用友T6金牌服务课程班培训课件：基础信息.ppt

课程名称:基础档案讲 师 ：目录 基本信息 基础档案 部门档案 往来单位（主要讲并户和批改） 存货（主要讲自由项和计量单位） 财务 （主要讲会计科目和凭证类别） 业务（主要讲仓库档案和收发类别） 数据权限 数据权限设置 金额权限设置 说明及注意事项 说明： 这些基础档案可以随着业务的发展不断增加，也可以做相应的修改； 已经使用过的基础档案不能删除； 如果在建立账套的时候，选择了“存货、客户、供应商进行分类”，则要分别先建立存货、客户、供应商的分类，再建立具体的档案如果没有选择分类，则可以直接建立相关档案是否分类”还可以用账套主管身份登陆系统管理进行修改基本信息 系统启用进入门户设置基本信息系统启用把要选的模块打上对勾举例：我们在新华公司账套中先启用“总账”模块 编码方案进入门户设置基本信息编码方案根据企业需要修改编码方案 数据精度进入门户设置基本信息数据精度根据企业需要修改数据精度基础档案部门档案 机构设置部门档案和职员档案举例1（增加部门档案）：假定新华公司部门设置如下：11个一级部门，4个二级部门 首先检查系统默认的编码方案是否合适 以账套主管登陆U6门户，点击基础信息基本信息编码方案，看到一级部门二级部门董事会财务部行政部生产部A车间、B车间采购部销售部销售一部；销售二部商务部人事部实施部服务部市场部基础档案部门档案操作步骤 这里的部门级次是二级，适合需要。

但第一级的编码用一个字符表示，如果用数字表示，则只能录入0-9共10个部门，而我们一级部门是11个，第11个部门的编码只能用英文字母表示为了统一，我们直接把一级编码修改为2位，即把编码方案修改为2 2形式，这样可以录入00-99共100个一级部门用账套主管88登陆U6门户，点击基础信息机构设置部门档案，按照编码方案录入档案，保存例如：1、点击“增加”按钮，录入部门编码01，部门名称“董事会”，负责人可以在录入职员档案后再补录，点击“保存”按钮不点击“保存”按钮，再直接点击“增加”，或者点击“放弃”，则放弃当前的操作2、点击“增加”按钮，增加06销售部，0601销售一部，0602销售二部，分别“保存”基础档案注意事项：1、增加：第一个部门可以直接录入，第二个必须在第一个保存后点击“增加”按钮才能增加2、必录项：部门编码和部门名称必须录入这里的编码必须唯一，名称不能重复3、字符要求：基础档案中的任一字段禁用以下英文字符：* _ % | ? & ; ? 4、保存：必须要点击“保存”按钮才能保存5、修改：选中某一部门，可以对其修改，但不能修改编码，即使没有使用过的部门6、删除：对于没有使用过的部门，可以删除。

基础档案往来单位 往来单位客户分类客户档案供应商分类供应商档案地区分类举例（客户档案）操作步骤及注意事项与部门档案相同重点解释一下客户档案中的“并户”和“批改”功能基础档案如何实现并户？ 在设置、管理客户档案时，要注意保持每个客户的唯一性例如在客户名称中有用友公司和用友（集团）公司，而实际上这是同一个客户，象这样只能保持一个用户名称，此时就可以使用系统提供的并户功能，点击客户档案中的“并户”按钮，弹出如图对话框： 输入被并户的客户编码以及并至客户处的编码，确认即可系统提示并户成功，则表明已完成并户，被并户的客户将不再出现在客户列表中，只保留并至用户的基础档案信息，被并至客户业务数据保留并入“并至用户”如何实现批改？点击工具栏上的“批改”按钮，显示如下界面：例如要修改客户编码001的所有“客户名称”为“一级客户”，修改方法如下：首先从下拉框中选择“修改项目”为“客户名称”，修改内容为“一级客户”，在“项目选择”下拉框中选择“客户编码”，关系符号选择“”，直接输入“001”，点击“加入条件”按钮，显示区显示表达式“客户编码001”，点击“修改”按钮，系统按照设定的条件将所有编码001的客户名称全部改为“一级客户”基础档案存货 存货存货分类计量单位存货档案举例（存货档案）操作步骤及注意事项与部门档案相同重点解释一下存货档案中的“自由项”和计量单位基础档案自由项：是指存货目录中，同一编号的存货有不同的属性在固定属性中不能描述，在实际应用中要灵活输入的项，一个存货可以有多个自由项。

举例：服装加工厂，其存货为各种服装，每种服装又有各种颜色和尺寸，但其成本和售价都是一样的，企业不想按服装品种和颜色、尺寸设置存货档案，这样如果生产出新的颜色或尺寸的服装，用户就需要在存货档案中设置一个新的存货，这样将会使存货编码大量增加，也会增加用户的工作量，加大管理难度因此用户可按服装品种设置存货档案，将服装的颜色和尺寸作为服装的自由项设置 存货编码 存货名称 规格型号 0101 男式衬衫 真丝 自由项 颜色：蓝色、白色、黄色 自由项 尺寸：39、40、41、42 通过存货档案自由项的设置，在库存管理系统中，可按自由项设置账簿并进行统计分析，在上边的例子中，用户可以查询每种服装各颜色各尺寸的收发存情况基础档案计量单位 本功能主要用于设置对存货的计量单位组和计量单位信息 首先在该档案中设置好计量单位组，再在组下增加具体的计量单位信息举例：需设置主计量单位“包”，辅计量单位“个”，每包有产品12个操作步骤：在计量单位主界面， 上的“单位”，出现如下界面：点击“分组”按钮，显示以下界面： 点增加，先录入辅计量单位，换算率点“增加”，录入计量单位组编码“01” 处写“12”，保存后，再点增加，录入和计量单位组名称“容量”，点“保存” 主计量单位编码和名称，保存。

回到计量单位主界面，在计量单位组别处选中”01容量”， 再点击工具栏基础档案 注意事项：1、设置固定换算率时，可以选择的计量单位组中才可以包含两个（不包含两个）以上的计量单位，且每一个辅计量单位对主计量单位的换算率不为空，此时需要将该计量单位组中的主计量单位显示在存货卡片界面上2、设置为浮动换算率时，必须并且只能设置两个换算单位，这两个单位之间的换算率可能会在不同的业务交易中变动3、唯一计量单位或者有两个计量单位的计量单位组，可改成有两个以上计量单位的计量单位组，但不能改回来但修改时若检查该计量单位组已经被设为浮动换算率的存货使用，则该计量单位组中就不能增加两个以上的计量单位4、已经使用过的计量单位不能修改基础档案财务 财务会计科目、凭证类别、外币设置、项目目录、备查科目设置重点讲一下会计科目和凭证类别的设置，这是启用总账必须要设置的两个选项会计科目 增加、删除一级科目或者明细科目：建立账套的时候，如果选择了“按照行业预置”科目，则系统会按照该行业的会计制度预置一部分科目，企业根据自己的实际情况再增加、删除 步骤：基础设置财务会计科目增加（删除） 修改会计科目：主要是会计科目名称、账页格式（金额式、数量金额式、外币金额式、外币数量式）、辅助核算（个人、部门、项目、客户、供应商五中辅助核算，可以两两组合）。

步骤：基础设置财务会计科目选择需修改科目单击修改或双击该科目打开修改会计科目窗口修改激活修改内容进行修改确定返回基础档案 凭证类别：基础设置财务凭证类别 可以根据自己的需要，选择合适的凭证分类方式，如选择“收付转”方式为了确保凭证的正确性，还可以设置“限制科目”如上图所示，设置完限制科目后，如填制收款凭证，借方没有“1001”或者“1002”两个科目，则报错基础档案业务 业务 仓库档案、收发类别、采购类型、销售类型、成套件、费用项目、发运方式、货位档案以及非合理损耗类型等设置 重点讲一下仓库档案和收发类别的设置，其他项目设置方式类似 仓库档案 步骤：基础信息基础档案业务仓库增加录入信息保存注意计价方式的选择，不同的计价方式会影响到后期成本反填时点基础档案 收发类别：基础档案业务收发类别增加录入信息保存数据权限 数据权限控制设置 双击“数据权限控制设置”，数据权限的控制分为记录级和字段级，选择业务对象，比如选择客户，那么“客户”将在“数据权限设置”中的“业务对象”显示出来. 数据权限设置 必须在系统管理中定义角色或用户，并分配功能级权限后才能使用此功能 第一步：权限分组 操作步骤：双击“数据权限设置”选择业务对象为“客户”分组增加 输入权限分组编码和名称保存 第二步：档案分配 操作步骤：双击“数据权限设置”选择业务对象为“客户”分配可以选择分类或档案保存数据权限第三步：权限分配操作步骤：选择记录分配对象选择角色和用户授权保存设置返回刷新金额权限设置含义：本功能用于用户可使用的金额级别，对业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核额度、科目的制单金额额度。

以科目制单金额额度为例来讲解操作步骤第一步：设置科目金额级别操作步骤：双击“金额权限设置”选择业务对象“科目级别”点击级别按钮，进入“金额级别设置”界面，双击“科目编码”，录入级别1-6的金额数据权限第二步：分配用户科目金额权限操作步骤：双击“金额权限设置”选择业务对象“科目级别”点击“增加”双击用户编码选择已设置好的金额级别（一个用户只能选择一个级别）注意：1、设置科目金额级别时，上下级科目不能同时出现2、采购订单级别设置相同提示：金额权限控制中有三种情况不受控制1、调用常用凭证生成的凭证；2、期末转账结转生成的凭证；3、在外部系统生成的凭证，如果超出金额权限，保存凭证时不受限制 。