使用Word的Mail Merge.docx

使用 Word 的 Mail Merge(邮件合并)功能实现批文档 \邮件\ 通知的生成 2007-11-21 10:46 常常会用到一个模板生成多个\多份文档、邮件、通知的情况，文档中除了个别关键字字段（如，名字、编号、或者日期等），其余内容都是同样的这种情况下，如果单个生成文档（打开，添加/修改关键字段，保存），则费时费力，而且容易出错好在 Word 提供了一个 Mail Merge 的功能，该功能允许一个文档模板从一个数据源中提取关键字段，替换模板中的内容，生成多个文档特别适用于通知、群发邮件、证书的生成这个数据源可以是 Excel，可以是 Access 数据库当然，Excel格式是最简单和方便的了先构造一个数据源文件，这里使用最简单的内容，即姓名，编号、性别如下Name Number Gender张三 1 Mr.李四 2 Mr.黄一 3 Ms.然后创建模板。

打开 word，选择 Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge，此时就打开了一个 Mail Merge 的对话框（XP 或者 2003 应该在右侧出现一个对话框）在刚才的位置再点击 Show Mail Merge Toolbar，可以看到在工具栏出现 Mail Merge 的工具条按照 Mail Merge 对话框的提示，打开一个文档（当前文档就可以），选择默认设置，继续下一步，开始编辑你的文档，此时会弹出选择数据源的对话框，这个时候，就需要指定到刚才创建的数据源文件，然后选择数据表单（sheet），选择你需要的数据行然后，需要编辑你的文档，添加你需要加入的合并域（Field）在刚才打开的Mail Merge 工具条可以看到有一个“插入合并域”(Insert Merge Field)和插入单词域(Insert Word Field)插入合并域可以直接添加字段，而插入单词域则允许一些逻辑判断，比如如果……则……否则……编辑我们的文档如下Hello, «Gender» «Name»,Your number is «Number». Thank you.BR,Admin其中的《》引用的内容即为插入域，是点击“插入合并域” 后选择插入的，在合并数据源的时候，这些字段会自动替换为数据源中的真实数据。

这个时候可以通过点击工具条上的“查看合并数据”(View Merged Data)来查看合并数据源后的效果，如下，Hello, Mr. 张三 ,Your number is 1. Thank you.BR,Admin最后，可以使用“ 合并到新文档 ”（Merge to New document）来保存所有合并数据源后的文件，或者，“ 合并到打印机 ”（Merge to Printer）来打印，或者“ 合并到邮件”来发送很好，很详细补充一点，如果是数字带有小数点，可以控制小数点的位置方法：在merge 的地方右击--Toggle field codes--输入\#“#，##0”，即不保留小数点，\#“#，##0.00”即保留两位小数点以此类推最后再右击，Toggle field codes 即可。