办会(活动)工作流程.doc

办会（活动）工作流程事前策划一、根据领导指示，拟定方案　　1、商拟会议（活动）形式、主题、日程、成效（目的）;　　2、确定会议(活动）时间地点、参会人员；3、会议筹备工作分工；4、邀请单位、发言人员、新闻报道、会务工作等；5、经费预算前期协调　　二、请示领导，根据审批的方案再行经费请示,制发通知1、会议（活动）名称、内容、参加人员、时间地点、期限、报到时间地点、车辆如何停放.2、可用通知、网络发布、短信提示等方式,要求回执或回复如需在会上发言的，要及早通知对方，并要求反馈发言材料请区四套班子领导要提前排定　 三、文稿准备(准备备份）　　1、拟稿：会议议程、主题报告、领导讲话、发言材料汇编；　　2、收集：经验材料、会议资料;　　3、编写：主持词、会议（活动）指南（参会须知,会议服务指南)、签到表；　　4、制作文稿：统一制作各类文稿，打印、校对、装订、装袋；5、制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证、停车证　　四、参会人员组织　　1、参会单位；参会人员职务、姓名、性别、总人数、联系方式（E-mail、、）；　　2、参会人员到达时间、车次、返程车次时间；　　3、接送:确定接待规格、接送领导及车辆；4、将参会人员合理分组（一人一岗，不离不越);5、汇集参会人员情况，制《＊＊会议参会人员名单》,分送主席台。

6、如报告会,要考虑听众不足的补救措施　　五、会场准备引导牌、会标徽记、座席形状、席卡、座次安排（左为上)、音响效果、速记、录音摄像、照明通讯、网络状况、茶水烟盘、花卉布置、采暖降温（供水）、会场卫生；笔记本电脑、照相机、u盘；就可能出现的情况，比如天气、人数过多等原因事先做好预案.　　六、后勤准备1、食：根据反馈统计住宿/吃饭人数，伙食标准、食物卫生、就餐桌次;涉及大领导，要事先询问饮食偏好和禁忌,预先确定菜单注意考虑驾驶员用餐.　　2、住：房间分配(朝向、楼层、环境）;　　3、行：用车计划（注意是否统一出发）；注意掌握出席领导的车牌，并考虑停车总量.4、活动:会议间隙安排参观、文娱活动5、休息室；6、现金、赠送的礼品　　七、会前检查检查会场、检查会议文件、检查后勤保障、设备调试.现场组织　　八、会间服务　　1、签到（文件袋—内含会议文件、文具，会议礼品分发）;　　2、引领：礼仪小姐或会议工作人员引导参会贵宾就座;　　3、安排会议记录、录音、摄影摄像、安全保卫等工作；4、按照议程组织调度人员、车辆、物资、器材等入场、出场,确保会议环环相扣；5、会前迎候、会后送别，掌握领导动向.会后总结　　九、会后会务工作　　1、发会议简报、纪要；（题目要醒目、内容要精炼、篇幅要剪短、印发要及时)　　2、写会议总结、决议、传达提纲;3、根据需要收集新闻报道；4、音像、声频资料的收集。

　　十、会议善后工作　　1、会议文件回收、归档；　　2、会议财务结算　　十一、总结办会工作经验、教训 。