应付账款操作手册.docx

项目最终用户操作手册 北京英斯泰克视频技术有限公司北京英斯泰克视视频技术有限限公司操 作 手 册册手册名称：应付业务应用操操作手册适用部门：财务部门、采购购部门编写人员：版本号1.0编写日期2003年5月月20日对口支持业务采购部门张国祯业务问题、操作作问题多 媒 体董 欣业务问题、操作作问题财务部门曾 静业务问题技术财 务 部白晓宇软件问题、错误误提示80100833-202计 算 机王 晰网络、硬件、系系统故障80100833-108 目 录一、部门职责：： 2二、部门岗位划划分： 2三、系统业务处处理流程： 2四、部门日常业业务系统处理理： 31、日常业务类类型的界定：： 32、普通应付业业务日常处理理： 33、月末结账：： 9一、部门职责：：采购部门的日常常工作在ERRP系统处理理中主要工作作有：1、 根据供应商约定定的付款条件件和日期，索索要相关的采采购发票2、 根据财务的应付付账款政策和和资金情况支支付供应商3、 协助财务部门进进行对账财务部门工作：：1、进行采购发发票的审核工工作。

2、根据约定付付款政策进行行付款3、进行其他应应付往来业务务处理4、进行收款核核销业务处理理5、进行其他的的往来款项的的转账处理6、原始单据制制单二、部门岗位划划分：采购助理：Ø 系统内供应商分分类、供应商商档案的维护护管理；Ø 采购订单录入、采采购到货单、采采购发票的录录入工作财务应付往来会会计：Ø 复核采购部门已已录入的采购购发票、运费费发票，确保保单据的正确确性；Ø 根据付款条件和和资金情况进进行付款Ø 进行核销供应商商往来款，核核对往来款项项；Ø 原始单据制单财务出纳人员：： 根据采采购部门的请请款单经相关关经理审批同同意后，进行行实际付款，统统计现金日记记账等，划出出后通知往来来会计和供应应商三、系统业务处处理流程：1、 货物收到后，采采购助理根据据约定的付款款条件和财务务部门协议后后，向供应商商索要采购发发票2、 财务往来会计根根据手工实际际收到得发票票，对采购助助理在采购管管理模块中录录入的采购发发票进行审核核，检查票据据的合法性，在在应付账款模模块中对采购购发票进行审审核，并进行行现付处理，挂挂应付账款往往来或支付款款项3、 采购人员进行付付款申请，经经手工的审批批程序进行付付款时，将付付款申请交财财务部门。

4、 财务出纳人员进进行付款处理理，往来会计计作账物处理理，核销供应应商欠款或预预付账款处理理5、 往来会计进行预预付冲应付、应应付冲应付、红红票对冲等转转账业务处理理6、 往来会计对当月月业务进行制制单传递到总总账系统7、 处理其他应付账账款业务四、部门日常业业务系统处理理：1、日常业务类类型的界定：：² 采购业务分为：：外币采购、国国内采购² 结算方式划分：：现金：按照开户银行划划分结算方式式：2、普通应付业业务日常处理理：² 初始设置：n 基本科目设置：：【应付账款】——【设置】—【初始设设置】---基本本科目设置应付科目设置应交增值税科目目设置 采购退回回科目 预付科目目n 产品科目：【应应付账款】——【设置】—【初始设设置】---基本本科目设置² 日常核算处理：：n 应付单据录入：：【应付账款】——【日常业务务】—【应付单单据处理】---应付付单据录入其他非主销售业业务形成的应应付账款（如如对外临时借借款等情况）：： 点击【应付单据据审核】时，在在单据过滤条条件中点击〖〖确认〗按钮钮，即可进入入单据处理主主界面在单单据处理主界界面，点击〖〖增加〗按钮钮 ，系统弹弹出“单据类类别”选择框框，用户需要要输入要新增增单据的单据据类别。

单据名称：包括括在初始设置置设定的单据据，用下拉框框进行选择单据类型：包括括发票和应付付单单击右右方下拉框，选选择要录入单单据的类型单据方向：包括括正向和负向向，根据需要要用下拉框进进行选择若若输入的单据据为红字单据据，则可选择择方向为负向向选择完单据的类类型、名称和和方向后，点点击〖确认〗〗按钮 ，屏屏幕即会出现现该类型单据据新增单据界界面，可以输输入有关栏目目点击〖取取消〗按钮，系系统会取消刚刚才的操作参照栏目说明，进进行单据录入入录入完成成后，按〖保保存〗按钮，即即可保存当前前新增单据如果当前正处于于增加状态，则则新增加的单单据的单据类类型、单据名名称和单据方方向同上一张张单据若新增加的单据据名称、类型型或方向与上上一张不同，则则需要退出单单据录入功能能，返回单据据处理主界面面，点击〖增增加〗按钮，重重新选择单据据类别进行单单据录入n 应付单审核/弃弃审：【应付账款】——【日常业务务】—【应付单单据处理】---应付付单据审核//弃审 Ø 自动批审用鼠标点击【日日常处理】下下的【应付单单据处理】下下的【应付单单据审核】，系系统显示一查查询条件框输输入查询条件件后，用户可可以点击〖批批审〗按钮，系系统根据当前前的过滤条件件将符合条件件的未审核单单据全部进行行后台的一次次性审核处理理。

批审完成成后，系统提提交单据批审审报告，自动动批审报告显显示成功的张张数以及明细细审核单据用户可点击按钮钮，即可显示示成功审核的的明细单据Ø 手工批审可在输入过滤条条件后，进入入单据列表界界面，进行选选择在选择择标志一栏里里，双击鼠标标或者打对勾勾，然后点击击工具栏中的的审核按钮，则则表示要将该该张单据审核核可以〖全全选〗图标将将所有的单据据全部选中；；点击〖全消消〗图标取消消所做的选择择选择单据后，单单击〖审核〗〗图标将当前前选中的单据据全部审核批审完成后，系系统提交单据据批审报告，显显示成功的张张数以及未成成功单据的张张数用户可点击按钮钮，即可显示示明细单据Ø 批量弃审用户也可在输入入弃审单据的的过滤条件后后，点击〖确确认〗按钮进进入已审核单单据列表界面面，通过点击击〖全选〗、〖〖全消〗按钮钮将列表中的的记录全部打打上选择标志志或取消选择择标志在需要进行弃审审的结算单打打上选择标志志，点击〖弃弃审〗按钮，对对当前应付单单进行批量弃弃审批量弃审完成后后，系统提交交单据批量弃弃审报告，报报告显示弃审审成功的张数数以及明细单单据用户在批审报告告中，点击按按钮，即可显显示未成功弃弃审的明细单单据。

Ø 单张审核在审核列表界面面，可双击单单据记录或点点击〖单据〗〗按钮，则进进入单据卡片片界面，直接接单击〖审核核〗按钮将当当前单据审核核Ø 已收款销售发票票审核的处理理当审核的发票是是已经做过现现结处理，则则系统在审核核过滤时需要要选择“现结结”记账的同同时，后台还还将自动进行行相应的核销销处理对于于发票有剩余余的部分，作作应付账款处处理B【提醒】弃审说说明：弃审是审核的反反操作，可以以在已审核单单据列表中，双双击单据记录录或点击〖单单据〗按钮，则则进入单据卡卡片界面，直直接单击〖弃弃审〗按钮将将当前单据弃弃审² 付款单填加：n 付款单填加：【应付账款】——【日常业务务】—【付款业业务处理】Ø 应付系统的付款款单用来记录录企业所收到到的供应商款款项，款项性性质包括应付付款、预收款款、其他费用用等其中应应付款、预付付款性质的付款单将与发发票、应付单单、付款单进进行核销勾对对Ø 应付系统收款单单用来记录发发生采购退货时，收到到得供应商退退回款项该该收款单可与应应付、预收性性质的收款单单、红字应付付单、红字发发票进行核销销Ø 点击〖增加〗按按钮，录入付付款单，录入入后，点击〖〖审核〗按钮钮对其进行审审核。

Ø 若用户不进行批批量制单，系系统在此提供供用户及时制制单功能，即即总账系统启启用后，在对对结算单进行行了审核后，系系统会询问是是否要立即制制单若选择择是，则立即即显示当前结结算单的凭证证界面；如果果不想立即制制单，则可以以在“制单处处理”功能中中集中处理，则则选择否，回回到当前结算算单卡片界面面，只是该结结算单处于已已经审核状态态若希望批批量审核收付付款单，则也也可在【收款款单据审核】处处进行批量的的手工或自动动审核Ø 此时如果希望立立即指明付款业务是付的哪几笔采购购业务的款项项，可以对该该收付款单进进行核销处理理核销就是是指确定收付付款单与原始始的采购发票、应应付单之间的的对应关系的的操作若在在点击〖核销销〗按钮之前前尚未对付款款单进行审核核，可直接点点击〖核销〗〗按钮，则系系统在后台直直接审核该付付款单，并提提示是否制单单在制单完完成或不制单单后，进入核核销界面，进进行核销处理理若希望批批量处理核销销业务，则以以不在此进行行核销处理，到到【核销处理理】节点进行行统一处理但但【核销处理理】节点进行行的核销处理理，不可以处处理异币种间间的核销对对于单据核销销情况，可到到【单据查询询】中进行明明细查询。

Ø 在收付款单及原原始的发票、应应付单都已制制单后，且核核销双方的控控制科目不同同时，在选项项中选择核销销制单的前提提下，可以在在【制单处理理】节点对核核销处理进行行制单n 付款单审核：【应付账款】——【日常业务务】—【付款业业务处理】在在单据界面进进行审核/弃弃审Ø 单张审核：进入单据界面，系系统显示所选选的单据格式式，及最后一一次操作的单单据用鼠标标点击〖上张张〗、〖下张张〗、〖首张张〗、〖末张张〗按钮，查查找需要审核核/弃审的单单据；或点击击〖定位〗按按钮，利用定定位功能查找找需要审核//弃审的单据据审核当前前单据：点击击〖审核〗按按钮，系统将将当前单据审审核，并将当当前操作员写写入表尾“审审核人”，同同时〖审核〗〗按钮变为〖〖弃审〗按钮钮弃审当前前单据：点击击〖弃审〗按按钮，系统将将当前单据弃弃审，取消“审审核人”，同同时〖弃审〗〗按钮变为〖〖审核〗按钮钮Ø 在单据列表界面面选择要审核核/弃审的单单据：进入单据列表界界面，显示过过滤界面输输入过滤条件件，按〖过滤滤〗可过滤出出符合条件的的单据列表记记录；用户可可以按工具栏栏〖过滤〗按按钮重新查询询将光标移移到要审核//弃审的单据据的任一行，或或点击〖定位位〗按钮，利利用定位功能能查找要审核核/弃审的单单据，双击单单据行进入该该单据查询状状态，进行单单据审核/弃弃审，操作说说明见上。

Ø 在批量处理界面面进行批审//批弃：进入批量处理界界面，输入过过滤条件按按〖批审〗或或〖批弃〗则则将符合过滤滤条件的单据据带入，如没没有则系统提提示“没有符符合条件的单单据”点击击〖选择〗，则则选择当前行行；再点击，则则取消选择；；可〖全选〗〗、〖全消〗〗选单完毕毕，按〖确认认〗则所选单单据被审核//弃审，执行行完毕系统显显示“批量审审核（弃审）完完毕”n 核销处理：n 单据核销的作用用是解决收回回客商款项核核销该客商应应付款的处理理，建立收款款与应付款的的核销记录，监监督应付款及及时核销，加加强往来款项项的管理Ø 手工核销指由用用户手工确定定付款单核销与与它们对应的的应付单的工工作通过本本功能可以根根据查询条件件选择需要核核销的单据，然然后手工核销销，加强了往往来款项核销销的灵活性 点点击【核销处处理】-【手手工核销】，进进入核销过滤滤条件界面选择需要进行核核销处理的供供应商，输入入结算。