提高工作效率整理好电脑里资料.ppt
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提高工作效率整理好电脑里资料 怎样拯救我们的怎样拯救我们的“脑脑” 今天围绕三个部分交流今天围绕三个部分交流怎样改进怎样改进为什么做为什么做 为什么要管好电脑文件？为什么要管好电脑文件？工欲善其事工欲善其事必先利其器必先利其器 ＠平凡不美老板老板这些悲催的情况有木有？这些悲催的情况有木有？的一端客户要的资料怎么也找不到？的一端客户要的资料怎么也找不到？的一端客户要的资料怎么也找不到？的一端客户要的资料怎么也找不到？应聘人来了，收到的应聘人来了，收到的应聘人来了，收到的应聘人来了，收到的面试简历面试简历在茫茫的文件中分不清！在茫茫的文件中分不清！在茫茫的文件中分不清！在茫茫的文件中分不清！站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！ ＠平凡不美电脑文件最容易乱的地方在哪里？电脑文件最容易乱的地方在哪里？我的文档我的文档MyDocument有木有？有木有？系统中用户的文系统中用户的文件夹件夹X:Documen-tsandSettings**个人下载目录个人下载目录X:Downloads有木有？有木有？桌面桌面Desktop有木有？有木有？ ＠平凡不美文件管理的真谛文件管理的真谛• 在于在于在于在于文件方便文件方便、、、、快速提取快速提取•科学地分类科学地分类和和和和 规范化命名规范化命名是文件是文件是文件是文件管理的管理的管理的管理的精髓精髓所在所在所在所在 ＠平凡不美电子文件三要素电子文件三要素文件存放路径文件存放路径电子文件分类电子文件分类文件怎样存放才好文件怎样存放才好怎样快速找到文件怎样快速找到文件文件保存属性文件保存属性电子文件电子文件文件文件文件文件文件文件文件文件文件 ＠平凡不美要素之一：文件存放路径要素之一：文件存放路径•硬盘——一棵树分区——大的枝桠文件夹——分枝，内嵌文件夹——小枝桠文件——树叶，•同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间•某一个文件所在的地方：分区分区\文件夹文件夹\子文件夹子文件夹\文件名文件名，路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径，这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。
＠平凡不美要素之二：文件保存属性要素之二：文件保存属性存档存档只读只读隐藏隐藏能看的！能看的！能改的！能改的！只能看！只能看！不能改！不能改！防修改！防修改！一般你看不到一般你看不到设置了才能看设置了才能看可防错误删除可防错误删除 文件文件类类型型格式格式格式特征格式特征纯纯文本文件文本文件TXTTXT格式格式格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少XMLXML格式格式遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换版式文件版式文件PDFPDF格式格式遵循ISO/DIS19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换CEBCEB格式格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换SEPSEP格式格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换要素之三：文件分类：常见电子文件格式要素之三：文件分类：常见电子文件格式1 文件文件类类型型格式格式格式特征格式特征格式化文格式化文本文件本文件RTF格式格式格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。
WPS格式格式支持数字签名、可向其他文本格式转换图图像文件像文件TIFF格式格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强JPEG格式格式遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换GIF格式格式支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换PNG格式格式支持无损压缩、格式透明、易于转换要素之三：文件分类：常见电子文件格式要素之三：文件分类：常见电子文件格式2 文件文件类类型型格式格式格式特征格式特征音音频频文件文件WAV格式格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换MP3格式格式遵循GB/T17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换WMA格式格式内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换视频视频文件文件AVI格式格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换MOV格式格式格式紧凑、易于转换 MPEG格式格式遵循GB/T17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式要素之三：文件分类：常见电子文件格式3 如何去做如何去做怎样改进怎样改进为什么做为什么做 ＠平凡不美电脑文件的电脑文件的“5S”管理管理整理整理(Seiri)、整顿、整顿(Seiton)、清扫、清扫(Seiso)、清洁、清洁(Seiketsu)、、素养素养(Shitsuke) ＠平凡不美整理整理Seiri1S盘符盘符固定化固定化整理整理三要点三要点结构结构科学化科学化存放存放目视化目视化目标：目标：把需要的文件以把需要的文件以定定位位、、定定量量以便用最快的速度取得所需以便用最快的速度取得所需 ＠平凡不美整理整理Seiri——盘符固定化盘符固定化1SC:D:E:F:四个盘符标准规划为：四个盘符标准规划为：操作系统盘操作系统盘应用软件盘应用软件盘工作文件盘工作文件盘私人文件盘私人文件盘本地磁盘(C:)本地磁盘(D:)本地磁盘(F:)本地磁盘(E:)计算机计算机盘符固定化整理整理三要点三要点存放目视化结构科学化 ＠平凡不美整理整理Seiri——结构科学化结构科学化1S适合的文件夹适合的文件夹(科学地分类科学地分类)适中的层级数适中的层级数(结构的深度结构的深度)盘符固定化整理整理三要点三要点存放目视化结构科学化工具软件工具软件精选精选PPT参考文件参考文件项目文件项目文件常用软件常用软件控制文件夹控制文件夹与文件的数目与文件的数目50-100个个项目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交文件……03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB调研文件工作安排终端支持会议管理人事管理财务管理商品管理培训管理…… ＠平凡不美整理整理Seiri——存放目视化存放目视化1S盘符固定化整理整理三要点三要点存放目视化结构科学化文件的命名与排序是有关联的。
常用的命名方法是：文件夹名＝文件夹名＝2位位数字数字+“-”+文件夹名文件夹名”如：“01-常用软件”、“02-系统软件”……文件名文件名＝＝2位位数字数字+“-”+文件名文件名如：“01-演讲比赛”、“02–培训课件”……这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列这就看个人爱好了一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20070801演讲比赛”、“20070910嵩山秋景”规范化地命名文件夹和文件规范化地命名文件夹和文件 ＠平凡不美对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理整顿整顿Seiton2S进行整顿！进行整顿！果断删除果断删除! ＠平凡不美定期定期清除和归档清除和归档清扫清扫Seiso3S2、定期清扫垃圾、定期清扫垃圾1、定期归档文件、定期归档文件•安装目录\programfiles\tencent\\ad这里面是广告•安装目录\programfiles\tencent\\flashshow这是你的好友的秀文件夹，可以放心删除•装目录\programfiles\tencent\\flashshow2这是你的好友的秀文件夹，可以放心删除•安装目录\programfiles\tencent\\Music\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹•这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！•桌面上下载的各种文件要处理并定期归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态 ＠平凡不美经过三个环节之后，怎样经过三个环节之后，怎样保持保持电脑文件井然有序？电脑文件井然有序？结构结构•建立完善的文件结构命名命名•规范化地命名文件夹归档归档•周期性地将文件归档123清洁清洁Seiketsu4S 软件软件清洁清洁Seiketsu4S2、安装软件、安装软件1、下载软件、下载软件•安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。
•卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除•下载时，把软件存放在规划好的位置中；资料资料2、归档资料、归档资料1、下载资料、下载资料•对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件夹中（注意区分已完成和未完成的）没有用的果断删除培养培养每天每天清洁的良好清洁的良好习惯习惯？？•下载的各种资料放在临时文件夹； ＠平凡不美总结思想清理环境整理电脑管理工作电脑电脑的空间因整理变大！的空间因整理变大！思想思想的空间因总结变扩！的空间因总结变扩！生活生活的空间因清理变宽！的空间因清理变宽！素养素养Shitsuke5S理理 ＠平凡不美素养素养清洁清洁整理整理整顿整顿清扫清扫小结：电脑文件管理的小结：电脑文件管理的”5S”文件架构建建区别文件分分定期归档归归每日整理整整效果不错推推 如何去做如何去做怎样改进怎样改进为什么做为什么做 ＠平凡不美Skill1：发挥我的文档作用：发挥我的文档作用1S•我的文档我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件•利用“我的文档我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。
我的文档 ＠平凡不美Skill2：发挥快捷方式的便利：发挥快捷方式的便利2S•如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷创建快捷方式方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方•当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力 ＠平凡不美Skill3：注意区分要处理的和已完成的：注意区分要处理的和已完成的3S•当你看到一些PPT达人的分享时，可以下载到一个临时的“temp”文件夹中•待有空时，仔细阅看“temp”中的PPT，对于值得收藏的作品，可以按人名或分类地存放在文件夹中•及时地处理过期的文件，存放该保留的，删除不需要的，是一个好习惯好习惯 科学的电脑文件管理带来什么科学的电脑文件管理带来什么 ＠平凡不美好文件管理让我们工作更轻松和高效！好文件管理让我们工作更轻松和高效！看，这就是我要找的文件！看，这就是我要找的文件！•访问快捷•清晰导航科学的电脑文件管理科学的电脑文件管理 ＠平凡不美光说不练假假永远是又会说又会练又会说又会练的把式把式实践者实践者把式把式真真分享与实践分享与实践 。
