高校档案服务功能的拓展思路分析.docx

高校档案服务功能的拓展思路分析 李菡摘 要：高校档案具有较高的价值，其不仅是高校各项工作的原始记录，而且还是高校的关键信息资源，这些档案信息资源的开发利用，是高校档案馆发挥作用的主要途径，也是高校档案馆服务功能凸显的必经之路本文从高校档案服务功能的理论基础进行分描述，并结合高校档案服务现状调查结果，提出高校档案服务功能拓展的思路与相关措施关键词：高校档案；档案管理；服务功能拓展1 高校档案服务功能概述（1）高校档案服务功能理论分析从当前我国学术理论研究来看，高校档案功能主要集中在基本功能与社会功能两个方面，基本功能是档案存在的基础和依据，而社会功能则是高校档案资源再利用的表现，是基本功能的拓展从理论层面来看，高校档案基本功能包括管理功能、历史存储功能、资政维权功能三个方面管理功能是高校档案最原始、最基础的功能，主要体现在收集、整理、鉴定、保管与提供利用等功能，对高校各项决策起到支持作用高校档案记载了高校历史发展与校情，承载过去，展望未来高校档案的社功能随着信息网络技术的不断发展逐步走向社会，并涌现出更多的功能来从当前高校档案管理的工作实践来看，高校档案的社会功能主要包括学术研究功能、宣传教育功能、信息服务功能、档案编研功能、文化休闲功能等。

2）高校档案服务功能的特性高校档案作为记录高校发展历史、重大事件、教学研究、科研成果、基建项目等方面的重要信息资源，具有针对性、文化性、特色性、开放性等特点高校档案具有专门的服务对象和服务内容，服务的对象具有针对性，比如各级领导、管理部门、科研及教学人员、在校学生及毕业生等主体高校档案的内容主要为本校有关教学、科研、基建、财务、党群、文书等档案材料，其能够提供的信息服务是有限的，在一定程度上也有不可替代性档案是众多信息的记录载体，其本身就具有较强的文化性，不仅内容形式上具有文化性，在思想上的文化性更浓此外，高校档案以不再像以往那样“神秘”，而是随着信息化发展，高校档案具有更开放性的功能，其服务范围也变得更大高校档案服务功能要真正具有开放性作用，必须加大档案信息资源的开放力度3）拓展高校档案服务功能的必要性高校档案具有极大的价值，但从当前高校档案管理现状来看，高校档案的功能并未完全发挥出来，因此加强高校档案服务功能拓展工作具有客观的必然性首先，拓展高校档案服务功能是高校档案馆服务职能转变的需要，也是《高等学校档案管理办法》中“以人为本”思想的体现，高校档案作为独立的信息资源，要尽可能的满足社会各方面、各阶层、个人的合法、合理信息要求，积极主动的帮助公众实现信息权利。

其次，拓展高校档案服务功能是高校档案管理体制改革发展的必然产物，在体制改革下，高校档案服务功能由传统的领导决策支持逐渐转变为服务大众，服务功能的多样化形式是高校档案管理体制改革发展的必然产物再次，拓展高校档案服务功能是适应信息化社会发展的需要，信息化拓宽了档案馆收集社会档案信息的渠道，网络化丰富了馆藏的线索与途径，从而实现了由完全的 实体保管模式向信息管理模式的轉变最后，拓展高校档案服务功能是高校档案馆改变自身形象的需要，从以满足高校领导者、管理者、师生需求为导向，转变为面向社会大众，以向社会大众提供全面的信息服务为己任的形象2 高校档案服务功能现状调查分析对当前高校档案管理工作进行实践调查发现，高校答案在服务功能拓展方面表现出两方面，一方面在积极发展的同时取得了突出的成就，另一方面在实际需求面前还存在一些不足从现状来看，高校档案管理部门的服务理念有了巨大的转变，逐渐将传统被动式服务转变为主动式服务高校档案馆开放程度在逐渐加大，并且信息化服务成效显著，建立了档案信息资源数据库，逐步形成文档一体化管理模式虽然高校档案服务取得了显著的成效，但仍然存在一些问题继续解决，比如“重藏轻用”、“信息化服务层次不足”、“信息共享建设不够完善”、“档案服务功能范围过窄”等。

从内部来看，档案自身分散性、机密性、回溯性的特点限制了高校档案服务功能的发展，受到高校档案管理水平的约束，在馆藏体系、检索体系、开放利用体系、档案馆管库建设体系、技术设备建设体系等因素的影响，档案服务功能并没有呈现多样化态势3 高校档案服务功能拓展思路与对策（1）宏观对策在宏观上，高校自身应从全局发展的理念加强高校档案服务功能建设，转变高校档案馆的管理体制，实行档案机构独立建制的模式，为高校档案服务功能的拓展提供保障机制高校应加强资源整合力度，丰富档案资源，充分发挥网络资源的优势作用，扩张高校档案管理体制除此之外，我国政府相关部门应在宏观范围内制定、完善和落实相关法律法规体系，规定高校档案馆性质、地位与功能，规定档案管理经费来源，以及各项服务标准，建立馆际间协作与资源共享机制2）微观对策高校领导应加强重视，在高校档案管理工作中贯彻落实人本管理理念，要严格确立“以人为本”的管理思想，合理组织和使用高校档案，扭转高校档案被动发挥服务功能的局面高校要重视档案馆基础设施建设，加强技术设备的更新与现代化，并且领导要鼓励员工树立“用户至上、服务第一”的服务理念高校领导要承担起高校档案管理服务功能拓展的义务与责任，严格按照各项条例制定高校档案管理工作标准。

在高校档案管理日常工作中，要丰富高校档案馆藏，改善高校档案结构，做好档案收集工作，拓展档案资源利用范围，设立特色档案资料库，实现高校档案馆藏形式的多元化要全方位多角度的收集档案编研成果，设立档案编研材料全宗，改善档案馆结构，加强档案鉴定工作，提升档案资源的质量在高校档案管理中，档案管理部门要加强对档案、档案馆的宣传力度，采取多种方式来宣传档案管理工作，建立长期档案宣传栏，开展档案宣传活动，利用网站进行宣传，借助媒体进行宣传在档案服务功能宣传中，要着重对档案的宣传，比如档案内容、档案服务、档案功能等，对档案编研成果进行宣传此外，应加强高校档案信息化建设，促进档案信息资源共享，拓宽档案服务范围参考文献[1]左婷婷.教育“新常态”下高校档案的服务功能拓展研究[J].办公室业务.2016.12[2]孙靖靖，金丹.高校档案信息化建设与服务功能拓展[J].兰台世界.2015.7[3]王海燕.探析新时期下高校档案馆公共服务功能的拓展[J].西部皮革.2017.1[4]王友良，周罗轩.高校档案服务创新的必要性及实施路径研究[J].湖南冶金职业技术学院学报.2009.9[5]詹衍玲.高校档案馆拓展社会服务功能的理论与实践[J].湛江师范学院学报.2010.8endprint -全文完-。