行政主管座谈会课件.ppt

德明財經科技大學德明財經科技大學9797學年度行政主管座談會學年度行政主管座談會日期：日期：9797年年8 8月月4 4日日報告單位報告單位秘書室秘書室會計室會計室人事室人事室教務處教務處學務處學務處總務處總務處進修部進修部進修學院進修學院技合處技合處圖書館圖書館電算中心電算中心秘書室秘書室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項一一、德明的挑戰德明的挑戰改大後訪視改大後訪視 (約約97年年 10月月)科技大學評鑑科技大學評鑑 (約約98年年12月月)1.1.專業類以院領系專業類以院領系(所所)2.2.行政類由秘書室統籌行政類由秘書室統籌二二、我們都在寫歷史我們都在寫歷史新聞連絡志工與 新聞稿事宜1.1.請各單位指定請各單位指定 新聞連絡志工新聞連絡志工2.2.宣揚校威宣揚校威 -讓我們做伙打拼讓我們做伙打拼 秘書室秘書室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項三三、主秘碎碎唸主秘碎碎唸：一些小提醒一些小提醒(一一)行政調和行政調和有異聲可私下喬，不必“Mail“給一大伙人觀看(二二)主管請假說明主管請假說明主秘是否有核假權？秘書室秘書室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項三三、主秘碎碎唸主秘碎碎唸：一些小提醒一些小提醒(三三)公文處理公文處理1.1.公文體例寫作公文體例寫作：提醒參考教育部事 務管理手冊-文書處理部分，或 至 秘書室網址（淡江大學公文定稿範 例），參考其公文寫作之文字運用，惟若發現公文需繕校訛誤過多者將逕.予退回承辦人修正，以提昇公文文書 處理之允當與正確性。

提醒業務單位各層級主管審慎核稿各層級主管審慎核稿 一齊為行政提昇而努力秘書室秘書室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項三三、主秘碎碎唸主秘碎碎唸：一些小提醒一些小提醒(三三)公文處理公文處理2.2.請審慎使用紅請審慎使用紅/黃卷宗：黃卷宗：審慎使用紅/黃卷宗（急/特急件）3.3.報部公文報部公文:報部公文請依時限處理；若無時限也請在合理時間內函報，切勿延宕而導致主管機關誤以為本 校行政效率不彰校務報部公文須經秘書室審核4.4.公文歸屬公文歸屬:公文歸屬有疑議經主任秘書裁定歸屬 後，請勿私下變更自行處理秘書室秘書室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項三三、主秘碎碎唸主秘碎碎唸：一些小提醒一些小提醒(三三)公文處理公文處理5.5.簽請公文核示：簽請公文核示：簽請公文核示，請儘早作業以免延誤 時限導致權益受損6.6.公文經批示後公文經批示後:各項會議討論決議後或公文經批示 後，若有異動或無法執行者，請務必 回報該會議主席或公文批示者，以維 行政倫理7.7.列管公文列管公文:各項列管公文(秘書室加列管章者)，請務必於時限內回報秘書室。

秘書室秘書室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項三三、主秘碎碎唸主秘碎碎唸：一些小提醒一些小提醒(四四)邀請校長參與邀請校長參與 或主持會議或主持會議1.請先和秘書室確認時間並登 記2.上簽呈經校長核准3.會前需先將資料送 請 校長 核閱五五)外賓禮品申請外賓禮品申請1.填寫:致贈外賓禮品申請單致贈對象請明確2.主秘視場合核定3.任務因故取消請歸回保管單 位(事務組)，避免調貨情事秘書室秘書室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項四四、各界投訴意見各界投訴意見1.就處室意見箱處室意見箱予 以回應2.秘書室協調有關單位回秘書室協調有關單位回 應應1.投訴案件回應，若以學 校立場正式回應（如 回應教育部正式來函教育部正式來函 者者），須經秘書室審 核，經校內公文核批流 程後，始能正式回應2.回應文字請理直氣和(口氣強硬 再來一次)秘書室秘書室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項五五、會議提案會議提案行政、校務會議提案行政、校務會議提案，若涉及法案修正者，請按規定表格填寫，並先經法律老師或相關單位研議後方能正式提案討論，並由提案單位主管提案單位主管親自報告。

未臻完善前提案，秘 書室將暫緩提案，俾 提昇議事效率1.提案前請審慎研議2.通過後請仔細核閱3.法案須報部者，請嚴加審 核後再發文附件誤植、校名、校長)投入行政工作投入行政工作期許我們把週遭的事物變得更好期許我們把週遭的事物變得更好要成功要成功,我們必須試了又試我們必須試了又試.我們必須相信我們所作的我們必須相信我們所作的.我們必須不放棄我們必須不放棄.我們必須有耐心我們必須有耐心.我們必須一直努力我們必須一直努力.difficultiesproblemshandle with care問題與困難問題與困難給了我們變給了我們變 強強 變變 好好的機會的機會.秘書室感謝您的情義相挺秘書室感謝您的情義相挺!會計室會計室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項一、預算執行一、預算執行 之審核之審核因預算編列與執行之主管或時間不同，可能必須修正原始規畫，且尊重校長之核決權限1、請各單位必須上簽呈：敘明預計執行內容及詳細預算2、若採購財產或物品請填請購單（空白單據在採購組）3、若屬於碳粉匣或紙張：則填耗材需求單4、財產修繕：請依總務處保管組及營繕事務組規定辦理會計室會計室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項二、經費支二、經費支 出之核銷出之核銷 各單位應於執行完畢後一星期內完成支出核銷，所有憑證黏貼在支出憑證黏存單（會計室處室表單供下載）。

請注意：1、支出金額：不得以立可不得以立可白修正液、帶等塗改白修正液、帶等塗改，若不得已要更正，請於金額請於金額上畫兩條線，在原金額上上畫兩條線，在原金額上方寫上正確金額並蓋章或方寫上正確金額並蓋章或簽名2、憑證：應取得抬頭為德明財經科技大學或打上學校統一編號03812501之發票，收據加蓋免用統一發票專用章，註明營利事業名稱、統一編號、地址、負責人姓名會計室會計室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項二、經費支出二、經費支出 之核銷之核銷 各單位應於執行完畢後一星期內完成支出核銷，所有憑證黏貼在支出憑證黏存單（會計室處室表單供下載）請注意：3、用途應敘明（請要讓會簽者能了解之說明）4、請附上校長簽核執行本項經費之原始簽呈5、如果校長有批示需提出相關評估資料請一併附上6、如果有需要成果報告請一併附上7、請註明：借支人、代墊人或支付廠商，以免誤撥款項會計室會計室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項三、經費支付三、經費支付原始憑證經審核校長蓋章後，請送至會計室開帳因為學校無法每個上班日都開支票付款，原則上7-10上班日會支付款項。

會計室會計室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項四、各項補四、各項補 助經費之助經費之 申請及核申請及核 銷銷 請依各補助單位特別規定辦理，若未規定，則依學校規定辦理請依進度執行，以免採購流程來不及完成，造成無法及時核銷，將影響學校日後申請獎補助款通過率若每各單位核銷都要等最後一天或幾天，請考慮其他單位之作業時間人事室人事室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項一、發聘作業一、發聘作業 1.現有人員 (1)聘約期滿-依人事所發之續聘 名單檢討是否續聘2)教師需經各級教評會確認3)行政人員需經人評會確認2.新聘人員 (1)教師：依教師聘任辦法規定之 流程、時間辦理2)行政人員：經面談及簽核後之 結果提人評會審查1.各主管請依人事室表單及 時間回覆名單，以利會議 之召開及聘書之製作2.新聘人員務必確認已完成 行政程序人事室人事室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項二、教職員工二、教職員工 退休、資遣退休、資遣 1.退休分為屆齡退休及申請退休兩 類2.退休辦理流程：(1)於屆齡前三個月請至處室表單 下載申請表件。

2)檢齊事實表所載之表件至人事 室辦理3)申請退休需符合申請要件4)資遣人員辦理流程同退休3.檢附表件 (1)退休(資遣)事實表 (2)退休(資遣)正、副領據 (3)公保養老给付選擇書：註明選 擇請領或暫不請領養老給付 (4)資遣人員另檢附核准簽呈正 本辦理退休人員應注意辦理時限，辦理時之表件應依規定檢齊，以免延誤辦理時程(每年4月底、10月底前)人事室人事室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項三、教師延長教師延長 服務服務 1.適用範圍：教授、副教授已達應即退休年齡，在教學或研究上有優異表現，符合 延長服務辦法第四點規定條件而有 繼續服務之意願者2.由服務單位主動逐年檢討提經教評 會審議，當事人不得自行要求延長 服務3.延長年限：(1)教授：延長服務，第一次自年 滿六十五歲之次月起延長服務 至屆滿六十六歲之學期終了，第二次以後，每次延長服務期 限不得逾一年，至多延長至屆 滿七十歲之當學期終了止2)副教授：延長服務至多延長服 務至屆滿之六十六歲學期終了 止辦理教師延長服務時，應經各級教評會審議人事室人事室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項四、教師升等四、教師升等1.教師升等分為學位、著 作升等兩種。

2.辦理流程、時間：(1)學位升等及著作升等均請 依升等辦法檢具論著及表 件，依升等流程規定辦 理2)著作升等於每年四月十五每年四月十五 日前、十月十五日前日前、十月十五日前向直 屬教評會提出申請3)學位升等於取得學位證書 後隨教評會召開時間提出 申請1.各級教評會應確實審 查送審者資料及送審 時程2.務必確實掌握送審時 間，以免教師權益受 損3.各級教評會提供外審名 單時，請注意其領域及 職級，以免低階高審或 領域不符，延誤送審時 程或導致教師權益受 損人事室人事室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項五、教師資格報部五、教師資格報部 1.新聘教師未具教師資格需於 通過提聘時，提出資格申 請2.人事單位就各送審資格進行 檢核，如未符即退回提案單 位3.升等案需檢附教學服務成 績，新聘者免1.新聘未具教師資格 者，聘任單位應先 檢視應徵者是否符 合送審要件2.在第一級(直屬)教評 會審查資格時，即 應要求應徵者檢附 其送審資料以供委 員審查人事室人事室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項六、教職員工考核六、教職員工考核 教職員工考核分教師、行政人員兩種：1.教師：自97學年起配 合教師評鑑辦法施行。

2.行政人員：由所屬主管 依其表現及對單位之貢 獻度給予考評3.留職停薪、新進工作人 員服務未滿一年不計入 考核 1.請各考核主管配合作業 時程及遵守各考核等第 分配比率原則2.考核之目的在獎勵努力 於業務者、督促服務成 效不佳者，如一昧統一 給予相同等第，對努力 勤奮者實為不公人事室人事室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項七、教師校外兼課七、教師校外兼課 相關業務相關業務 1.教師校外兼課依教師配 排課原則辦理，簽約進 修博士及教師評鑑未通 過教學異常列管者，不 得超鐘，行政主管校外 兼課，以非上班時間為 原則2.提出申請表：於開學前開學前 二週提出申請二週提出申請3.辦理流程：教師提出申請教學單 位教務單位人事室 校長人事室 1.申請教師之教學主管應 確實查核申請教師填寫 是否正確2.教務單位應再行複核教 師之申請時數3.校長核准後務必影印予 人事室及教務單位人事室人事室工作項目工作項目工作內容說明工作內容說明協辦單位配合事項協辦單位配合事項八、差假管理八、差假管理。