企业办公应用文写作基本常识.pptx

培 训 教 材安徽舜禹水务股份公司 高级顾问 上海城建总院合肥市市政设计院 顾问 偶 炯 民企业办公应用文写作基本常识一、企业办公应用文的类型企业办公应用文的种类很多1、行政公文：大致可以分为13种：即命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要和意见2、事务文书：计划、总结、调查报告、汇报材料、意见、函、会议纪要等3、经济文书：广告、说明书、经济合同、市场调研报告等4、法律文书：《法律》、起诉状、答辩状、上诉状、申诉状等5、日常文书：书信、条据、请柬、海报、新闻、消息、通讯等6、学术文书：试验报告、学术报告、论文等在公文中又分为上行文、下行文和平行文三种主要谈谈——计划; 总结; 汇报材料; 新闻通讯、消息论文的写作基本要求二、企业办公应用文的阅读对象和载体阅读对象——根据不同问题及内容，行文对象也不同上行文——报告、请示、汇报材料等下行文——命令（令）、决定、批复、公告、通告、通知等平行文——意见、函、会议纪要、议案等还有一些根据需要既可以是上行文，也可能成为上行文或平行文的如：计划、总结、调查报告、市场调研报告等载体——纸质文件、视频、互联网、实体等愈来愈多的信息平台成为企业办公应用文的载体。

三、写作的基本要素不同的文体写作的要求和标准是不同的譬如：经济合同、起诉状、答辩状、上诉状、申诉状、条据、试验 报告等都是由具有自身特点的格式与要求的当然，其中有些文体写作是需要具有专业知识的专业人士来承担（法律顾问、经济顾问、律师）有很多文体的写作是需要我们企业的员工来承担譬如：报告、汇报材料、计划、总结、调查报告、市场调研报告、会议纪要、论文、一部分新闻、消息、通讯报道等文章的文体形式多样，并各有自身的写作特点但万变不离其宗其中最核心的基本要素都是相同的其实，写文章很简单，只要你会写字，就能写，但要写好又很难就像说话一样，你要想把自己要说的话的意思表达清楚，就一定要把 你要说的事情一件一件交代清楚，并要符合一定的逻辑性，这样才能 表达明白，别人也才能听得懂写作时也要设想：你的文章的阅读对 象最想知道什么事情，如何回答他们的问题，这些问题就构成了写作的六要素，即“3W1H”：三、写作的基本要素写作时就要认真写好这几方面内容只要把六个要素都交代清楚，就完成了一大半 When(何时)、 Where(何地)、Who(何人)、 What(何事)、 Why(何故)、 HOW(如何)——当然最完整的还应该有事情做了以后的效果。

在五个W和一个H中，最主要是What(何事)、Who(何人)在企业中，我们常常觉得没东西写，每天都是些鸡毛蒜皮事情实际上，没东西写，就是没找到写作的素材和写作的要点三、写作的基本要素要养成勤写勤记的习惯，坚持笔录如参加会议；处 理职工纠纷；与同事交流，对周围同事一些闪光思维的 发掘；对工作流程的创新或发现新的处理方式等，都是 写作的好素材应及时记下来，因时间一长，就再也找 不到感觉了只要坚持多写、多记，就不愁没素材，不 愁没东西写了俄罗斯短篇小说大师契科夫就有一个很 好的习惯，他有一个小本子，遇到值得关注的点点滴滴 小事都记录下来他的很多短篇小说都是从这些零散的 素材中挖掘出来的素材就像一颗颗珍珠，当你收集到足够多的珍珠时， 你只要从中选择出你需要的大小、色泽都合适的珍珠， 然后找出一根链子，把这些珍珠串起来，就会变成一根 上品的珍珠项链三、写作的基本要素要想写好文章必须培养以下一些 基本素质：知识面要广感觉要敏锐热爱自己的工作掌握写作技能三、写作的基本要素⑴、知识面要广西方存在主义哲学家萨特曾有一句经典名言，“他人即地狱”就 是说，人与人沟通非常困难每个人都是一个封闭的个体，如何建 立双向交流，说出对方想说的话，就要善于沟通，没有渊博的知识 ，沟通就困难，就会出现障碍。

我们作为企业工作人员，不是作家，不是专业的写作者，但有必 要在一定的范围内力争当好一个杂家，面对各个层次的人，必须了 解各种知识比如在工人中进行采访或调研时，无论在语气、谈话 内容上都必须符合工人特点在专业技术人员中采访或调研时，自 己就要培养一些必要的专业技术修养和人际关系修养有句古话： “酒逢知己千杯少、话不投机半句多普通人平时可以自由选择 对象谈话，但我们则有必要以不同的角色，与多种对象交流水均 益采访很多外国政要；白岩松主持新闻评论，看似风度翩翩，信手 拈来，但精彩的背后却有着深厚的知识积累也就是我们通常所说 的：“台上十分钟，台下十年功” 三、写作的基本要素⑵、感觉要敏锐我们在接到一个写作任务时，至少在这个阶段 要比普通人多一份敏感，要在普通事情背后挖掘深层次的内容这 种能力是需要在实践中培养譬如美国某制鞋厂，派出多路市场 调研人员，由于人员的素质、知识面、敏感度不一样最终写出了截 然相反的市场调研报告；又如某小镇有一位女士由于丈夫外出，为 了限制妻子的行动，特制了高跟鞋，结果被敏感度很高的市场调研 人员从中发现了商机，当然这和这位市场调研人员的专业素养也有 很大关系）最近有两篇报道就明显地发映出了作者对事物的敏感性，一篇报 道的是北京锋锐律师事务所的维权黑幕，该律所为了扬名获利和其 他不可告人的目的，勾连“推手”“访民”形成利益链，在庭内扰序庭外 滋事，肆意践踏法律，损害法治 把当事人权益和公平正义抛之脑 后，严重干扰了司法活动、扰乱了社会秩序。

这是一篇涉及维护法 律公正、维护公平正义的既具有典型性，又带有一定普遍意义的的 报道另一篇是报道武汉某高校四名保安集体考取复旦研究生，很 有代表性，反映了当代青年的励志决心和奋斗精神三、写作的基本要素⑶、要热爱自己的工作只有热爱，生活才有意 义我们常听有人埋怨这埋怨那，不是说工资低， 就是说工作苦、累，没意思事实也确如此，每个 企业，总有少数人没事做也有人整天忙忙碌碌， 做不完的事要改变这种状况，只有俩个字：热 爱我们喜欢打球，会自觉地每天运动如果不喜 欢写作，那么就觉得写作是一种痛苦因此，要想 写出好的作品，首先必须热爱这项工作我曾经写 过一篇论文，主要就是论述现实工作、学习专业与 个人兴趣之间的关系当我们埋怨企业对我们不公 平时，我们首先应扪心自问，自己热爱这项工作吗 ？对工作尽力了吗？当然有许多兴趣也可以培养出 来三、写作的基本要素⑷、要掌握写作技能计划、总结、汇报材料、新闻通讯、消息论文写工作总结的基本要求(一)掌握素材，占有材料，这是写总结的基础总结，就是总括事实，得出结论没有事实就无法得出结 论总结的材料要准确，典型，丰富写总结先要用大量精 力去搜集，积累丰富的材料，还要对材料进行筛选，确保材 料的真实性和典型性。

二)对素材进行认真分析研究，这是写好总结的关键分析研究，首先要有正确的指导思想其次，要坚持实事 求是的原则，避免夸大成绩，回避缺陷要全面看待过去的 工作既看到“得”，又看到“失”;既看到现象，又看到本质;既 看到主流，又看到支流最重要的是要突出重点总结不是 流水账，不能不分主次罗列数字和事例，要围绕一个中心主 题精心选用，分析典型材料，突出主要问题写工作总结的基本要求(三)反映特点，找出规律，这是撰写工作总结的重点每个单位都有自己的特点，好的总结应当总结出那些 具有典型意义的，反映自身特点的以及带规律性的经验 教训譬如，针对市政设计单位的特点，一是智力资本 是企业的主要特性，人才稳定是企业的主要工作之一 围绕这项工作采取的措施就是企业特点之一，也是可以 挖掘和展开写出经验与教训的主要题材无论是总结经 验，还是分析教训，一定要从根子上抓本质的东西，不 能仅看表面这就是撰写工作总结的最基本要求文字 上最好易读、易懂、易记，流畅 写工作总结的基本要求(四)写作过程中要求1、编好写作提纲在编写的提纲中，要明确回答想写什么问题，哪些是 主要问题等就是简单的总结，不写提纲，也得有个腹 稿2、交待要简要，背景要鲜明总结中的情况叙述必须简明扼要。

对工作成绩及工 作的先进，落后的叙述一般常用比较法，通过纵横比较 ，使得背景鲜明突出3、详略得当根据总结的目的及中心，对主要问题要详写，次要的 略写写计划的基本要求工作计划是一个单位或团体（包括个人）在一定 时期内的工作打算写工作计划要求简明、扼要、 具体明确，用词造句准确，不含糊工作计划的一般格式——大体分为三个部分——标题、——正文、——结尾写计划的基本要求计划对工作既有指导作用又有推动作用，是建立正常的工作秩序， 提高工作效率的重要手段1、工作计划是对即将开始的某一阶段工作提出的设想和安排2、工作计划是提高工作效率的有效手段3、工作计划是我们对主动开展工作的起点、目标、进度、质量、 步骤和具体要求4、工作计划能力也是对管理人员管理水平的检验和体现古代孙武曾说“用兵之道，以计为首”无论是单位还是个人，无论 办什么事情，事先都应该有个打算和安排，有了计划，工作就有了明 确的目标和具体步骤就可以协调大家的行动，增强工作的主动性， 减少盲目性，使工作有条不紊地进行，同时计划本身又是对工作进 度和质量进行考核的标准，有较强的约束和督促作用写计划的基本要求写工作计划的四大要素1、工作内容：做什么（WHAT）----工作目标、任务。

计划应规定一定时间内所应完成的目标、任务和应达到 的要求任务和要求应具体明确，有的还要定出数量、质 量和时间标准2、工作方法：怎么做（HOW）-----采取措施、策略 要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定相应措施 和办法，这是实现计划的保证措施和方法主要指达到既 定目标需要采取什么手段，动员哪些力量与资源，创造什 么条件，排除哪些困难等总之，要根据客观条件，统筹 安排，将“怎么做”写得明确具体，切实可行特别是针 对工作总结中存在问题的分析，拟定解决问题的方法写计划的基本要求3、工作分工：谁来做（WHO）-----工作责任这是指执行计划的工作程序和时间安排每项任务，在完成过程中 都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错 的因此，订计划必须胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪些后干， 应合理安排在实施中，又要有轻重缓急，哪是重点，哪是一般，也 应该明确时间安排上，既要有总时限，又要有每个阶段的时间要求 以及人力、物力安排这样，使有关单位和人员知道在一定的时间内 ，一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地 协调进行4、工作进度：什么时间做（WHEN）------完成期限。

在计划中对各项工作在什么时间、在哪里（WHERE）完成都应分 阶段表达清楚尤其是要说清楚完成该项工作的指导思想，也就是需 要达到的目的（WHY）上述内容都写了，一份计划也就算基本完整了写计划的基本要求标题1、计划的标题一般包括四种：单位名称；计划时限；内容摘要； 计划名称2、计划单位名称，要用规范称呼3、计划时限要具体写明，一般时限不明显的，可以省略4、计划内容要标明计划所针对的问题5、计划名称要根据计划的实际，确切使用名称6、如所订计划还需要讨论定稿或经上级批准，就应在标题后面或 下方用括号加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”“送审稿”或“ 定稿”等字样如《合肥市市政设计院 二0一五年财务 预算计划》，又如《合肥 市市政设计院 二0一五年生产经营 业务计划》 （如果是个人计划，则不必在标题中写名字，而是在正文右下方的 日期之上署名）写计划的基本要求情况分析（制定计划的根据）包括：制定计划目的——指导思想制定计划依据——指依据什么来制定计划 制定计划前，要分析研究工作现状，充分了 解下一步工作是在什么基础上进行的写计划的基本要求计划开头一般都有一小段前言和事项简述1.前言，简明扼要说明制定计划的目的或依据，提出工作总任务或总目标。

前言常 用“为此，今年（或某一时期）要抓好以下几项工作”并引领表述的计划事项2.计划事项，是总的计划。