开前的准备(文秘工作人员必备).docx

开前的准备为建立健全议服务三级检查保障工作，确保全区性大型（重要）议和区直机关各部、委、办、局的各项议圆满顺利地进行，特制定机关后勤保障中心务管理岗位职责　　一、大型（重要）议的务服务　　大型（重要）议期间，后勤保障中心务组负责人全面负责议的接待工作，召集各有关人员召开前，布置前准备工作区机关事务管理局对务情况检查指导：　　一级检查 对服务人员的检查，包括：议服务人员着装准备等对照议备忘录，落实服务细节等　　二级检查 对场布置的检查，包括：整体场、音响设备、灯光系统、多媒体、主席台背景、徽等项目落实情况　　三级检查 机关事务管理局同议主办单位进行全面检查，协调议服务环节、跟踪议服务需求，落实议服务细节，协助务组完成议接待任务　　(一)全区性大型（重要）议　　1、议计划　　召开全区性大型（重要）议，议主办单位应提前三天报务组安排议组织者应以同时以书面（紧急情况除外）或，通知机关事务管理局和务组负责人　　2、前准备　　(1)确定议名称、标、欢迎牌、议指示牌、场座位安排示意图，期、参加人员范围、开时间和地点；　　(2)设置主席台桌椅、讲台，桌牌、签到册、签到笔，选票箱、徽；　　(3)提供主席台和讲台麦克风、多媒体设备、电视；　　(4)务组织者提供议议程，或牵涉到需要插播音乐的有关领导讲话稿；　　(5)内音乐：迎宾曲、国歌、投票及颁奖音乐、背景音乐等；　　(6)主席台前鲜花、讲台花篮、长青树、绿叶植物、来宾胸花等；　　(7)主席台茶水、湿纸巾，参人员矿泉水或茶水；　　(8)调配务专用车辆，联系交警大队协助交通安全；　　(9)保卫人员执勤；　　(10)议组织者要求准备的其它事项。

　　3、议签到　　议组织者应事先准备签到册规模较大的议实行个人签到，单位领导签到议结束时，组织者可对各单位的出勤情况检查或抽查　　4、议文件　　全区性正式议的议文件由议主办单位准备务组协助通知文印室打印文件材料并组织装袋议结束后，务组应及时将剩余的议文件移交务主办单位　　5、务纪律　　(1)务服务人员应穿戴整齐，统一制服　　(2)不迟到，不早退，有事离开应提前向务组负责人请假；　　(3)规定时间内加水、倒茶　　(4)议期间应关闭通讯工具，保持场安静，不做与议主题不相关的事　　6、大型议设备要求　　多媒体音视频信号源图像清晰音质优美，并根据需求配备投票表决功能以及议大屏幕显示控制室控制所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能工作人员通过电脑控制，实现复杂的管理，包括：话筒管理，资料产生和显示，表决方式，内部通讯，建立代表数据库，出席登记和音频处理　　7、设备操作　　(1)发言话筒(包括主席机和代表机)，话筒有一个红色的指示环，当打开话筒时指示环亮起来为了防止声反啸叫，当打开话筒后，扬声器停止发声　　(2)大屏幕投影机是多功能议中心的重要组成部分务人员必须掌握投影影碟、录像等视频信号，以及投影实物、图文以及计算机画面等专业技能。

　　(3)每个座位前配备投票器，可以进行议方式/问卷方式投票表决配合计算机机及投票软件可以统计显示表决结果　　(4)议系统与摄影机、视频展示台等设备配合构成（视音频）多媒体议系统通过话筒耦合器、输入/输出MIC/音频信号，以播放背景音乐或议扩声参与远地议　　(二)重要议　　1、制定务服务保障的准备时间进度表； 　　2、调配务专用车辆，派车接机(车) ； 　　3、安排住宿：参加议的(男、女)客房数、务组用房； 　　4、预订餐宴：欢迎酒、欢送晚宴、茶歇，早、中、晚餐等； 　　5、外围保卫由区政法委综治办负责协调公安、边防、当地派出所；　　6、饮食卫生和疾病防患由区卫生局指派医院、卫生防疫站负责；　　7、（可能）存在的问题，解决方案及要求；　　8、印制装订务材料，代办议水果(采购、清洁、摆放)；　　9、订制胸牌，订购胸花，联系专业摄影，组织快餐、点心； 　　10、前准备 ：(1)议名称；(2)议主旨和目标；(3)议时间；(4)议地点；(5)议议程；(6)出席人员（桌牌）；(7)议茶水；　　11、内勤保卫、参观考察途经地的交通安全；　　12、 议结束，派专车送客人前往机场、火车站；　　13、议组织者要求准备的其它事项。

　　(三)定期或不定期的常规议　　1、前应明确议主题和出席或列席人员数量；　　2、不定期的重要议，承办人应提出议企划书；　　3、召开例，通过或书面填报“议室使用登记表”提出议申请，经务组确认　　二、务工作的后勤服务保障　　1、大堂门厅摆放高档盆景，增强美化效果；　　2、主席台布置不厌其烦，数次调整，达到庄重、大方的要求，受到各方领导认可　　3、机关食堂承担""务工作人员的膳食服务，落实专人值班，按大要求除正常供应工作套餐外，还提供夜餐服务，保证菜肴质量；　　4、文印室承担党代、人大和政协的议材料印制任务，在抽调人员上服务的同时，实行"班倒"，停人不停机，２４小时为服务，做到稿到即排，及时分装议文件，交付议组织单位　　三、定期检讨议纪律执行情况　　1、及时掌握务工作执行情况，重视务操作规程；　　2、高度重视党代、人大和政协等大型及全国性(重要)议服务保障务抓好落实明确责任分工，细化工作方案，要求：　　(1)、加强务工作人员的服务意识和奉献意识教育；　　(2)、接待服务工作细致、周密；及早制订议服务保障方案，做到万无一失　　(3)、高标准、高质量完成议保障工作，为大型(重要)议提供一流服务。

　　(4)、严格按照标准对场布置、客房服务、菜肴质量、环境卫生、安全保卫等方面作出服务承诺　　(5)、检查务用车的车容、车况，并对驾驶员的服务行为规范提出严格要求　　(6)、严格执行卫生值日制度，清洁人员负责议场所卫生清扫；　　(7)、场内电风扇、电灯等电器开关、门窗由务清洁人员负责管理　　(8)、务筹备组负责大的住宿安排、餐证发放、车辆安排，联系场布置的有关事宜　　(9)、务人员再次核对上一级领导同志参加大的通知联系事宜　　议组人员在议期间要为大提供全过程、全方位、全天候高效、快速的优质服务，处处体现“满意+惊喜” 的服务宗旨要求做到：一丝不苟，精益求精；挥洒自如，忙而不乱；尽善尽美，万无一失；各负其责，协同作战。