会议签到记 录，接收投标文件以及检查投标文件密封和标志情况，有不符合招标相关 要求的投标文件应当拒绝开启3）开标时，项目部、分子公司人员应当众拆封并宣读投标人名称、 投标价格和投标文件的其他主要内容，开标过程中做好详细的开标记录， 予以存档备查并于会后连同开标会议签到表一起上报公司备案。

4.2.2 评标、定标（1）项目部、分子公司应按相关规定组建评标小组，与投标人有利害 关系的人不得进入评标小组，评标小组成员的名单在中标结果确定前应当 保密（见附表《评标人员签到表》（表二： ）2）评标小组根据招标文件中确定的评标标准和方法对投标文件进行 评审和比较，编制评标报告（见附表《招投标情况报告》（表三：1404 ）， 并在评审结果上签字确认.（3）经项目部、分子公司负责人确认中标结果后上报公司物业公司审 核备案4）定标后不得任意更改中标单位，当确定的中标单位自动放弃中标 资格时，评标小组应重新进行评定中标单位项目部、分子公司应完成公 司备案程序后方可发放中标通知书5 大宗物资采购合同管理（指:估算物资采购标的大于30 万元的项目）5.1 合同订立5.1.1 在中标通知书发出15 个工作日内由公司物业与中标供应商签订 物资采购合同5.1.2 合同订立严格杜绝先供货再签约的采购行为5.1.3 合同内容应包含但不限于以下内容：供应物资种类明细，供应数 量，物资价格，运输方式，物资检验方式，物资结算、付款方式，违约责 任等5.2 合同审核：大宗物资采购合同审核按照公司物业相关合同审核程 序组织进行，物资使用项目部、分子公司与公司物业相关部门须对大宗物 资采购合同内容进行审核。

5.3 合同变更：大宗物资采购合同变更需要按照公司企业相关合同审 核流程组织进行，物资使用项目部、分子公司与公司企业相关部门须对大 宗物资合同变更内容进行审核5.4 合同备案：大宗物资采购合同及合同变更应在签订后 5 个工作日 内提交公司备案6 物资（含：大综物资）的供应、结算、付款管理：6.1 物资供应结算管理6.1.1 物资到场后项目部、分子公司需要有人按照合同或采购约定以及 公司相关规定对物资数量以及质量进行核对、验收，核验后留有相应记录6.1.2 根据验收结果，由项目部、分子公司按照合同中物资计价原则对 供应物资价款进行结算参见附 《物资供应结算统计表》（表四：1405 ）6.2 物资款支付6.2.1 为了确保物资采购的顺利实施，各项目部、分子公司需要建立相 应的资金保障制度，确保按照合同约定及时支付物资款6.2.2 项目部、分子公司需要对物资款支付情况建立管理台账参见 附表《物资款支付情况表》（表五：1406 ）7 物资集中采购合格供方名录管理（含：大宗物资）7.1 合格供方名录管理基本原则7.1.1 筛选优秀供应商，保持合格供方名录的高效动态管理是保证物资 采购的顺利实施，乃至实现战略合作的前提。

7.1.2 合格供方名录的管理、评估与考核，详见（《公司物业合格供应 商名录使用与管理办法》）7.1.3 根据项目部、分子公司上报供应商评价结果，公司负责定期调整 合格供方名录并公示相关信息7.2 合格供方名录日常管理7.2.1 公司负责合格供方名录的日常管理及维护，及时公示相关的信 息7.2.2 项目部、分子公司对供应商履约过程中的物资供应及时、物资质 量、数量、服务等情况进行监督7.2.3 供应商在物资供应过程中存在违约情况的，项目部、分子公司应 及时将信息上报公司物业公司相关部门，公司物业公司相关部门组织对违 约供应商进行约谈后，提出对其的处理建议并报公司，公司对项目部、分 子公司上报的供应商违约情况进行核实后确定最终处理意见（见附表《供 应商违约情况记录表》（表六：1407 ）7.3 合格供方评审及再评审7.3.1 项目部、分子公司在一次物资采购执行完成后（含：季度物资采 购和大宗物资采购），应及时组织对供应商的履约情况进行综合评价（见附 表《供应商履约评价表》(表七：1408 )7.3.2 项目部、分子公司将评价结果上报公司物业公司相关部门对一 项物资采购合同需跨年度执行的，项目部、分子公司应在年度末对供应商 的履约过程情况进行综合评价。

7.3.3 公司负责将项目部、分子公司上报的供应商履约评价进行汇总， 并结合供应商综合能力、合作意愿、价格水平对供应商进行年度评价(见 附表《供应商年度综合评价表》(表八：1410 )7.3.4 公司对各项目部、分子公司的评审结果进行综合统计，形成公司 次年度物资合格供方名录7.3.5 当遇到特殊情况，合格供方名录无法满足项目部、分子公司需求， 需临时使用非合格供方名录内的供应商时，必须经过评价审批后方可使用 (一次购买物资金额小于0.2万元除外)1)项目部、分子公司必须严格评审不在合格供方名录中的供应商， 组织专业人员对供应商的资质情况、经营情况、物资供应保障能力、物资 质量保障体系、供应商服务水平、物资价格水平、物资款结算支付等情况 (包括但不限于上述内容)对其进行全面的评估.(2)项目部需将评审结果形成书面文件上报公司备案后，方可使用(见 附表《临时使用非合格供方名录供应商申请表》(表九：1409 、附表《供 应商评审表》(表十：1411 )3) 申请通过的供应商仅限于该次招标采购临时使用9 附表9.1《在施项目物资需求统计表》(BUCC-PM-1401)9.2《月度物资招标采购计划》(BUCC-PM-1402)9.3《开标记录表》(BUCC-PM-1403)9.4《招投标情况书面报告》(BUCC-PM-1404)9.5《物资供应结算统计表》(BUCC-PM-1405)9.6《物资款支付情况表》(BUCC-PM-1406)9.7《供应商违约情况记录表》(BUCC-PM-1407)9.8《供应商履约评价表》(BUCC-PM-1408)9.9《供应商年度综合评价表》(BUCC-PM-1409)9.10《临时使用非合格供方名录供应商申请表》(BUCC-PM-1410)9.11《供应商评审表》(BUCC-PM-1411)上报►审核、备案审批上报审核、备案协同审批配合招标工作上报审核、备案备案上报审核、备案备案标提出招标申请并编制招标文件峠上报 -上报to-物资需求计划汇总嘴 k审核、备案审批通过协同 ・4 上报■配合合同签订工作 k合同审核、订立 ■审核、备案上报审批上报备案上报。