企业行政管理资料

1、第一章 企业行政管理概述1.企业行政管理的含义企业的行政管理，是企业为了自身的生存发展，依据一定的法律、制度、原则、方法对内部开展职能性管理的总和。这个认识可以分为三个层次：第一，企业行政管理的目标是全局性的，为的是企业整体的生存发展；第二，企业行政管理职能是企业领导主要管理内容，处于企业系统的中心位置；第三，企业行政管理的职能性管理是跳出生产、财务、技术等具体职能而产生出的管理服务平台。随着社会、企业的发展，管理研究对企业行政管理的理解还会不断的演变和深入。2. 企业行政管理的特点（一）企业行政管理具有服从性。（二）企业行政管理具有服务性。（三）企业行政管理具有效益性。（四）企业行政管理具有灵活性。3、 企业行政管理的工作内容一类是在企业办公行政管理，主要在办公室内进行日常制度设计、文件处理、行政会议等工作；另一类是企业总务后勤行政管理，主要是提供企业员工食宿安排、企业环境绿化、安全保卫等企业保障性工作。4、 企业行政组织的职能（一）行政协调（二）信息处理（三）决策参谋（四）综合事务管理5、 企业行政组织的结构（一）职能型（二）综合型（三）混合型6、 企业行政组织的要素 （一）劳动分

2、工 （二）部门划分（三）权力划分 （四）确定管理幅度与层次7. 企业行政管理领导岗位的特点管家角色。助手角色。参谋角色。活动家角色。8. 企业行政管理领导岗位的素质要求（一）资历要求。从事行政管理层岗位一般需要有较长的工作经历，在企业内部具有威信，既能够指挥下属部门，又能对其他企业高层管理者产生影响力。虽然企业不能讲按资排辈，但是由于行政部门的综合性质，要求其领导者对企业的整体情况比较了解，并能够沟通协调其他部门，所以相对而言，企业行政部门的管理岗位对工作资历及经验更为看重。（二）思想素质。对企业行政部门管理层的思想素质要求高于一般岗位的职业道德。凡是要求下属和员工遵守的制度，首先要自己遵守；凡是要求下属和员工不做的事情，首先自己不能做。领导的政治思想、道德素养必须严格要求，才能言传身教，影响他人。（三）心理素质。管理层人员需要过硬的心理素质，要具有敢于决断、坚忍不拔和承受压力的能力，这样才能从容面对行政领导工作的中的复杂问题。（四）专业素质。企业行政部门管理者领导主要从事管理工作，在专业素质方面除了要熟悉行政业务上的专业知识以外，还特别强调有管理知识及经验，对计划、组织、领导、控制等

3、管理技巧要善于运用。管理层岗位需要做决策和指挥，因此要求知识面更广对生产、销售、人事、财务等其他部门的运作知识都要有所了解。（五）形象要求。个人形象包括穿着、服饰、言谈、举止、神态等。企业行政部门是企业的窗口和枢纽，部门管理者对内对外活动很多，应该穿着得体、举止自如、谈吐文雅、工作稳重。作为企业行政管理层，保持良好个人形象，既能推进个人工作，也能促进企业其他工作。 第二章 企业办公行政管理1、 企业行政办公室的属性机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构，是设在组织内部直接为组织管理服务的综合部门。2.企业行政办公室的性质（一）综合性和政治性。（二）从属性和服务性。3.企业行政办公室的地位（一）中心的地位。（二）枢纽的地位。（三）窗口的地位。4、 企业行政办公室的职能（一）服务职能（二）指导职能（三）管理职能（四）监督职能（五）协调职能（六）参谋咨询职能5.企业对外联络的对象（一）政府管理部门。（二）相关单位。（三）同行竞争者。（四）供应商。（五）客户。（六）经销商。（七）社会媒体。（八）行业协会组织。6.企业对外联络的重点（一）地方镇级政府及其所属。（二）地方市（区）政府及其所属。

4、（三）省政府、中央政府。4行业主管的政府部门。7、 企业接待工作的原则（一）诚恳热情、讲究礼仪。热情、友好的言谈举止，会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。对来访者，应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之选。（二）细致周到、按章办事。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多部门和人员。这要求行政人员在接待工作中开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面俱到，有条不紊，善始善终，也就是要一环扣一环，一丝不苟地做好每一件事。切忌有头无尾，缺少章法。（三）俭省节约。接待工作在某种意义上是一项消费活动，需要人力、物力、财力的投入。接待人员要厉行节约，精打细算，勤俭务实，不搞形式主义，不摆阔气，不讲排场，不大吃大喝，抵制奢侈铺张的不正之风，尽可能少花钱、多办事。 （四）保守秘密。行政人员在重要的接待工作中，往往参与接触一些企业的重要会议、秘密文电资料等，所以要特别注意保密工作。在迎来送往的过程中，尤其要注言谈举止，注意内外有别，严守单位秘密。8.企业接待工作的内容（一）接待前的准备工作（1）邀请：向来宾发出邀请，可以口头邀请、书面邀请或者上门邀请，

5、书面邀请是最常用、最正式的邀请方式，通常采取“请柬”或“信函”的方式。（2）拟定接待方案：确定有接待任务后，行政人员应该提前制定好行程方案。制定方案时需要详细了解来宾的人数、行程，并与对方加强沟通，将制定的方案提前告知对方，进行确定。（3）接待活动预算：对接待活动事先进行经费预算，以便对确定接待的规格有所把握。（4）全面准备：开始落实接待方案的各项细节，主要有预定酒店食宿、交通安排、会议场所布置、接待人员安排、物资采购等。应做到周密细致，有条不紊。（二）到访接待（1）迎接：一般而言，重要的接待工作需要安排专门人员前往车站、机场地迎接客人。必要时，还需要行政部门主要负责人亲自前往迎接。接待客到单位时，企业主要负责人若没有在车站、机场等地迎接，则应在单位门口迎接，以示尊重。必要时，还可以举行一定规模的欢迎仪式。（2）正式接待活动：原则上应该按照事先拟订的计划书来进行。接待内容应当包括：双方业务负责人间的会晤及技术上的交流活动；对本方企业各项情况的介绍、安排企业的整体参观活动；安排宴会款待来宾，以示对客人的尊重和欢迎；在正式接待内容完成之后，可以邀请并陪同外地客人游览本地名胜古迹等。（3）妥

6、当安排送行：接待工作应该有始有终，当接待活动结束，客人即将返程时，接待工作绝不能在此时有丝毫的松懈。应当为客人定好回程的车、船、机票。准备有地方特色或企业特色的纪念品赠送客人。（三）接待后续工作在来宾离开之后，还应做好后续的一些工作，包括客人离开后应该及时联系，确认是否安全返回，并了解对接待工作的意见；条件允许，可以安排到对方单位进行回访，进一步强化访问达成的成果；接待期间的照片、音像资料、合作协议等应在处理好后及时邮寄给对方。企业员工出差是开展对外工作的主要形式，出外工作情况分为两种，一种是“外出”，即当日可以往返；另一种就是当日无法往返需要在外住宿的就叫做“出差”，还包括到国外工作的就是“国外出差”。企业员工出差，会形成很多事务性工作。企业行政办公室需要对整个企业的员工差旅活动进行全面管理，包括：交通安排、住宿安排、出国手续管理、差旅费用管理等。9.企业会议组织会前组织管理认真负责地做好会议的准备工作是开好会议的基本保证，是会议能否按照预定程序逐次展开、顺利完成的基础和前提。一次规范的企业会议的会前准备工作，应该包括以下一些主要内容：（一）制定企业会议计划企业会议的召开，总是有着其

7、特定的目的、内容和要求。为此，必须根据这些特定的目的、内容和要求事先认真准备，提前进行周密策划。在制定企业会议计划时要注意：1要根据企业的工作需要和企业领导的意图，就会议召开的情况作出总体筹划。2要将会议召开的名称、时间、地点、主题、主持人、议事日程、与会人员初步确定下来，报送有关方面进行会前审核。3确定召开会议后要事先通知所有的与会者，以便让其有和缓的与会准备，调节和安排与会时间。4要根据企业会议召开的实际需要制定出会议预算。（二）制定企业会议预案企业会议预案就是企业会议的总体方案，其内容包括：1会议名称，即拟召开会议的标准和规范的名称。会议名称的基本构成方式是：“单位名称+时限+会议内容+会议性质”。例如：广东科学技术职业技术学院二八年年终表彰大会；珠海里程公司秋季新产品推介会。2会议主题，即召开会议的目的、根据、原因和主导思想、主导内容。3起止日期，即召开会议的开始日期、结束日期。4议事日程，即召开会议的具体日程安排和议题安排。5与会人员，即召开会议的参会人员。与会人员包括：出席人员、列席人员、特邀人员、工作人员等。6会议筹备班子。一般要在大、中型的企业会议中才有必要设立专门的会

8、议筹备班子。设立专筹备班子的目的是进一步明确各工作人员的职责分工，做到横向到事，纵向到人；人有专职，事有专人；分工合作，强化责任。 会议筹备班子按职责的不同又可分为若干个工作小组：秘书组、资料组、宣传组、后勤组、保卫组等。7会议会场布置。企业会议的会场布置一方面包括场地选择、话筒设施、空间温度、光线照明、音响调试等；另一方面包括主席台设置、座位排列、会标悬挂、花卉陈设等。8会议活动安排。即会议过程中由会议组织方安排的各种活动，如参观访问、外出考察、分组讨论、联欢娱乐等。会议活动是企业会议的正式内容和重要组成部分，其目的一是促进与会人员的联系、交流、沟通；二是配合会议内容，巩固会议效果；三是帮助与会人员开阔视野，愉悦身心。（三）准备企业会议文件规模比较大、内容比较重要的企业会议，均需事先准备好各种会议文件。企业会议的文件不要过多、过细、过长和过于复杂且要事先印制好供会议发放。特别重要的企业会议还要做好会议文件的登记和回收工作。企业会议文件的具体内容一般包括：开幕词，领导人讲话稿，报告资料，交流材料，会议须知或会议手册，闭幕词等。（四）发送企业会议通知比较正规的企业会议需要提前发送会议通知

9、。会议通知分请柬、邀请书和书面通知、口头通知、电话通知等形式。无论哪一种形式的会议通知，都要做到及时、准确、明晰、精简，防止错发、漏发、重发。书面的会议通知上要写明的内容包括：会名，会因，会期，报到和开会的时间、地点，参会的人员范围，接站及行车路线，需携带的会议费用，需缴纳的会议费用等。（五）布置企业会议会场会场是举行会议的具体场所。会场布置要根据会议的实际需要和其他各种相关因素考虑。重点要注意会场大小、座位多少、音响效果、话筒设施等。布置企业会议会场的基本原则是朴素大方、简洁庄重，能够体现会议的气氛和主题。（六）排列企业会议座次企业会议座次包括主席座次和其他座次。主席台座次以与会人员的职务或社会地位、名望高低排列，最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间作为起点，面向会场，依左为上、右为下的原则交叉排列。座次安排须报领导者审定。其他与会者的座次排列，有按汉字笔画顺序、按地理位置、按行业系统等排列方式。（七）进行与会人员编组较大规模的企业会议，还需要对与会者进行编组，目的是方便分组讨论和会间活动。编组的方法有按地区编组、按专业编组、按职务职称层次编组等。（八）制发会议名册证件与会人员名册是与会者之间进行联系的必要工具，应尽快尽早进行编印。名册应包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务、电话号码、通讯地址、房间号等项目。大型会议还常需要印制有关证件，如出席证、代表证、嘉宾证、签到证、记者证等，以便于识别身份、统计人数和保障安全。（九）编制会议代表手册代表手册（或会议须知）是大、中型企业会议用以指导与会者活动的印刷品。其项目包括大会各级工作机构、一般情况介绍、分组情况、大会日程表、各项活动时刻表、会场及会场平面图等。（十）进行会议会前检查企业会议正式召开以前，要对会议的各项准备工作进行全面、认真、细

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