万合印刷 采购部岗位职责与操作流程.doc

ISO9001：2008作业指导书广州市万合纸制品印刷有限公司文件编号WI-006生效日期2011年01月18日版本版次A文件名称采购部岗位职责与操作流程页 次3/31、 目的 1.1明确采购部操作人员岗位要求与操作流程，并对岗位的职责与操作流程做出规定2、 范围 2.1适用于采购部部门权限内的操作员岗位3、采购操作员的岗位职责： 3.1 负责每天下采购单与每天材料进度追踪；3.2 负责每月所有材料单价的确认；3.3 负责新供应商的开发；3.4 负责每月所有供应商的评估；3.5 负责开发新材料与市场调研；3.6 负责采购部门的相关资料整理；3.7 服从上级领导交代事宜；有义务向客服跟单员、业务员反馈采购信息与市场信息；4、采购操作员的操作流程与规定：4.1 申请采购材料的流程与规定 4.1.1除办公物品与机器配件外，所有材料采购要根据工程部开出的工程单采购；4.1.2所有物料采购员都要经过上级领导的审批方可采购；4.1.3所有材料采购要货比三家，确认后再下采购单；4.1.4采购流程：仓库根据工程单申请---采购根据审请单采购---采购根据货比3家后确认采购---书写采购单（数量、规格、单价）---传采购单---确认交期---追踪进度---进仓；4.1.5每张采购单要标清数量、规格、单价、交期、收货地址与人员、上级领导的签名；4.1.6每款材料要求采购原则：物美价廉、尽量月结；4.1.7所有办公物品与机器配件要根据申请单采购；4.1.8所有月结材料是工程部下采购单，所有现金材料则是采购经理采购；4.1.9所有材料要送到指令地点，方可完成了采购程序；4.1.10所有打样材料也要根据打样申请单或相关上级领导的联络单采购；4.1.11所有现金采购要在3天内报账，超过一定金额，则不准借款；4.1.12每次材料采购数量，只能以工程单的数量为基准，不可多买或少买；4.1.13如果要库存材料，则要总经理签名，方可库存材料；4.2 开发新供应商的流程与规定 4.2.1每月都要开发新供应商，并实地考察、评估； 4.2.2开发新供应商要工程部、品质部协同评估； 4.2.3开发新供应商，要填写供应商评估表，并要有工程部，品质部相关领导签名才生效； 4.2.4每个新供应商，首先谈好品质要求、单价、交期、服务、付款方式等； 4.2.5每个供应商要有他公司相关的营业执照、规模评估的材料；4.3 供应商评估的流程与规定 4.3.1每个供应商每月都要评估（包括品质、交期、服务、单价、付款方式等）； 4.3.2每个供应商评估根据每月的采购量的比例为依据，以100分制评估，分别从品质、交期、服务、单价等四方面来计分，各为25分；例如交期打分，则迟交货1次，则扣1分；品质异常1次，扣2分；服务投诉1次，扣1分；单价调高1次，扣3分； 4.3.3每个供应商的评估要品质部、工程部、采购部、财务部等部门的领导签名生效； 4.3.4每种材料以前3名的供应商为公司当月的材料供应商； 4.3.5每月供应商评估的档案，保留财务部，并当为下月的参比资料；4.4 开发新材料的流程与规定 4.4.1每月采购员要到市面上开发新材料，并拿给工程部到生产部试验，生产部确认OK后，归档正式确认方可采购； 4.4.2每月汇报市面上有哪些新材料上市，并把调研结果，写报告给相关部门归档； 4.4.3在开发新材料时，同时要了解单价、货期、品质、供货量等；4.5 材料单价确认流程与规定 4.5.1每款材料每月要有供应商单价表，并有我司总经理签名，方可生效，反之以上月的单价为准； 4.5.2每次采购单价以总经理签名的单价表为依据，任何人不可随意升价； 4.5.3每款材料的单价，以品牌为基准；不同品牌的材料，单价是不同的；5、附件 5.1、《生产工程单》 5.2、《采购单》 5.3、《仓库材料申请单》5.4、《采购操作办法》 3。