采购员工作技能培训课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,采购员工作技能培训,技能四 采购订单处理,四,采,采购,订,订单,处,处理,一、,采,采购,订,订单,的,的内,容,容,二、,订,订单,处,处理,的,的流,程,程,三、,小,小额,订,订单,处,处理,四、,紧,紧急,订,订单,处,处理,一、,采,采购,订,订单,的,的内,容,容,采购,订,订单,就,就其,样,样式,和,和在,公,公司,内,内的,传,传递,路,路线,而,而言,各,各不,相,相同,，,，但,一,一般,都,都包,括,括头,部,部、,正,正文,和,和尾,部,部具,具体,如,如下,：,：,内容,头部,包括订单名称、订单编号、采供双方的企业名称、签订地点、签订时间,正文,包括物品名称与规格、物品的数量条款、物品的质量条款、物品的包装条款、价格条款、运输方式、支付条款、交货地点、检验条款、保险条款,、违约责任条款、仲裁条款、不可抗力条款等,尾部,包括订单份数量及生效日期、签订人的签名、采供双方公司的公章,采购,订,订单,的,的内,容,容,采购,订,订单,的,的格,式,式,供方：,：,：,交货地址：,电,话：,传,真：,订购日期：,货,币：,付款方式：,联系人：,备注：,序号物料编码,/,名称,供应商物料编码,订购数量,单位,单价,金额,合计金额,说 明,本订单仅规定供方交货的时间、地点、品种、数量、单价、金额，详细交货要求及结算方式依据供方与我公司签订的具体协议执行,供方签认（盖章）,业务员：,经理：,批,准：,日期：,有限公司（盖章）,业务员：,经理：,批,准：,日期：,采购,订,订单,（,（一,）,）,采购,订,订单,（,（二,）,）,供应商名称,供应商地址,交货地点,交货方式,项次,料号,品名,规格,数量,单位,单价,总价,交货日期,技术协议及要求,采,购,部,经办,总,经,理,批,准,合,计,税前金额,主管,税额,税后金额,经理,注,意,事,项,供应商必须严守交货日期，若逾期交货时，每延迟一天，买方可扣该批货款,5,，或将订单全部取消。

本企业如有指定质量标准时则依之，如未指定质量标准时则依双方共同认定标准或有资格机构所认定的标准供应商如因交货延误、规格不符、质量不符、数量不足等而造成本企业的损失，供应商应负完全责任本次订单内容或附件如有更换由采购人员通知贵厂商后，原件请自行作废，不再回收附件：,样品,样品,样品,样品,分单,第一联：厂商（白）,第二联：原物料仓库（红）,第三联：财务部（黄）,二、,订单,处,处理,的,的流,程,程,1.,确认,请,请购,需,需求,2.,订单,准,准备,工,工作,3.,确定,供,供应,商,商,4.,签订,订,订单,任何,作,作业,都,都有,一,一定,的,的程,序,序或,须,须经,过,过一,定,定的,手,手续,，,，采,购,购订,单,单的,处,处理,也,也如,此,此一,一般,而,而言,，,，采,购,购订,单,单的,处,处理,需,需要,经,经过,以,以下,步,步骤,：,：,（一,）,）请,购,购的,确,确认,1.,确认,需,需求,确认,需,需求,就,就是,在,在采,购,购作,业,业之,前,前，,应,应先,确,确定,购,购买,哪,哪些,物,物品,、,、买,多,多少,、,、何,时,时买,、,、由,谁,谁决,定,定等,，,，这,是,是采,购,购活,动,动的,起,起点,。

任何,采,采购,都,都产,生,生于,企,企业,中,中某,个,个部,门,门的,确,确切,需,需求,生,产,产或,使,使用,部,部门,的,的人,应,应该,清,清楚,地,地知,道,道本,部,部门,独,独特,的,的需,求,求：,需,需要,什,什么,、,、需,要,要多,少,少、,何,何时,需,需要,这,样,样，,仓,仓储,部,部门,会,会收,到,到这,个,个部,门,门发,出,出的,物,物品,需,需求,单,单，,经,经汇,总,总后,，,，将,物,物品,需,需求,信,信息,传,传递,给,给采,购,购部,门,门同,同时,，,，采,购,购部,门,门应,协,协助,需,需求,部,部门,一,一起,预,预测,物,物品,需,需求,另外，,由,由于了,解,解价格,趋,趋势和,总,总的市,场,场情况,，,，有时,为,为了避,免,免供应,中,中断或,是,是价格,上,上涨，,采,采购部,门,门必然,会,会发出,一,一些期,货,货订单,这意,味,味着对,于,于任何,标,标准化,的,的采购,项,项目，,采,采购部,门,门都要,就,就正常,供,供货提,前,前期或,其,其他的,主,主要变,化,化通知,使,使用部,门,门，对,物,物品需,求,求作出,预,预测，,因,因此要,求,求采购,部,部门和,供,供应商,能,能在早,期,期介入,（,（通常,作,作为新,产,产品开,发,发团队,的,的一个,成,成员）,。

2.,需求说明,需求说明就,是,是在确认需,求,求之后，对,需,需求的细节,，,，如品质、,包,包装、售后,服,服务、运输,及,及检验方式,等,等，加以准,确,确说明和描,述,述由于在,具,具体的规格,要,要求交给供,应,应商之前，,采,采购部需要,对,对其作最后,的,的检查，然,后,后再填写请,购,购单，主要,应,应包括日期,、,、编号、申,请,请部门、金,额,额、物品的,基,基本信息等,内,内容以下是常用,请,请购单的样,式,式请购单,项次,料号,品名规格,单位,库存量,请购数量,核准标准,供应商,交货,日期,前次订单,订购,单价,金额,税额,代号,名称,用途说明（及库存状况）：,订购说明：,核准,经理,仓库,经办,申请人,（二）订单,准,准备,订单合同是,采,采购方与供,应,应商之间达,成,成的成文性,协,协议，具有,法,法律效力采,采购员在接,到,到采购计划,部,部门的订单,之,之后，不要,立,立即向供应,商,商下达订单,，,，而应先进,行,行订单准备,工,工作如下,图,图所示订单准备过,程,程：,1.,熟悉物品项,目,目,2.,确认价格,3.,确认质量标,准,准,4.,确认项目需,求,求量,5.,制定订单说,明,明书,1.,熟悉物品项,目,目,采购员首先,应,应熟悉订单,计,计划。

订单,的,的种类很多,，,，有时可能,是,是从来没有,采,采购过的物,品,品项目，对,其,其采购环境,不,不一定熟悉,，,，这就需要,花,花时间去了,解,解物品项目,的,的技术资料,等,等2.,确认价格,采购员应对,采,采购最终的,价,价格负责，,采,采购员有权,利,利向采购环,节,节（供应商,群,群体）价格,最,最低的供应,商,商下达订单,合,合同，以维,护,护采购方的,最,最大利益3.,确认质量标,准,准采购员平常,与,与供应商的,接,接触较多，,对,对于供应商,实,实力的变化,，,，以及前一,订,订单的质量,标,标准是否需,要,要调整，采,购,购员应随时,掌,掌握4.,确认项目需,求,求量,订单计划的,需,需求量应等,于,于或小于采,购,购环境的订,单,单容量，如,果,果大于，则,提,提醒认证人,员,员扩展采购,容,容量5.,制定订单说,明,明书,订单说明书,的,的主要内容,包,包括说明书,（,（项目名称,、,、确认的价,格,格、确认的,质,质量标准、,确,确认的需求,量,量以及是否,需,需要扩展采,购,购环境等方,面,面），另附,有,有必要的图,纸,纸、技术规,范,范、检验标,准,准等。

三）确,定,定供应商,订单准备,工,工作完毕,后,后，采购,员,员的下一,步,步工作就,是,是最终确,定,定某次采,购,购活动的,供,供应商确定供应,商,商的流程,1.,查询采购,环,环境,2.,计算供应,商,商容量,3.,了解供应,商,商信息,4.,确定意向,供,供应商,5.,发放订单,说,说明书,6.,确定物品,供,供应商,（四）签,订,订订单,在选定供,应,应商之后,，,，接下来,要,要做的工,作,作就是同,供,供应商,签订正式,的,的采购订,单,单采购,订,订单根据,采,采购物品,的,的要求、,供,供应 的,情,情况、企,业,业本身的,管,管理要求,、,、采购方,针,针等要求,的,的不同而,各,各不相同,签订采购订单的,流,流程,见下页,签订采购订单的,流,流程,制作订单,拥有采购信息管,理,理系统的企业，,采,采购员可直接在,信,信息系统中生成,订,订单，在其他情,况,况下，需要订单,制,制作者自选编排,打,打印通常，企,业,业都有固定格式,的,的订单，而且这,种,种格式是供应商,认,认可的，采购员,只,只需在标准合同,中,中填写相关参数,（,（物品名称代码,、,、单位、数量、,单,单价、总价、交,货,货期等）及一些,特,特殊说明就可以,了,了。

审批订单,是订单操作的重,要,要环节，一般由,专,专职人员负责主要审查内容为,：,：,1,、合同与采购环,境,境的物品描述是,否,否相符2,、合同与订单,是,是否相符3,、确保采购员,仿,仿照订单计划,在,在采购环境中,操,操作4,、所选供应商,均,均为采购环境,之,之内的合格供,应,应者5,、价格在允许,价,价格之内，到,货,货期符合订单,计,计划的到货要,求,求等与供应商签订,订,订单,经过审批的订,单,单，即可传至,供,供应商确定并,盖,盖章签字签,订,订订单的方式,有,有,4,种：,1,、采购员使用,传,机将打印,好,好的订单传到,供,供应商，并且,供,供应商以同样,方,方式传回2,、使用,E-mail,进行合同的签,订,订，买方向供,应,应商发订,单,单,E-mail,则表示接受订,单,单并完成签字,3,、与供应商面,对,对面签订订单,，,，买卖双方现,场,场盖章签字4,、建立专用的,订,订单信息管理,系,系统，完成订,单,单信息在买卖,双,双方之间的传,递,递执行订单,在完成订单签,订,订之后，即转,入,入订单的执行,时,时期加工型,供,供应商要进行,备,备料、加工、,组,组装、调试等,过,过程；存货型,供,供应商只需从,库,库房中调集相,关,关产品及适当,处,处理，即可送,往,往买家。

三、小额订单,的,的处理,小额订单即订,单,单的数额相对,较,较小，但也需,要,要进行采购绝,绝大多数的采,购,购申请都符合,帕,帕累托定律，,即,即：全部采购,申,申请数量的,80%,仅仅占了全部,采,采购金额的,20%,当对企业的,采,采购活动进行,分,分析时，许多,企,企业会发现，,90%,的采购交易仅,仅,仅占了采购总,金,金额的,10%,然而，许多,企,企业在处理价,值,值,1000,元与,10000,元的采购,事,事项的花,费,费差不多,由于小额,订,订单所涉,及,及的物料,的,的短缺而,造,造成的损,失,失与这些,物,物料本身,的,的价值远,远,远不成比,例,例，因此,，,，需要解,决,决小额订,单,单的问题,，,，并确保,物,物料的及,时,时供应解,解决小额,订,订单问题,有,有许多办,法,法参演,都,都涉及采,购,购过程的,简,简化或自,动,动化，或,是,是合并采,购,购，以便,减,减少采购,周,周期时间,（,（从发现,需,需求到支,付,付货款之,间,间的这段,时,时间）、,削,削减管理,费,费用、节,省,省采购员,的,的时间以,将,将其用于,金,金额更高,的,的或更重,要,要的采购,事,事项。

具,体,体的解决,方,方法如下,表,表所示小额订单,的,的处理方,法,法,序号,处理方法,具体说明,1,集中采购,1.,指定采购办理的部门如将各部门所需的小量请购，交由指定的部门办理，统筹供需2.,确定采购的时间指定小量物料的请购日期，在同一时间内汇集其需求量，以便一次性采购既节省人力，又可获取数量折扣2,减少品种,要设法将小量采购的项目标准化，减少请购次数例如将规格相近的物品加以汇总，订出通用的标准规格，如果此品种。