基于如何搞好公路行业档案管理工作探析.docx

    基于如何搞好公路行业档案管理工作探析    赵冬雅摘 要：近年来，随着科技的快速发展以及档案逐渐呈现出的多样化，有时候公路档案管理工作会呈现出滞后的局面，从而给公路工程的施工管理、竣工验收、质量检验以及后期的使用、养护、扩建等工作带来一些不必要的麻烦文章就公路工程建设档案管理实践作初步分析Key：公路；档案；管理工作；信息化建设1 公路档案在建设中的重要性分析档案管理工作在公路管理中起着重要的作用，首先，公路档案可以为公路建设提供先进的科技信息和管理动态随着科技的快速发展，社会已经步入信息时代，公路档案管理通过对档案信息资源的开发，将其以图书、情报资料、电子邮件等方式为公路建设的管理和决策提供及时有效的管理理念和科技动态公路档案管理将从人事管理、资金管理、质量管理、技术管理等方面，为公路管理提供强有力的保障公路档案是记录了不同时期公路管理的情况，通过对档案管理记录的各个工作进行不断的反思，总结经验，探索出适合公路管理的经营理念档案管理对公路建设和养护也起了不可忽视的作用公路建设是一个技术复杂的工程在公路建设过程中，将会形成大量的工程管理类、设计类、施工类、决算类等技术文件，而对这些文件进行整理、归档将会对今后的公路养护和扩建提供准确的资料。

公路档案中对公路运营的记录，还能够给公路管理相关部门提供依据，使得他们能够优化设计、节约投资，促进公路事业又好又快的发展2 公路档案管理中存在的问题及原因分析公路档案管理中存在很多问题，如施工管理与工程档案管理脱节、表格没有统一标准和档案管理水平差等等产生这些问题的原因有：2.1 施工管理用表格式不统一工程用表是公路工程项目管理的一种表现形式，它是根据国家有关规定对工程质量控制而在工程施工过程中形成的原始记录由于各地对规范的理解不一，在施工用表的设计中，又缺乏科学合理的设置格式各自不相同，有些公路工程项目的施工用表如何设置在公路相关规范中甚至没有说明，使得各施工单位只能根据各自对表式的理解来编制或填写，造成填写的数据内容重叠，没有科学反映客观实际情况另外，我国工程规范的修改又跟不上我国施工技术的发展，使得目前的施工用表更难以适应工程技术的发展要求2.2 工程档案管理意识淡薄工程项目档案文件的产生贯穿于工程建设全过程，其形成、积累和管理应由建设、监理、设计、施工单位根据各自的分工及时进行收集整理一些施工单位认为工程档案的管理只是事后的一种文件的整理工作，与工程进度、质量等比起来无关紧要，他们在工程建设过程中大多注重工程资料的目的为了计量，只要能计量，以后的事情另当别论，比如说某条公路路面28d强度达到后已经计量了，而在做评定资料时查找相关资料却被丢失了。

不重视资料的收集和整理，忽略了对资料有效性、规范化和完整性的控制，使得形成的工程资料在质量出现了物质形态不统一，信息记录要素不完整的状况2.3 公路工程档案管理人员专业化程度不一由于公路工程档案管理与工程息息相关，这就对档案管理人员的专业技术水平有一定的要求而大多工程上的档案管理人员不是非本专业的技术人员就是刚毕业的学生，缺少工程技术知识和经验，难免给资料的整理也带来了一定的困难2.4 工程档案编制办法不统一我国交通工程尚没有形成统一、规范的竣工资料编制办法，这些编制办法往往是由各省交通行业自行制定由于竣工档案不同于一般文书档案，它的形成不但要符合行业管理的要求，还要符合档案编制的规范要求，在验收交工时既要通过行业的审查，还要通过档案专项验收现在大多建设单位把竣工资料委托给专门的档案管理单位保管在档案管理时，管理者往往凭自己对有关文件理解来确定文件的编制办法，致使同一施工单位在不同的地区竣工文件的编制办法出现不一致的状况，造成竣工资料的返工，使得施工承包单位无所适从3 加强公路档案管理的具体措施公路档案是公路建设和维护等工作的重要依据，所以公路档案要求齐全成套，不能残缺短少，要维护公路档案的有机联系、形成规律，做到完整、准确、系统。

因此，笔者在从事多年的档案管理工作中深刻认识到，要加强公路档案的管理，必须要从以下几方面入手，加强管理3.1 提高公路档案管理意识首先，公路管理的各部门领导要重视档案工作，将其作为一项重要工作来抓，定期审查档案工作的情况，了解档案管理工作的进程，并提出要求和分配任务，积极指导档案部门的工作，帮助和解决档案管理工作中所存在的困难其次，公路档案管理工作人员自身要树立良好的管理意识，改变陈旧的管理模式，多学习先进的管理理念，提高自身的业务素养水平，并具有开拓创新的意识，更好地位公路档案工作服务3.2 要认真记录建设工作的质量公路档案的质量和其真实性是档案管理工作中不可忽视的问题，真实的记录公路建设中的立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理等过程，并将这些过程中所形成的文字、图纸资料整理、归档，形成公路建设档案，使其能够真实的反应工程内在质量充分利用档案信息能够发现工程质量缺陷，有益于公路建设的发展3.3 举办培训班举办公路工程档案管理培训班，普及工程建设档案管理知识编制公路工程资料的工作是由建设、设计、施工、监理单位共同完成的，而主要工作是由承包人完成的由于公路工程资料工作人员来自五湖四海。

知识结构、工作经验参差不齐为使所编制公路工程资料完整及规范，提高工程资料管理的专业性，有必要在编制竣工资料之前组织他们进行培训，可以邀请工程技术专业和档案技术专业的专家授课、3.4 要完善公路档案的管理制度要使得公路档案能够发挥其积极的作用，就要使得公路档案工作有章可循、有法可依，要将各种档案的法规制度落实和贯彻于工作之中，使得档案管理能够进一步规范化、制度化、标准化还要使得档案管理部门权责分明，明确每个部门的任务，建立相对完善的奖惩制度，并对管理人员培训和强化其规范的制度观念3.5 加强公路档案管理的信息化建设第一，要逐步建立公路档案信息数据库为了能够获取更多的信息源，促进公路档案信息资源的开发和利用，为公路事业的发展提供更及时有效的服务，就要努力建设和完善公路档案管理信息数据库，对入库的数据要进行仔细核查，准确录入，及时更新、补充数据库信息，同时要要注意保护好数据库的安全第二，要加大公路档案信息资源的共享档案管理部门要积极利用互联网，搭建一个公路管理部门、工程项目单位与相关的各部门直接的公路档案管理网络资源共享平台，逐步建立公路项目建设信息网、内部档案局域网，加大资源共享的空间第三，档案管理部门要不断提升综合管理水平，要充分利用先进的科学技术，尽可能将纸质档案转化为电子档案，能够延长其保存时间，实现信息化的管理模式，确保重要资料的安全性，进而推动了公路档案管理的现代化、科学化、规范化。

4 结语公路档案管理工作是一项立足现实，面向未来的长远工作，因此对公路档案的管理要不断吸收先进的管理理念和科技手段，将公路档案工作、现代科技、公路建设的长期发展结合起来，积极运用现代化的管理手段，开发和利用档案信息资源，使得档案管理的发展与公路事业发展同步进行，并为公路事业发展提供支持  -全文完-。