核电行业数码照片的归档方式探讨.docx

核电行业数码照片的归档方式探讨 玉炎玲【摘要】本文重点阐述按卷归档及按件归档相结合的方式对数码照片进行归档，这样既保持同一事项照片之间的有机联系，也方便照片的独立利用关键词】数码照片；归档方式；数码照片档案；按卷归档；按件归档一、早期核电行业照片的归档方式核电行业早期对照片档案的归档方式主要采用按卷归档，把相同事项的一次或若干次活动的照片组成一个案卷照片的分类不按照内容进行分类，按照介质把照片档案作为一个类目，所有内容的照片放在同一个类目下，根据照片的拍摄时间进行分类整理，编制档案号、拟写案卷标题、划分保管期限、著录拍摄者、拍摄时间等案卷级相关信息，一个案卷照片档案一般包含若干张照片，单张照片不再编写单张照片的文字说明采用这种照片归档方式的优点是分类整理便捷，按照时间能够快速地完成档案的分类排序，并且把同一事项的若干有机联系的数码照片保存在一起采用这种照片归档方式的弱点：一是没有对单张照片进行说明，利用者无法获取照片相关的背景信息二是单张照片没有唯一的文件号，不便于单张照片的利用需求三是照片没有按照内容进行分类，仅按照时间排序，不利于相同内容的数码照片档案系统管理按卷归档的数码照片由于利用的不方便，文档管理人员迫切探索新的归档方式来规范数码照片的整理、分类、归档。

二、探索其他归档方式阶段按卷整理方式由于对某些类别的文件材料并非完全适用，相对独立的文件不适宜采用按卷整理的方式，需要探索新的归档方式，按件归档整理应运而生按件归档方式主要应用于相对独立并且规范的文件，比如公文、函件、报告等核电行业应用按件归档方式整理的文件主要有公文、报告、信函、设计文件等，因为这些文件产生时文件编码、格式规范，并且单份文件利用率高数码照片按卷整理不利于对单张照片的利用，近年来，对数码照片的整理方式逐渐由按卷整理变为按件整理，按件整理对每张照片单独编制档号，划分保管期限，著录档案的相关信息，优点是方便对单份文件的利用，能够对文件进行无序管理缺点是不能把核电行业相同类别或有相互联系的文件放在一起归档保存为了解决这一难点，需继续探索适合核电行业数码照片的归档方式三、巧妙结合按件和按卷归档方式，形成新的可行优化归档方式按件归档和按卷归档都具有其各自的优缺点，吸取这两种方式的优点，尽量避免缺点，并结合核电行业档案的分类方法，核电行业的数码照片可采用按件归档方式归档，在按件归档过程中结合按卷归档的优点，把有相互联系的数码照片系统整理，根据内容放在相同类目的档案分类中一起有序归档保存。

核电行业的档案一般按照内容进行划分，比如工程设计档案、基本建设档案，划分的一级类目档案下再细分二级类目、三级类目，为了避免数码照片仅按照介质分类而没有按照内容分类问题的出现，可把介质仅作为按照内容分类后的最低一级分类，核电行业数码照片归档可采用按件归档方式为主，按卷归档方式为辅的方式进行归档数码照片的归档方式主要采用按件归档，为了解决按件归档的缺点即不能把具有相互联系的数码照片放在一起这个问题，可在编制档号和著录信息时一并解决具体的方法为：1.根据拍摄的数码照片内容对照核电行业档案分类表格，确定数码照片的档案分类2.为了区别不同年度或不同项目/系统/厂房的数码照片，可在分类后添加扩展码，扩展码规则根据档案分类的不同可有不同的规则，为了与相同分类档案并且相同擴展码的其他介质档案进行区分，在扩展码后增加介质字段，介质字段可以用一位字母或两位代替，比如R代表纸质档案，SA代表照片档案3.根据介质分类后为了便于把同一组的数码照片有序放至一起，可在档号中增加照片组号（此条可根据照片的数量进行适当的取舍，档号可增加照片组号也可删除）4.根据档案分类及扩展码，编制档号，档号规则可为：全宗号-项目代码-档案分类号-扩展码+介质-（照片组号）-流水号，流水号可根据数码照片的数量由3-6位数字组成。

5.按照档号进行排序，著录档案的相关信息（需著录的信息包括文字说明（需符合六要素要求）、保管期限、拍摄者、拍摄时间、照片规格、产生部门等）6.在著录的信息中增加著录组题名信息，即相同事项或同一活动拍摄的一组数码照片视为一组，拟写相同的组题名，并在组题名上注明本组照片共XX张，本张为第XX张7.电子数码照片以档号命名，保存在最低一级类目的文件夹中8.每件冲洗的数码照片档案有单独的文本说明，与照片放至同一照片档案盒内四、结论照片档案能够直观地反馈档案的内容，使利用者鲜明地知悉核电项目的工程进展及工程概况，广泛地利用在宣传材料中数码照片档案作为特种介质档案的重要组成部门，日渐被项目建设行业及档案行业人员所重视，数码照片的产生逐年增长，如何合理地对数码照片进行归档，显得尤为重要核电项目的建设过程中，产生大量的各种各样的档案，每一类档案由于来源不同、产生规则及后端用户的不同，可采用不同的整理归档方式，数码照片档案宜采用以按件归档为主，按卷归档为辅的方式进行归档在归档的实践中，也验证了这种归档方式的可靠性和可行性，为档案的归档管理提供了一种新思路，实现了档案管理的相对独立性和有机联系性同时得以满足。

参考文献】[1]李和平.企业档案工作规范[M].北京：中国档案出版社，2010.[2]中华人民共和国档案行业标准.DA/T50-2014，数码照片归档与管理规范[S].北京：国家档案局，2014.[3]中华人民共和国能源行业标准.NB/T20042-2011，核电档案分类准则及编码规则[S].北京：国家能源局，2011. -全文完-。