第十二章人事档案管理制度.doc

第十二章人事档案管理制度一、人爭档案保管制度□目的第一，保守档案机密现代金业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密的一部分对人爭档案进行妥善保管，能有效地保守机密第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主耍任务第三，便于档案材料的使用保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料的前提和保证□人事档案保管制度的基本内容建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度1) 材料归档制度新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的耍求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 位置；再次，在日录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案2) 检查核対制度检查与核対是保证人事档案完整、安全的重耍手段检查的内容是多方血的，既包扌舌对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 等检查核对一般要定期进行但在下列情况下，也要进行检查核对：——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：——对有些档案发生疑问Z后，如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害Z后，如发现材料变霍，发现了虫蛀等3) 转递制度转递制度是关于档案转移投递的制度档案的转递一般是由工作调动等 原因引起的，转递的大致程序如下：① 取出应转走的档案；② 在档案底账上注销；③ 填写《转递人事档案材料的通知单》；④ 按发文要求包装、密封在转递中应遵循保密原则，一般通过机耍交通转递，不能交本人自带另外，收档单位 在收到档案，核对无谋后，应在冋执上签字盖章，及时退冋4) 保卫保密制度具体要求如下：① 对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备② 库房备有必要的防火、防潮器材③ 库房、档案柜保持淸洁，不准存放无关物品④ 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合⑤ 无关人员不得进入库房严禁吸烟⑥ 离开时关灯关窗，锁门5) 统计制度人事档案统计的内容主耍有以下儿项：① 人事档案的数量② 人事档案材料收集补充情况③ 档案整理情况④ 档案保管情况⑤ 利用情况⑥ 库房设备情况⑦ 人事档案工作人员情况二、人事档案利用制度□目的第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本耍求□人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式：(1) 设立阅览室以供利用查阅阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理这种方式具冇许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 失等这是人事档案利用的主要方式2) 借出使用借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还3) 出具证明材料这也是人事档案部门的功能之一出具的证明材料对以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也町以是人事档案材料的复制件要求 出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等3.人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续这是维护人事档案完整安全的 巫要保证1) 查阅手续正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告中写明査阅的对象,目的,理由,査阅人的概况等情况;其次,査阅单位(部门)盖章负责 人签字；最后，由人事档案部门审核批准。

人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 ，手续齐全，则给了批准2) 外借手续首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与査档报告相似其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后,进行借档登记把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人 员签字最后，归还时，及时在外借登记上注销3) 出具证明材料的手续：单位、-部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照冇关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料山人爭档案部 门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。