信息处理二课件.ppt

秘书学第三讲信息处理（二）,传递与储存信息,一、信息传递的要素和方向 （一）要素： 1.信源，即信息的来源，分为原生源和再生源原生源生成的信息以原始信息形式直接进入传递程序，如秘书向上司重复客户来电中对产品的意见；再生源的信息是指经过收集、加工过的信息，是以二次信息的形式进入传递程序，如秘书将市场对产品使用的反馈意见以图表形式送交上司 2.信道，即信息传递的通道，包括信息传递的媒介和运行方式如通过网络发商务函电，通过传递公司开会通知，通过会议传达上级单位最新批示等 3.信宿，即信息传递的终点，是信息的接受者如收到订货单的发货商，被通知阅读公司重要会议纪要的部分管理人员等 （二）方向 1.内向传递指在单位或系统内部的信息传递，如信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等 2.外向传递指单位为达到一定的商业目的而向社会公众传递信息，一般通过信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式Company Name,二、信息传递形式,（一）信件信件是正式的书面交流信息，可内外向双重传递对外时，如给客户、供应商、政府主管部门，对内时，如提薪升职信件有凭证作用，便于阅读和参考，常用于需要传递特殊信息的人之间。

但对外传递时需花费邮资，无法交流看法，只能在数量有限的人群中使用 商务信件的一般格式：,,Company Name,,,Company Name,（二）备忘录 备忘录是通信的简化书面表格，用来通知或布置有关工作事项，常用于内向传递，作为企业内部信息交流，一般不用客气称呼备忘录文字较少，使用方便，但沟通慢，不容易交流看法 （三）通知或告示 通知或告示使用频率最高，用来企业内部事项的告知，时间性很强写通知或告示时语言应精练，语气应平易，最好用商量的口吻，避免用生硬的命令口气文本要简短，图片或色彩要有吸引力 （四）传阅单 传阅的内容较多时使用传阅单，列出所有应当阅读该信息的人员和部门，阅后签名确认 （五）企业内部刊物 企业内部刊物（house journals）用来介绍企业动态信息和业务进展情况，是员工与管理人员之间联系的重要桥梁许多大型组织都有自己的内部刊物，或员工杂志（staff magazine）内容有：董事长或总经理报告；企业内部信息，如公司设立分部；职务提升信息；员工信息，如员工获奖，业务上有重大进步；业务往来信息，如与某公司合作进展情况等Company Name,（六）报告和指示 报告是对上级汇报情况或让平级或下级了解企业经营发展情况的正式文件，如南鸿公司关于教育培训业务开展情况的报告；指示是上级或上司对下属发出的工作要求，一般讲清目标，工作方式，规定时限，指出为达目标而采取的措施。

（七）新闻稿 企业对外公布决定或政策时，可采用发布新闻稿的形式，写作时应简明扼要，直入主题，客观反映事实，不作评论说明，如南鸿公司旅游分公司调整暑期境外游价格，中信地产调整策略应对房产限价 （八）新闻发布会 在一定时间内，为及时公布重要信息，如最新产品、最新技术成果等而举行新闻发布会，在产品展览会前或期间均可举行，面对面的交流效果显著如“瑞星公司2008杀毒软件上市新闻发布会”，“康成制药有限责任公司最新抗肿瘤药灵达芝上市新闻发布会”在新闻发布会召开之前，秘书人员要起草发布稿，由上司审定后寄发给受邀单位下面是一则新闻发布会发布稿实例：,,Company Name,,Company Name,,Company Name,,Company Name,,（九）声明 在公开出版的报刊上宣布新的任命或、地址的变更等，要简短且引人注目如“南鸿公司客户报务中心地址、变更声明”，“灵光公司关于禁止假冒本公司畅销产品一滴尽的声明”，“茅台酒厂声明”等 （十）直接邮件 直接邮件是将企业的信息材料通过邮局寄出如某化妆品公司寄出的试用产品，某保险公司寄出的保险宣传单等Company Name,三、信息传递的方法,（一）语言传递 语言传递是将信息转化成语言后传递给信息接收者。

这种方法简洁、直接、快速，能及时倾听到反馈信息，但获得信息零乱，接收信息者难以储存信息形式有报告、对话、座谈、讲座、录音、技术交流或产品推广人员的现场讲解等 （二）文字传递 文字传递是将信息变成文字、符号、图表或音像等形式进行传递，易于保存且不致变形，可实现远距离的传递文本是大多数信息传递的形式；表格可用于对特定的且带有标准化的信息进行展示，如：,,Company Name,XX股份有限责任公司邮件登记表,,Company Name,图表的基本类型有柱状图，其中的数字用柱子标示，用来比较统计数字，效果直观如：南鸿公司2006年旅游纯收入（万元）,从表中可以看出该公司第三季度旅游收入为最高，而其他季度则基本持平Company Name,饼状图是用环形的形式展示信息，圆环被分成几个区域，每个区域信息在整体中占一定百分比如：,,,Company Name,折线图用于表示趋势及比较性信息，如：,,,Company Name,框图是有图解的形式表达信息，有流程图和组织图，如流程图：信息图的组成,,,,Company Name,如组织图： 南鸿集团组织结构图,股东大会,董事会,总经理,部门经理,部门经理,分公司经理,分公司经理,分公司经理,,,,,,,,,总经理 办公室主任,,,,,Company Name,（三）可视化辅助物传递,可视化辅助物传递用来帮助理解工作任务和信息，可用于消防、安全布告和出口标志等。

包括影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏等形式进行影像与投影用得较多且效果明显，影像传递信息具有真实性、直观性和感染力，如制作录像带宣传企业文化和产品、进行安全培训等投影用于演示信息，用较大、较少的字投影到屏幕上，容易引起人们对信息内容的关注Company Name,（四）电讯传递,利用现代化的通信手段将信息转换成电信号来传递的一种方式，具有容量大、传递速度快、抗干扰能力强，效果好的特点，如、、电子邮件等 除以上几种常用的信息传递方法外，还有光传递、机要交换和专人传送等光传递是通过光缆纤维、激光等形式传递信息，机要交换常用于上行、下行或横向传递，互相传递的单位往往是业务来往较多的单位绝密而又紧急的信息，可采取专人传递的方式Company Name,“传递信息”之案例,工作情景 （总经理办公室）早上八点，宁俐一上班，一份备忘录已放在她的桌上：,,Company Name,,Company Name,宁俐看完后，赶紧取出公章，与其他几位同事准备盖章后送出去突然，宁俐叫停了大家：“等等，这份函写得好像不恰当，我们不能就这样送出去众人一起看这份函：,,Company Name,,各位业主： 最近你们老是有人反映小区里白天不知从哪里窜进来许多猫狗，到处排泄大小便，不仅弄得各位业主出行时几乎无处下脚，还有几个烦心事，比如噪音，因为猫狗乱叫，又不讲道理，整天小区内鬼哭狼嚎，阴森恐怖，这是一个事。

再比如危险，据说被狗咬伤后，很容易得狂犬病，没得治，这是据说上升到中国人死亡原因第三大的因素至于脏臭就不用说了，甚至还有人牵着狗在小区花园里闲逛，无法无天一样，太不像话 作为建筑商和物业管理商，我公司认真接听了每一个投诉，经过调查研究，终于确切了解到以下情况，现敬告业主们如下：,紧急函件,,Company Name,1这些猫狗与我公司无关，小区大门出入人员太多，不可能逢人必查，如果那样，需增多管理人员和经费，又得加收物业管理费了，所以目前没有切实可行的办法防止 2据了解，这些动物不是流浪的，而是有人带进来的，这些人很可能是各位业主的亲戚好友，否则也不会无端地进到我们这个小区所以请各位业主告诫自己的亲朋好友，以后不要带猫狗窜门 3基于这些动物的危险性，请各位业主务必管好自己家的小孩，切切不要逗弄它们一旦发生险情，请业主赶紧拔打120，我公司已履行告知义务 祝各位业主平安！ 南鸿集团房地产分公司（印） 2007年10月31日,,Company Name,看完这份所谓的函，有同事忍不住笑了起来宁俐忍住笑，说：“这份东西不知是谁写的，李主任一定没来得及看，我看不能就这样送出去，否则会给公司惹麻烦的。

这样吧，我现在赶紧根据这些内容拟写一份歉意函，待会李主任回来，给她看后下午再送出去也不迟Company Name,技能实训 请参阅相关知识部分，代宁俐拟写这份歉意函写好后想一想，除了送达各位业主信箱里外，还有什么合适的信息传递方法？ 评价参考 1商务信件格式正确10） 内容符合工作实际，能达到致歉的目的50） 语气得体，要能写出该公司的诚恳的态度40）,,Company Name,二、信息存储工作程序 （一）登记 登记是为了建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用信息登记分为总括登记和个别登记两种 总括登记：对存储信息按批分类登记，如客户信息，若按地域、层次分类，则可登记存入册数如10，种类如2，总量1000 个别登记：按信息存储的顺序逐件登记，是对每一类、每一份、每一册信息资料的详细记录，便于掌握各类信息的具体情况登记的形式常用的有簿册式、卡片式，簿册式如下表：,,Company Name,,客户性质：单位,XX公司旅游分公司客户资料信息登记册,,Company Name,（二）编码 信息的编码由字母或数字组成基本数码，再由这些基本数码组合成数据主要方法有： 1.顺序编码法。

按信息发生的先后顺序或规定一个统一的标准编码用于不很重要或无需分类的信息资料的储存可按数字、字母、内容（如政治、经济、科技、文教）的顺序排列编号如公司员工的所有学历证书号码存储，就可按时间先后依次排列而无需考虑职位高低Company Name,,2.分组编号法 利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类，进行单独的编码采用这种方法时，所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，越往右排列，则标志越小的类别如： 1000市场信息资料 1100旅游市场信息资料 1110广东旅游市场信息资料 1111珠三角旅游市场信息资料,,Company Name,（三）排列 经过科学编码的信息资料需要有序存放排列常用的方法有： 1.时序排列法按接收信息的时间先后顺序存放排列，适用于信息资料不多，服务对象较为单纯的单位如某小区物业管理公司，服务对象仅为小区为数不多的业主，资料信息可按此排列 2.来源排列法按信息来源的地区或部门，结合时间顺序，依次排列如某培训学校按年级将学员生源信息依次排列，招生时即可加大对生源集中地区的宣传 3.内容排列法按信息所反映的内容分类排列，可结合信息编码的大小排列。

如上列分组编号信息，可按地区范围的大小依次排列信息 4.字顺排列法按信息名称字顺排列，包括笔画笔顺法和音序法，各类字典、词典、百科全书等多按此种方法排列Company Name,（四）保存 1.手工存储 将单位的纸面信息手工存放在文件夹或文件柜中，便于利用和阅读，而且设备便宜但占用空间大，信息容易受到火、潮湿和蛀虫的破坏，如果排放有误的话还很容易影响查找效率在进行手工存储大量信息时，秘书应编制目录或索引卡，与原始信息放置一起存储 2.计算机存储 计算机存储信息量比较大，相比手工存储大大节约了存储空间，容易编辑、查找或更新如数据库、电子表格、文字处理或其他应用程序的形式形成的信息均可放入计算机中存储，如软盘、USB盘、移动硬盘等但计算机存储信息设备相对较贵，容易被网络病毒侵害，又易丢失，所以应对信息进行定期备份，并将备份材料另放，特别重要的应制成书面材料进行备份，以防万一Company Name,3.电子化存储 利用电子文档管理系统存储信息，文档存储在。