{财务管理内部审计}内审员培圳讲义很强很全下载

1、ISO9000內審員培訓教材,講師胡昶民,目 錄,1. 質量審核的定義和特征,3. ISO90012000內部質量審核的要求,4. 審核的標准,5. 審核的工具和技巧,6. 內部質量審核的執行流程,7. 審核員的資格要求,8. IRCA 和IATCA,2. 審核的目的和意義,1. 質量審核的定義和類型,“審核”定義,來源于國外管理專著“Quality Audit”。,Audit- 是一項參照証據和憑証來驗証的正式檢查。 (牛津詞典),審-詳知明悉詳查細究的意思核-仔細查對的意思 。 (詞源),在國內相對應的詞是“審計”,為獲得審核証據并對其進行客觀的評評價以確定滿足審核准則 的程度所進行的系統的獨立的并形成文件的過程。(2000版),系統化的、獨立的檢查以確定質量活動及相關的結果是否符 合計划的安排這些安排是否得以有效地實施并適用來達到既 定的目標。（1994版）,審核証據-與審核准則有關的并且能夠証實的記錄事實陳述或其它信息,審核准則-用作依據的一組方針程序或要求,ISO9000對“審核”定義,系統性-從查找依據開始到核對質量形成的活動而進行 的系統的審查。,獨立性-執行審核的機構或

2、人員應具有獨立性。,客觀性-審核的依據和結果必須是客觀有效以事實為基礎的。,質量審核的特征,公正性-審核的過程必須是公正的依據合理的標准不摻 雜個人的因素。,質量審核的類型,第一方審核 內部審核 由組織的內部人員對其自身的質量體系進行審核，前提是審核人員獨立於被審核的部門。審核也可以由外部機構以公司的名義進行,第二方審核 外部審核 由一個組織對另一準備與其簽定合同採購產品的組織進行的審核。這种審核可由採購部門或一外部機構以採購方公司的名義進行,第三方審核 外部審核 由與審核結果無直接關系或無商業利益的審核機構對一項運作進行審核。這种審核應由經認證的機構進行。,第三方審核通常根據某一標準進行。如： ISO 9001:2000系列標準。,1st Party： 組織內部 2nd Party：顧客對供方 3rd Party： 審核機構,供應商,顧客 CUSTOMER (2000),Organization (2000),組織,1ST,1ST,1ST,2ND,2ND,3RD PARTY,供貨,供貨,(Supplier) (2000),審核類型的圖解,2. 質量審核的目的和意義,確定符合質量管理體

3、系要求的程度尋找持續改善的 機會不斷完善質量管理體系。,評價質量管理體系與公司實際狀況的適宜程度-適宜性,評審質量活動符合質量管理體系的程度 -充分性,評審質量活動執行的結果 -有效性,目的,意義,有人說ISO 9000的精神說 = 寫 = 做對嗎,請問,3. 質量審核的標准,質量審核的標准,ISO10011-1 審核 ISO10011-2 質量體系審核員資格 ISO10011-3 審核活動的管理,ISO14010 總體原理 ISO14011 審核 ISO14012 環境審核員資格准則,ISO19011 質量和環境審核指南,合并,4. ISO90012000的內部質量審核的要求,組織應按策划的時間間隔實施的內部審核，以確認質量管理體系是否 : a)符合策划的安排本國際標準的要求以及組織確 定的質量管理體系的要求 ; b)可有效地實施和保持。 考慮擬審核的過程和區域的狀況和重要性及以往審核的結果組織應對審核方案進行策划。應規定審核的准則范圍頻次和方法。審核員的選擇和審核的實施應確保審核過程的客觀性和公正性。審核員不應審核自己的工作。,標准要求,策划和實施審核以及報告結果和保持記錄的職責和

4、要求應在形成文件的程序中作出規定。 負責受審區域的管理者應確保及時采取措施以消除發現的不合格及其原因。跟蹤活動應包括對所采取措施的驗証和驗証的報告。 備注 : 詳見 ISO 10011 (質量體系審核指南),組織應策划內部審核的方案 1）時間間隔 2）審核的准則范圍頻次和方法 3）審核員的選擇 4）審核的實施過程。,審核策划的考量點 : 1）擬審核的過程和區域的狀況 2）擬審核的過程和區域的重要性 3）以往審核的結果等。,標准理解,文件化的要求 1）策划和實施審核的要求 2）報告結果和保持記錄的要求 3）以上活動的職責。,審核結果的處理 1）負責受審區域的管理者應及時采取措施 2）消除發現的不合格及其原因 3）驗証所采取的措施 4）報告驗証的結果。,內部審核的依據 1）策划（體系/產品等）的安排 2）ISO9001國際標准 3）組織內質量管理體系的要求。,內部審核的目的: a)符合性（符合策划的安排本國際標準的要求以及 組織確定的質量管理體系的要求） b)有效性（可有效地實施和保持）,審核的特征 1）客觀性和公正性 2）獨立性。,5. 審核的工具,質量管理體系標准,質量管理體系程序文件

5、,專業的參考書籍,審核檢查表,審核的工具,6. 審核的方法和技巧,質量審核的方法,順序追蹤-從輸入到輸出的整個過程追蹤審核。,逆向追溯-從輸出到輸入的反向過程追溯審核。,選擇部門-審核一個部門內的所有活動。,選擇要素-審核一個要素相關的每一項活動。,內部質量審核一般采用后兩種方式。,質量審核的技巧,提問-向受審核方提出恰當的問題是審核的基本技巧。,驗証-在得到受審核方的回答后審核員獲得客觀証 據以確認受審核方的陳述。,觀察-審核員通過觀察實際的狀況作判定不僅僅是 聽陳述和看文件。,筆記-在提問驗証和觀察中及時記錄下真實的材 料作為提出報告在基礎。,提問,按審核檢查清單提問根據審核的進展適時的提出問題。,按5W1H的方法提出問題。,提問方式 開放式問題 封閉式問題 澄清式問題 引導式問題 假設式問題,開放式問題 *應用范圍 -得到大範圍的答案 -詢問如何完成一項工作 -征求一項觀點意見 -確定執行一項行動背後的理由 *實例 -你在組織中的工作是什麼 -為什麼要選用 AQL的這個水准 -你如何確定控制上限 *缺點 -被動 -若出現離題，則應將話題引導到正題上,封閉式問題 *應用范圍 -得到

6、特定的資料，如： “是” 或 “否” -確保聽者完全理解所問的問題 -將討論引導和集中到某一思路上 *實例 -你執行內部審核時有無使用檢查表 -那批產品是否已經檢驗 -這是否你的意圖 -這把遊標卡尺的調校什麼時候過期 *缺點 -排除了對話題的進一步回應,澄清式問題 *應用范圍 -由於審核員顯得很仔細聆聽回答，從而可制造平靜的對話氣氛 -確保對問題的理解，避免含糊不清，同時可取得進一步的資料 *實例 -若我沒理解錯的話，這樣的意思是 -能否解釋一下你的意思是 *缺點 -被審核的人員逐漸懷疑為什麼開始時自己的問題不被理解,引導式問題 *應用范圍 對話題建議一個預期的答案 *實例 -你是否總是從這種批量中抽13個樣本 *缺點 -對所收到的回應有傾向性,假設式問題 應用范圍 - 適用於客觀證明很少或沒有的情況 實例 - 假如又怎樣 -我們假設 缺點 - 証据不夠客觀,驗証,驗証-在得到受審核方的回答后審核員獲得客觀証據以 確認受審核方的陳述。,可采用“請給我看一下”的語句,如果當時客觀証據不能馬上拿出來審核員應記錄防止遺忘,并應在評價審核發現前追蹤結果。,觀察,觀察-審核員通過觀察實際的狀況作

7、判定不僅僅是聽陳述 和看文件。,注意審核員不能看了文件就滿意了必須按文件去觀察是否實際作了。因為統一文件不同的人會有不同的理解。有時候操作員自己認為“可以”或“改進”的方法去執行。,筆記,筆記-在提問驗証和觀察中及時記錄下真實的材 料 作為提出報告的基礎。,在審核員的筆記中還可記錄下其它和審核間接有關的材 料這對質量體系的總體評價是有幫助的。,其它技巧,開卷有益- 使人昭昭,客觀事實- 避免“我認為”,引經據典- 用標准條款說服人,縱橫交錯- 有效的審核方法,笑里藏刀- 避免對抗,立場堅定- 避免審核和咨詢角色的混淆,7. 內部質量審核的執行流程,內部審核流程,審核策划的考量點 : 1）擬審核的過程和區域的狀況(組織、實際運作、 技術質量體系) 2）擬審核的過程和區域的重要性 3）以往審核的結果等。,內部審核策划(年度計划),策划的內容 1）時間間隔 2）審核的准則范圍頻次和方法 3）審核員的選擇 4）審核的實施方案。,練習年度計划的制定,挑選審核組成員,成員包括審核組長和審核員 審核員與被審核的活動無直接關系 審核員須經培訓並合符資格要求 審核小組人數（可根據負責的要素和人數確定）

8、審核小組可包括有專業背景的專家 審核員最好是內部的 “買方” 或 “供方”,審核組的職責,審核組長,负责审核的所有阶段 协助挑选审核小组其他成员 准备审核计划 代表审核小组参与被审核方的管理 提出审核报告,審核員,遵从适用的审核要求 传达并阐明审核要求 有效的策划、执行分配的职责 将观察结果形成文件 报告审核结果 验证纠正措施的有效性 保留并保护审核有关的文件（保密） 与审核组长合作并支持其工作,制定審核計劃,練習審核計划的制定,確定審核目標要素和範圍（覆蓋所有的班次） 確定審核進度（日期/時間）安排需包含首次會議末次會議報告提交等 審核的准則和標準 審核地點 審核小組成員 所需設施,審核小組審核准備,熟悉審核的目標和範圍 了解負責部門的狀況和有關的文件。 了解審核進度安排 需要時，應審查前次審核的狀況 熟悉相關的標準 編定審核檢查表,練習檢查表的制作,檢查表的作用,提醒審核員所需的資料，确保审核的一致性和连续性 帮助审核组长监督审核进度 作為審核用的一份質量記錄表格 以便及時糾正偏差，避免離題 用於訓練新審核員,首次會議,練習首次會議的舉行,邀请高层参与并致會議開幕詞 說明審核的目的

9、依据和准則 審核發現的分類與評價方式 确認審核計划和人員（含陪同人员）安排 說明審核的方式 征求與會者的意見（時間的必要調整）,執行審核,靈活充分運用提問的技巧,通過聆听、觀察驗証記錄充分收集證據,執行審核,觀察-實際執行工作的過程示範,聆听- 周围发生的事/被审核方的回答,驗証-文件、報告、各种记录、設備詳細資料,記錄- 會見的關鍵人員/文件編號和版本/設備編號或其 它詳細標記/ 觀察的地點時間事實狀況,練習審核過程的演練技巧觀察（審核証據的記錄/提問方式）,此时，若发现潜在的不符合项，应提醒被审核方，以免末次会议上纠缠不清,避免停止交談或打斷回答 集中理解和領會被審核者的講話思路和潛在含義 保持目光對視並不時給予口頭鼓勵 仔细聆听，表現出濃厚的興趣，使被審核者取得信心 當交談中帶有刺激審核員的言詞時，應避免變得情緒低落 當有不同意見時，應檢討和澄清審核的發現 鼓勵被審核人員向審核員反映問題 適時解釋或歸納 记住时间的约束 严守计划 别卷进与审核无关的不必要争论,一些有用的提醒,人员总是迟到,可能发生的状况,人员总是缺席,人员总是被打断,文件总是未准备好,被审核方抵制,審核發現評價和總結,审核过程中如发现潜在的不合格项，应提醒被审核方。,审核过程中如发现确定的不合格项，及时通知被审核方，是一种礼貌，以便被审核方能及时消化，但不应分类。,审核发现一定是有好有坏。由于审核结果一般以负面报告的形式出现，因此，确定不符合项是审核发现评价的一项重要活动。,在审核总结报告中，审核发现好的一面只会轻轻几笔带过,不符合项的确定参考标准,质量管理体系缺项 某项要求出现多个不合格，而使体系无法运行 有可能使不合格产品装运的不合格 审核员根据经验判断很可能导致体系失效,一般分为：严重不合格/一般不合格/观察项,严重不合格,不属于严重不合格或一般不合格的情形，但是可改进的,观察项（改进的机会）,根据经验判断不太可能出现如下情形 质量管理体系缺项 某项要求出现多个不合格，而使体系无法运行 有可能使不合格产品装运的不合格 体系失效,一般不合格,可能是如下情形 文件化的体系某一部分不符合要求 轻微的错误,练习：不符

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