广告促销物料及赠品管理制度.docx

广告促销物料及赠品管理制度目的：为加强广告促销物料及赠品的领用和管理，现根据公司实际情况，特制定本管理办法一、广告促销物料及赠品需求及计划1 .根据通路市场部提供的下季度促销计划（QPB中所列的物料和赠品类型及促销活动形式、门店的实际情况和需求量、区域的库存情况，区域在每个季度第二个月的20日前提交该区下个季度区域物料和赠品需求量，提交表格为《X-X月门店赠品POP计划及活动反馈》2 .根据促销活动要求、费用预算、门店过往销售情况、区域需求量和工厂的库存情况，通路市场部会安排相关物料和赠品的最终采购量，以确保有充足的库存满足市场的需求3 .通路市场部在活动开展的一个半月前提供该活动的《区域物料和赠品分配表》，将促销物料和赠品的配额分配给各个区域二、工厂物料和赠品的领用1 .根据《区域物料和赠品分配表》所分配的配额、门店和人员（促销员和销售）的分布状况以及经销商的供货情况，区域在收到《区域物料和赠品分配表》的第三个工作日内提交《物料需求申请及发放表》，当中清晰列明所发赠品和物料的类型、编号、数量、计划书编号、区域负责人名称及联络方式、发货地址、收货人名称及联络方式、预计到货日期2 .通路市场部会审核《物料需求申请及发放表》，并提供最终审核版本给工厂客服和区域。

如发货地址和收货人资料有调整，区域需通知通路市场部和工厂客服，统一由工厂客服做协调3 .工厂客服会根据审核后的《物料需求申请及发放表》，给到工厂订单组作为发货依据如果超过一个区域的物料申请，工厂客服就会编制《物料发放通知表》并完成审批后给工厂订单组作为发货依据4 .如果物料和赠品领用超过本区的配额，需要经通路市场经理的同意，区域才可领用5 .工厂订单组根据经过有效审批的《物料需求申请及发放表》/《物料发放通知表》，填写工厂内部的发货申请并经过工厂内部审批后，去仓库提货，安排随该客户所订货物一同发出6 .工厂订单组每天将广告促销物料和赠品的发货情况通知工厂客服、区域和通路市场部，以便区域销售及时安排收货三.工厂库存1.工厂仓库每月4号前将《工厂物料库存表》发给通路市场部、品牌组、工厂客服和区域，供通路市场部分配额、订购物料和区域领用时参考四.存放在区域的广告促销物料和赠品的管理区域负责管理存放在销售区域的广告促销物料和赠品（包括存放在区域办事处、销售或促销人员处及存放于客户处属于我公司的广告促销物料和赠品）1 ．入库1） 存放在区域办事处的广告促销物料和赠品由办事处人员进行验收（如有销售助理的办事处，由销售助理负责），包括对质量和数量两方面。

然后根据实收数量填写《入库单》2）存放在客户处的广告促销物料由区域经理指定的当地销售人员验收该销售人员须及时将验收情况反馈给办事处，销售助理根据反馈填写《入库单》3）存放在销售人员处的广告促销物料和赠品由负责收货的当地销售人员验收并填写《入库单》4）验收中（及使用中）如发现广告促销物料存在严重质量问题，须立即将有问题的广告促销物料数量、残次原因并提供用数码像机所照的相片作为证明报给通路市场部，通路市场部会及时交由采购部解决5）验收中发现数量与《物料需求申请表》申领数量不符合，区域须立即和工厂客服部联系并解决6）为了更有效管理物料，用作卖赠活动用的价值较高的赠品和物料，原则上不允许区域存放在经销商处，应结合就近的原则存放到办事处或公司人员处，具体的存放地点区域应根据参与活动的门店和人员的分布情况而定7）根据工厂订单组提供的发货情况，区域销售知道赠品到达经销商处，应第一时间安排赠品运送到区域指定的地方（办事处或公司人员处）运送的方式建议有以下两种:i.卸掉运给经销商的成品后，继续要求运输商把赠品运到指定地址（办事处或公司人员处），费用归到工厂运输成本处此要求区域需在填写《物料需求申请表》时需注明，以便工厂协调。

ii.如运输商不方便把赠品运到指定地址，销售可自行安排车辆运送该批物料和赠品，以及时运走并便于公司人员领用和派发产生的运输费用入促销费用里面的其他费用类别，并走相关的费用申请和核销的流程2．领用1）存放在办事处或客户处的广告促销物料领用都需要填写《领用单》，《领用单》上注明是需要办事处还是其他存放地领取，由区域经理审批如区域经理出差在外，可电邮同意并指定人员（销售助理）代签2）销售助理根据有效审批的《领用单》安排发放，领用人员需要签名确认3）对于存放在客户处的广告促销物料，可以由申请的销售人员委托销售助理代为填写《领用单》审批完成后，销售助理通知该销售人员可以领用4）对于存放在办事处价值较高的赠品和物料，区域可根据之前分配好的各门店的配额，销售助理填写好《领用单》，领用人签名后，一次性领用后分发给促销人员使用，由促销人员做好保管5）如存放在公司人员处的赠品，促销员领用时需填写好《领用单》并给到销售助理处6）促销员每次派发完赠品后，需在《促销活动赠品派发登记表》中做好登记并每周把资料提交给负责管理促销赠品的销售主管，该主管要抽查登记表的内容并核对赠品发放的数量是否与领用数量相符，赠品发放数量需在区域汇报促销活动进度的报表中反馈。

如部分门店的赠品派发进度不理想，销售主管可以在门店之间做赠品配额的调整3．台帐1）区域须建立台帐，根据审批有效的入库和领用单据，及时记录广告促销物料的进、出、存情况4．盘点1）每月第一个工作日区域销售助理需对存放于办事处的广告促销物料的库存进行盘点2）盘点后需要在《区域物料库存表》签名、存档3）存放在客户处的广告促销物料由指定的销售人员每月盘点、填写的《区域物料库存表》反馈给区域销售助理4）如实际盘点数与台帐数有差异，需要通知区域经理，进行原因查找和复核5）如有需要报废的广告促销物料，由销售助理列出清单《物料报废单》，交区域经理、通路市场部审批后处理5．库存1）每月底区域销售助理需要汇总编制本区域《区域物料库存表》，并结合月初的盘点数据，分别列出存放在区域各办事处、存放在客户处的全部广促品和赠品的使用情况2）区域每月7日前把《区域物料库存表》报送给：区域经理、通路市场部、销售运作部附表:附表1:《X-X月门店赠品POP计划及活动反馈》附表2:《区域物料和赠品分配表》附表3:《物料需求申请及发放表》附表4:《物料发放通知表》附表5:《入库单》附表6:《领用单》附表7:《促销活动赠品派发登记表》附表8：《报废单》附表9:《区域物料库存表》附表10:《工厂物料库存表》文件起草人：姓名：李燕婷通路市场经理文件审核人：姓名：陈士杰日期：_日期：。