各职能部门岗位职责1.docx

各职能部门岗位职责（一）人事行政部职责1、保持与公司各部门的联系，掌握人力资源需求信息，搜集各地区劳动人事方面的法律法规，并提出阶段性人力资源需求报告2、负责人员招聘的策划、组织、面试和招聘全过程的管理3、员工入职培训的组织以及监督用人部门进行岗前技术培训4、维护公司各项管理规章，依据实际需要进行编制 修订并监督执行5、建立公司人力资源管理体系，包括对入职、转正、晋职、晋级、降职、降级、辞职、辞退、除名的考核、行文和报批；6、建立并不断完善公司的薪资管理体系7、负责员工劳动合同的签订和鉴证、社保的办理，员工档案维护与管理员工意外险，商业险，公司各项目物业责任险的办理2、员工花名册和员工档案的建立、更新和日常管理3、负责公司有关证照的年检、更换、资质升级等的管理4、对公司各种办公设备包括公司车辆的管理，及公司购买图书的登记、保管、借阅、归还等的管理10、公司相关物品的采购、比价、及各分供方评审11、对公司固定资产作登记、清点、核对工作，督促各部门做好资产的保管，并经常性地检查保管情况12、对日常行政管理过程中形成的管理文件和资料进行收集、整理、分类、归档，确保检索容易、查阅方便二）财务核算部职责1、全面履行财务监督、控制和核算职能。

2、根据国家有关法律法规，建立公司财务核算流程、统计及内部财务管理制度；健全公司内部控制程序，并确保控制程序的有效执行；严格履行会计监督3、负责编制公司年、季、月度财务成本计划、各项费用计划、资金收支计划，确保其可靠、准确且可操作，并监督实施、考核和评价4、对外重大合同从财务角度进行审核建议，监控合同收支进度和执行情况，采取有力措施确保合同的执行5、财务报表和各项财务数据的分析、涉及公司经济、财务的重大事项的考虑、权衡，以减少决策失误的概率6、确保公司各项财务指标的良好状况，减少财务风险7、推行全面经济核算，对公司目标、收支计划，资金运作进行管理，准确、及时的反映公司的收入、费用和利润8、制定相应的各项目标成本、费用限额、薪资标准，控制预算的执行，确保目标利润 （注：华东公司此项中的“薪资标准”划为人事行政部部门职责） 9、公司收付业务的办理，特别是付款业务的办理，严格执行公司的付款流程10、准确、及时的帐务处理，确保会计凭证、报表已恰当的反映了公司的经济业务11、建立健全二级核算制，建立收费台帐，加强对收银员的业务指导和收费软件的管理12、监督公司所属资产的管理，做好对固定资产的盘点登记、造册、编号、立档工作。

13、加强会计核算的微机管理，制定会计电算化管理制度，并做好硬件的保养及软件资料的保管、保密工作；会计档案的归档、管理工作14、税务筹划、劳资、社会保障等有关财务规划15、收集公司常用物品的采购商家、商品和价格信息，做好公司采购物品的核价工作 （注：华东公司此项划为人事行政部部门职责）16、保持与相关银行、税务、工商及其他机构的联系和沟通，并及时办理公司与其之间的往来事项17、售楼处及工地保安及增加的有偿服务合同的洽谈及签订工作，并制定制作前期如《业主临时公约》及《物业使用手册》等文件注：此项为华东公司财务核算部职责之一） 18、负责公司的业主满意度调查及合同续签的跟踪工作 （注：此项为华东公司财务核算部职责之一） 三）市场管理中心职责1、根据公司发展需要，拟定市场拓展管理办法，包括对拓展项目的要求、对开发单位的要求、对项目地域的要求、对经济指标的要求等，以作为公司进行市场拓展的指导性文件2、根据公司发展需要，拟定市场拓展阶段性计划，按计划开展市场拓展工作3、收集物业项目开发有关资料，整理、分类、并提炼于公司市场拓展有用的信息，存档备用4、对拓展项目进行现场踏勘，与项目开发单位洽谈，递送拓展所需的相关资料并与之保持良好的关系和及时的信息交流和沟通。

5、拟定对拓展项目的调研分析报告，报区域公司总裁批准后执行6、拟定拓展项目的物业管理方案、物业管理服务委托合同，按招标单位要求制作投标文件并完成投标所需的全部工作7、组织公司相关人员参与拓展项目的招投标开标答辩中标后，与开发单位签订物业管理服务委托合同，并负责完成到主管部门的备案工作8、当公司接手对拓展项目进行管理后，负责与开发单位就有关工作进行交流和协调9、制定公司阶段性招商计划，尽力开发我公司有能力开办的服务项目；协助公司编制配套服务项目指南10、通过各种渠道收集有关商家的资料和信息，并整理、归纳、分类，形成商家信息资料库，存档备用且不断更新11、随时主动保持与有关商家的联系，受理有关商家的咨询，向其提供我公司的有关信息资料，与其保持良好的关系和及时的信息交流和沟通12、与商家就有关合作事项进行商谈，签订有关协议，收取有关费用13、在与商家履行协议过程中，负责保持与其的联系和信息沟通，协调有关工作，解决有关问题，以确保双方严格执行协议四）信息管理中心职责1、按年制定公司对外宣传和品牌推广计划，并组织对外宣传和品牌推广的具体实施2、全面负责公司对内企业文化建设与宣传3、对公司网络系统包括系统的建立、板块的增设、内容的增减、日常的使用等方面的管理。

4、对公司内刊的编辑制作、宣传资料的起草、企业文化活动的组织和宣传、以及公司有关证照的年检、更换，公司资质的申报和维护的管理5、负责公司公文的编号、核稿、印发、立卷和外部公文的签收、登记、处理、归档6、起草公司工作安排、总结、内部情况交流和其他综合性文件7、负责与主管部门、行业协会的工作衔接、协调、交流和安排布置其交办的工作8、广泛收集主管部门、行业协会、有关媒体对物管行业的有关要求、报道，除与其进行必要的沟通交流外，还应向公司内部通报有关信息9、负责与行业协会、同仁单位等部门的工作信息、管理经验、社会活动等方面的交流10、保持与业主、业主委员会之间的管理信息通报、问题收集、处理、反馈五）品质管理中心职责1、建立并不断完善公司品质管理体系，持续加以改进，以此确保管理服务质量的稳定2、制定并不断完善公司品质督导细则和督导操作管理办法，确保其具有较强的适宜性、合理性、公平性和可操作性3、严格按照公司质量环境管理体系操作规范的要求，对各部门 /各管理处的日常工作进行督导、检查；提出纠正和预防措施并跟进监督执行4、熟悉与开发公司或业主委员会签订的物业服务合同条款，监督、检查各部门 /各管理处履行合同条款的情况；5、监督、检查各部门和各管理处执行公司有关管理规章制度的情况，处罚违规行为。

6、按月在公司内网上通报各部门 /各管理处执行公司质量环境管理体系操作规范和公司管理规章制度的情况， 以及对违规行为的处罚情况7、负责进行公司质量环境管理体系的内审、合规性评价、管理评审，协助进行外审8、对各管理处创建市优、省优、国优小区工作的策划和组织，对各创优小区的具体操作进行监督、检查和提出整改要求并跟进督导六）运作管理部部门职责1、建立并不断完善公司品质管理体系，持续加以改进，通过对各种规范和制度的贯彻执行，确保管理服务质量的稳定2、编写品质督导细则和督导操作管理办法并不断完善，以确保其具有较强的适宜性、合理性、公平性和可操作性3、严格按照公司质量环境管理体系操作规范的要求，对各部门和各管理处的日常工作进行督导、检查；对在执行中出现的不合格，提出纠正和预防措施并跟进监督执行4、公司项目的筹备工作及协助撤场项目的善后工作；监督、检查各部门和各管理处执行公司有关管理规章制度的情况，处罚违规行为5、针对各管理处在客户服务、工程维修、秩序维护、保洁、绿化、社区文化等方面的实际需要，给予技术指导、适时培训、以及必要时的具体组织、协调和实际参与6、协助各管理处和各项目部处理各种较大的突发事件。

7、熟悉与开发公司或业主委员会签订的物管服务合同条款，监督、检查各管理处履行合同的情况；必要时出面协调各管理处、各项目部与开发公司或业主委员会之间的工作和关系8、制定公司年度社区文化活动计划，根据计划并结合各管理处的实际情况，组织实施或协助实施各管理处的社 区文化活动9、监督填报并按时收集、整理各管理处的《管理情况月报表》 ，对《管理情况月报表》中存在的各种问题，提出具体的整改措施并跟进监督执行10、按月在公司内网上通报各部门、各管理处执行公司质量环境管理体系操作规范和公司管理规章制度的情况，以及对违规行为的处罚情况11、协助进行公司质量环境管理体系的内审、管理评审、合规性评价以及外审，具体实施对不合格项整改过程的跟进监督检查，对整改结果进行验证12、对各管理处创建市优、省优、国优小区工作的策划、组织和具体实施，对各创优小区的具体操作进行监督、 检查和提出整改要求并跟进督导七）审计监察部部门职责（适用于西南公司，华东公司各部可参照）1、建立、改进和保持有效的预防机制，对有关经济、劳资等方面的法律纠纷尽可能的防患于未然2、保持与有关法律部门的工作关系，随时就有关法律事务进行协调，获取有关法律法规信息，形成《适用法律法规清单》并不断更新。

3、参与公司法律事务谈判，并就有关法律问题提出书面意见； 处理公司有关法律事务，配合公司法律顾问起草、制作、评审法律文书4、按照物业管理相关法律、法规、政策以及公司的有关制度要求，监督、检查、规范公司各项管理行为，对管 理过程中出现的问题实施纠正和预防5、参与公司重大业务及重大决策的分析论证，并提出含解决方案的法律意见6、对公司有关经济活动的内部控制制度的建立、健全和执行进行监督和评价7、对公司各部门日常管理工作中有关经济行为的合理性、合法性的监督、审核8、对公司各类经济合同的签订、执行以及计划预算、资金使用进行审计监督9、对公司各部门财务收入、各项费用支出及各项票据合理性或合法性的审计监督10、监督、检查各部门贯彻执行公司《精致管理执行指南要求》 、《质量•环境整合体系操作规范》及公司管理制度、文件的情况和各岗位履行职责的情况11、受理并协助（必要时应到管理现场）处理员工、业主、开发商及其他相关方对我公司各部门或员工较大的经济问题、管理问题、质量问题等的投诉12、了解公司员工在法律法规方面的培训需求，拟入培训计划，协助进行培训三、各细化岗位说明书以上各具体岗位的岗位职责，物业培训中心将以“岗位说明书”的形式随即进行明确，立即组织编写后及时下文。