明朝的档案管理工作与制度探析.docx

          明朝的档案管理工作与制度探析                    □ 李熙利学术界有关明朝档案库房设置与管理的研究不深入，只在有关古代档案保护研究的文章中能查到些零散的内容笔者查阅了大量的明朝地方志等历史文献，总结并参考了前人的研究，分析了有关明朝档案机构、多功能档案馆舍和档案管理等问题一、兴建中央多功能档案库房1.大本堂1368年，朱元璋率军攻下元大都，遂颁布了有关元朝档案搜集、保管的法令，即“昭告天下，条布十事”的其中之一当时徐达、常遇春等奉朱元璋之命将元朝的“秘书监、国史监、太史院典籍，太常法服祭器、仪卫及天文、仪象、地理、户口版籍、应用典故文字”，“其或迷失散在民间者，许赴官送纳”徐达入元都，即“封府库、图籍实物，令指挥使张胜以兵千人守宫殿门，……禁士卒毋所侵暴”[1]元至正二十八年十一月，奉朱元璋之命宫内开始修建大本堂，主管有关元朝的档案和图书等的整理、保管工作从修建大本堂看来，朱元璋对元朝的档案管理工作相当重视2.文渊阁库楼文渊阁库楼是集中收藏明朝中枢档案的处所，始建于明定都南京后，位于奉天门东洪武三年（1370）李文忠征讨元顺帝时缴获的大量档案典籍就藏于文渊阁库楼。

文渊阁除收藏文书档案外，还作为皇帝讲读的地方明成祖迁都北京后，下令在宫中的内阁东面重新修建文渊阁永乐辛丑（1421）命修撰陈循将南内文渊阁书各取一部至京，计取书一百柜，载以十艘据史书载，文渊阁“深严禁密，百官莫敢望焉；吏人无敢至其地，防漏泄也禁密文书一小匣，在几上钥之”[2]至此，文渊阁成为收藏明朝中枢机要档案的处所，内阁权势渐长，起草诏令、批签奏章等皆由内阁长官大学士负责据记载，文渊阁外包砖石、不露木材，建筑方式坚固，利于防火为了便于通风，开设了一个窗户，有利于档案的保护3.后湖黄册库后湖黄册库用于保管明朝赋役档案，规模巨大，是当时世界上最伟大的档案馆之一后湖黄册库位于应天府（今江苏南京市）城外东北侧玄武湖中央后湖紧靠皇城，且外面有外城护卫负责把守，“后湖之广周遭四十里，中突数州，断岸千尺”因此，此处对于收贮档案册籍而言，“诚天造而地设者也”[3]自洪武开元直至1645年清兵攻陷南京，后湖黄册库的收储、保管功能从未中断，也从未搬迁过在明初，为解决元末生产凋敝、户口失实的问题，“太祖籍天下户口，置户帖、户籍”，且于“洪武十四年（1381）诏天下编赋役黄册”明朝将全国户口、土地、财粮和征收、核对赋税等事项均记录在黄册上。

洪武二十四年（1391），制订了黄册的具体编制方法，“攒造黄册格式，有司先将一户定式，誊刻印版，经与坊长、厢长、里长并各甲首，令人户自将本户人丁、事产，依式开写，付该管甲首，其甲首将本户并十户选列文册，送各该坊、厢、里长，坊、厢、里长各将甲首所造文册，攒造一处，送赴本县”在推行黄册制度后，明王朝又建造了用于收贮全国赋役黄册的南京后湖黄册库明王朝别出心裁地将黄册库建于玄武湖的湖心岛上，一方面可以避免火灾，另一方面保证黄册库与外界隔绝，对于安全和保密有重大意义黄册库册架材料全部选用木制，而不用竹，为的是防止虫蛀；只在每年4—10月晒册；库内不允许使用灯火，湖内外侍卫戒备森严，不允许不相干的人靠近，并且只在每旬一、六开船过湖4.皇史宬皇史宬是专门保存皇家档案史册的库房皇史宬总面积8460平方米，坐北朝南正殿建筑类型为庑殿式，沿袭古代金匮的制度，在材料的选取上摒弃了木质，全部使用砖石结构，坚固耐用有利于防火皇史宬的结构设计颇费心思，采取了当时最适合档案保存的建筑策略，非常适合当做档案库房至明朝中期，在内阁的藏书中存有历位皇帝实录和宝训，且数目巨大然明朝火灾频发，大量建筑物毁于火灾，内阁藏书“既无金石藏书之具，又无名山藏副之制”，后弘治五年（1492）礼部尚书兼文渊阁大学士的丘浚提出，为收贮皇家图籍档案应“于文渊阁近便去处，别建重楼一所”。

几经周折后在明世宗嘉靖十三年（1534）七月，诏令不用木植、专用砖石垒砌，“命内阁同在工诸臣视建造神御阁，即重楼”嘉靖十五年（1436）七月，按丘浚的设计建成，当时只有一层，始命名为神御阁，后更名为皇史宬，收藏宝训、实录等二、兴建地方档案库房明朝各级地方官府分别修建了规模大、形式多的档案库南京刑部尚书何乔新归隐后曾撰文描述了有关江西布政使司黄册库的修建过程，从他的叙述中可看出，档案库房建设得到了当地地方官员的大力重视，库房的建筑规模也相当可观除江西外，湖北荆州“架阁库九间”，湖南岳州府“成化间建架阁库，嘉靖四年重建架阁库六间”等等其他府、州、县架阁库规模比上述略小，一般建一间或三间当时档案机构建造规模与现在市、县档案机构规模相差无几，可见明朝地方官府对其重视程度不一般1.普遍设置档案机构从明朝地方志的记载中我们可以看到，当时地方官府如府（州）、县等修建的架阁库（含类似机构）数不胜数另外有些地方志中虽然没有建造架阁库的记载，但却有关于架阁库官吏的记载如广东惠州府下辖的和平县；江苏通州下辖的海门县；浙江浦江县；安徽宁国府的宣城县；福建的惠安县；山东的莱芜县等一般配备一至二人来管理地方档案机构，其职官主要有库子、典司、吏等。

2.架阁库和黄册库架阁库和黄册库是明朝地方主要的档案机构据明朝地方志所记载，其地方的档案机构按照功能可划分为两类，一类是架阁库，用于保存案牍（公文档案），案牍是政府机关在执行公务过程中经过文书处理程序分散形成的，用于记录下达的文书和刑名狱案文书另一类是黄册库，用于保存黄册，按照规定在编制黄册的过程中要逐级核实其内容，核实无误后才能按照县、州、府、司、户部的政治系统逐级向上汇总明朝地方官府专门设立了相关机构用于保存案牍档案和黄册档案，主要有：（1）架阁库兼贮藏黄册档案郡邑黄册，建库藏之，重民数也……旧制，天下版籍每十年辄改造，缮写既成，献于天府，藏之后湖库；副本在布政司，藏于架阁库”该段记载见于《江西布政司黄册库修造记》，在《万历淮安府志》、《隆庆长州县志》、《嘉靖颍州志》、《弘治徽州府志》、《嘉靖汀州府志》等地方志中也有相关类似记载架阁库作为当时的综合性档案机构，不仅簿籍还有案牍都贮藏其中，有的地方官府还特别在架阁库中设置了专门的区域，用于贮藏所辖地区的黄册嘉靖戊子，钱奉天子之命来守太平首询民数，吏以册籍对，究之，则三绝腐什三矣继询利弊，吏以卷牍对，究之，则损匿什五矣……建库三连各五楹，左藏黄册，右藏案牍”[4]。

见于《太平府架阁库记》[5]2）地方官府专门建造黄册库据各县县志记载，龙川县“天顺七年（1463）重修,中为堂，左为幕厅,右为黄册库”；四川马湖府“堂之左隅为经历司,傍为广储库,右隅为照磨所,傍为黄册库”；兴宁县“堂之西为黄册库”……另外广东惠州府博罗县、江西瑞州府的高安县、河南固始县等县志中均可见有关建造黄册库的记载3）架阁库、黄册库分别建造《嘉靖兴宁县志》记载“中古籍书店之东为尉厅，堂之西为黄册库……右亭为兵刑工铺长架阁库”浙江省的绍兴府、江西省广信府、临江府、台州府的平湖县和象山县、安徽省颍州的颍上县、池州府的石棣县、福建福宁州的宁德县、河南省商城县、河南兰考县等等地方政府均分别修建了架阁库和黄册库3.档案机构在衙署中的地理位置明朝衙署建筑常用的布局为“横三纵三”，即总体建筑坐北朝南，从横向分为左中右三路，纵向分为前中后三段，中段、中路分别为横向和纵向的主轴，全衙最重要的核心建筑位于中心，称为“大堂”根据考证的资料得知，明朝地方档案库大多位于大堂西或西南方向，在衙署平面布局中位于中轴线以西或右古人有“东生西藏”一说，即将东方和春天、生长等联系在一起，将西方和秋天、收获等联系在一起，另外当时人们以右为主为上，架阁库、黄册库等档案机构占据了衙署地理布局中的重要地位，由此两点可以看出地方政府对档案管理相当重视。

但也有少数档案机构建在大堂之东或后面的，如江苏昆山县“堂之东架阁库”，河南兰阳县“堂东北有册库，架阁库在东房末”等但就查阅到的资料统计数据来说，建在大堂之东或后的档案库数量很少4.地方档案管理机构和管理人员为了更好地管理所存档案，明朝地方设立了系统而又独立的文书和档案管理机构及管理人员地方的档案机构有经历司、照磨所和承发司往来文移之事由经历司主管，文书和卷宗由照磨所主管，发送文书等事宜由承发司主管三个机构在当时分工很是细致，分工也很明确，互相之间的职责相对独立又互相联系，有利于档案保管、收贮和使用经历、照磨、检校、主簿、典历、管勾及同管勾领司事均为负责保管文书的官吏在《正德琼台志》中有关昌化县的记载有这样一句话，“六房承发架阁铺长吏俱同定安”，说的就是琼台管辖范围内的定安县架阁库的管理人员有典一名、吏一名从上述史料看出，当时的文书工作人员和档案管理人员各有分工，各司其职，互相之间的工作相对独立总而言之，明朝上自中央，下至地方各级政府都在档案收贮、保存上面煞费心思不仅积极搜求各类档案资料，更设立了专门的档案机构来保管档案资料，有专门的档案管理人员和管理制度，分工明确各司其职，工作相对独立又不失联系。

这些都说明档案保管工作在当时颇受统治者的重视，有了完整的档案库房设置和管理，档案工作已普遍、系统地开展起来参考文献[1]赵振萍.明朝加强文书、档案管理的一些措施[J].档案工作,1984(4).[2]王冰.明代政府对文书档案的管理及其对当代我国档案管理的启示[D].吉林大学,2009.[3]所桂萍.明代档案机构设置及其管理研究[J].江汉论坛,2007(12).[4]朱建贞.朱元璋与明代的文书档案工作[J].湖北大学学报(社科),1999(1).★作者单位：河南城建学院  -全文完-。