【5A版】行政部电脑文档管理技巧.ppt

电脑文档管理,,主讲：龙逸凡 2013年6月16日,【目录】,2,一、 分 类,,,,3,二、 结 构,,,1,【文件夹结构的逻辑】,如何分类更利于文件管理 哪种分类的先后顺序更有利：先类别后年份，还是先年份后类别,【文件夹数量与层级】,数量不宜过多 层级不宜过深,【建立文件夹的结构文档】,可使用tree命令来完成具体方法： 假设要建立E盘“工作文档”文件夹的结构文档，则可以在系统的命令行模式下输入：tree E:\工作文档 /f /aE:\list.xls 回车后就可在E盘生成一个名为list的Excel文件也可生成txt文档，将list.xls改为list.txt即可2,3,4,三、 命 名,,,,5,四、 整 理,,,1,【按文档性质整理】,临时文件夹：待处理 永久文件夹：已完成,【定期整理】,定期分类归档，将已处理文档转入已完成， 将过期、不需要、重复的文档删除，或转移至专门的文件夹存放,【数据的迁移】,IE收藏夹：XP系统默认C:\Documents and Settings\用户名\Favorites如何迁移？………… 桌面、我的文档、下载：默认在C盘，不安全如何迁移？………… 记录：系统重装时RTX、聊天记录的备份、聊天记录的漫游,2,3,6,五、 搜 索,,,1,【基本方法】,按文件名搜索 按包含的文字搜索,【高级技巧】,按日期、类型、大小搜索 搜索未及时保存的临时文档：自动保存的文档位置,【文件夹内快速定位】,对于文件名开头是英文的文件或文件夹，可以通过键盘快速敲击文件名的前一两个字母快速定位。

2,3,7,六、 安 全 1,,,1,【文件加密】,设置打开密码 设置修改密码,【文件夹加密】,Windows自带的加密功能 使用加密软件：宏杰加密,【文档的发布】,要发布的文档最好使用PDF格式 发布的文档设置修改密码,2,3,8,六、 安 全 2,,,4,【文档备份】,用光盘、移动硬盘备份 多电脑备份,【使用网盘】,金山快盘优点：不怕丢失，不怕误删，不怕被覆盖，可找回历史版本跨平盘共享，查看电脑文件，备份指定文件夹（如语音、聊天记录、语音） 文件夹协作、部门文档集中备份,【其他】,不显示已知文件类型的文件后缀名，防止重命名时误修改后缀 不显示隐藏文件和系统文件,5,6,9,The End,链接： 新浪微博：@龙逸凡 微博地址： 新浪博客：。