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OA项目实施方案

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常见问题

1、OA项目实施方案1、项目实施目标1、实现无纸化办公根据办公的具体需求，建立内部OA信息通信平台，便于内部协同工作与沟通交流。结合通达OA功能，使系统顺畅安全运行，并满足日常办公应用，形成连接单位内各部门的信息网。如企业公告、新闻发布等，使内部的规章制度、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解企业内部的发展动态。可建立企业内部邮件、短信系统，使企业内部的信息交流快捷通畅。2、实现分布式办公多分公司（工厂）、跨地域的办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要上网进入OA系统就可以查看和处理自己的工作。通过网络办公系统，员工在工作中的交流、写作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间上的障碍，全国各地分支机构和外出人员都可访问系统，实现异地化办公。3、实现制度规范管理落实管理制度，推进工作流程自动化，实现协同办公。工作流程是OA系统的核心思想，可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分公司之间的协同工作问题，从而提高工作效率。企业内部大量流程化的工作；比如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，可以规范

2、各项工作，提高协同工作效率，从而实现工作流程制度化的协同办公。4、规范文档管理在通达OA办公系统中，各类文档（比如各类文件、知识、信息、制度等）能够按权限进行保存、共享和下载，对于office文件还可以分权限在线阅读和编辑等，对于档案文件还可以使用电子档案管理进行归档保存。通过知识文档管理实施，保证文件文档规范化管理和安全管理。5、规范资源管理通过深度有效使用通达OA办公系统中集成的“办公用品管理、固定资产管理、图书管理、车辆管理、会议管理、人事档案管理”等模块，实现公司的信息、人力、财产等资源信息化管理。在OA系统中管理这些资源，可以轻松的查询、使用、登记、统计、分析，这一切都由系统自动化完成，以前需要去文件柜慢慢找，通过系统只需要几分钟甚至几秒钟即可获取。充分利用OA系统中的信息资源管理，可将企业的各类信息统筹到系统中，人、财、物、文件、报表、数据等信息资源由系统统一管理，相应岗位管理人员的工作效率大大提高。6、员工行为规范管理通过通达OA办公系统中的“日程管理、工作日志、任务管理、工作计划、考勤管理、人员考核等模块”，以及各资源管理模块中的审批管理和工作流程审批，可实现员工日常工

3、作、资源使用、工作汇报总结等行为规范管理，大大提高员工个人工作效率和整体协同工作效率。2、 OA实施功能及实施时间由于煤运、车厂、销售公司以及贵州车厂各个公司地理位置上不在一起，而且实施OA项目人员有限，实施起来会比较困难，所以建议分期进行，分步骤实施,建议如下：第一期为煤运OA实施，时间为2017年2月4日2017年5月1日。分三步实施，第一步骤为系统基础数据录入及系统简单功能了解阶段，时间段为2017年2月4日至2017年2月28日，将煤运人员数据全部录入系统中，在此期间收集煤运日常常用表单及流程，抓紧制作收集上来的流程。了解OA界面及其中的简单模块，包括：通知公告、文件公布、文件交换、信息发布、资料中心、个人办公、电子邮件、OA办公精灵等基本功能。第二步骤为流程管理、办公用品管理、项目管理、人事管理等重点模块设计及实施阶段，时间为2017年3月1日至2017年3月31日，将第一阶段收集的表单及流程逐个做入系统之中，并逐个交由公司人员试运行，试运行期间还需掌握办公管理、项目管理及人事管理中的使用方法。第三步骤为煤运OA项目收尾及阶段，时间段为2017年4月1日至2017年4月3

4、0日，由于OA系统的实施会改变公司各部门现有的管理模式，加之公司内人员对OA系统不熟悉，在此阶段一定会有许多问题暴露出来，所以在实施收尾阶段安排答疑及问题排除。第二期为汽车事业部及销售公司OA实施，时间段为2017年5月1日至2017年5月31日，分两步骤实施，因为汽车事业部及销售公司原来就有OA系统，公司人员对OA系统并不陌生，所以第一步骤为原有数据及流程导入阶段，时间段为2017年5月1日至2017年5月15日，我们先用半个月时间将原有系统中数据及流程全部重新做入新的OA系统中。第二步为试运行阶段，时间段为2017年5月16日至2017年5月31日，用下半个月时间进行上线试运行，并解决因改变系统而出现的问题。第三期为贵州OA实施。时间为2017年6月1日至2017年7月31日，因实施小组有了前面两期的经验，可将贵州OA实施分为两步骤实施，第一步为数据、表单采集以及贵州公司人员熟悉OA基本模块阶段，时间段2017年6月30日。第二步骤为OA重点模块了解及OA全模块启动实施阶段，此阶段要解决启动后出现的各个问题。3、 OA实施小组的组成为了保证项目的顺利实施，各部门都必须积极参与并配合OA系统的实施。主要构成如下：1、由于OA系统会改变我们原有的办公习惯，所以都会有一定的排除情绪，所以一定要有一个项目的推导和实施部门或者领导层。2、信息中心负责OA的各类技术问题处理及日常维护，信息中心技术人员主要与3部分中提到OA负责人对接，以免对接的人太多，反而没有责任到人。3、各部门必须由部门领导确定一名OA负责人员，负责两个内容，一是将本部门在使用OA过程中出现的问题反映给信息中心技术人员。二是要比部门中其他人早学习OA中的各个模块，负责教会部门中其他人对OA系统的使用。

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