采购对账操作指引.docx

采购对账操作指引1. 目的 规范对账工作流程，提高工作效率2. 涉及部门 财务部、采购部、仓库、品质部3. 定义 采购对账是采购及财务对账人员与月结对账的各类供应商（物料 供应商，外协供应商，设备配件辅料供应商）核对月度往来应付款项 的工作4. 对账期间本公司对账期间为本月1 日至 30 日，对账日期计算以公司仓库入 库日期为准如：供应商30 日发货，公司30 日以后入库的物料，将 纳入后一个对账期间5. 对账单收集时间 供应商发送对账单的时间：所有月结对账的供应商应在每月的 30日至次月5日前将对账单（excel格式电子档和打印并盖章的对账单） 通过邮件和发送给采购部对应的采购人员如供应商不能在对账 单收集期间将对账单发给采购对账人员，则该对账期间内应核对往来 明细合并到后一对账期间并将该供应商应付款项在正常的付款期间内 顺延6. 财务对账时间当月 30日至次月 5日，采购部应收齐对账单、采购单、送货单等 月结单据并核对好后，在 5 日前将对账单交给财务部审核，审核通过 后盖章传给供应商供应商等财务部通知才能开发票7.财务审核对账所需的资料及格式要求7.1 物料供应商、设备配件辅料供应商对账所需资料及要求7.1.1 所需单据：采购订单、供应商送货单、供应商对账单，7.1.2 单据要求7.1.2.1 采购订单，送货单和收料单上的供应商名称，物料名称， 规格型号，数量，单价金额必须相互一致，且不得涂改，财务不接受 有涂改的单据对账。

采购订单必须有采购部采购主管以上人员审核并 经供应商盖章确认，对于采购订单单价财务人员有异议的，采购部应 提供询价比价凭证，对于采购部不能提供询价比价凭证的，财务应将 此订单交给总经理审批7.1.2.2 供应商应在送货单上盖有供应商名称的公章或送货章并注 明恒达采购订单号7.1.2.3 仓库收物料人员应在送货单上签字并盖收货章确认物料入 库7.1.2.4 供应商对账单应包括采购订单号，送货日期，送货单号， 物料名称，规格型号，数量，单价，金额以及公账7.1.2.5 仓库收货人员应在收到供应商送货日期起 3 日内收齐采购 订单，送货单，给到采购对账7.2 工序外协供应商对账所需资料及要求7.2.1 所需单据：工序外协报价单，外协加工单，供应商送货单， 供应商对账单7.2.2 单据要求7.2.2.1 外协报价单，在外发加工前，采购应将外协报价单给到财 务部在外协报价单有更新时，采购部应及时将报价变更资料传递到 财务人员7.2.2.2 外协加工单应注明供应商名称，加工工序名称，产品型号， 规格，数量及准确的加工工艺参数，外协加工单制单人签字，收货单 位及经手人签字7.2.2.3 供应商送货单应注明外协加工单号，产品型号，数量，加 工项目。

7.2.2.4 外协报价单，外协加工单，供应商送货单不得涂改，如需 修改需要修改好后重新打印或重新填写，有修改单据传递到财务将会 被退回并不与供应商对账，由此造成的后果由修改人负责7.2.2.5 供应商对账单应包括外协加工单号，送货日期，送货单号， 产品型号，单位，数量，单价，单独报价的加工项目要单列7.2.2.6 仓库收货人员应在供应商送货后3 日内将供应商送货单和 外协加工单按上述要求核对好后送到采购部对账人员采购部人员对 好月结单后，交于财务部复核，复核通过后方可发给供应商8.对供应商索赔 因物料品质等原因索赔扣款的，品质部应将索赔凭单传给采购部， 采购部与供应商协调赔款并把经供应商确认回传的索赔单给到财务部 对账扣款对于供应商没有及时回传索赔单的，采购部及时通知财务 人员暂停供应商对账和付款。