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海外工程档案管理问题与对策

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卖家[上传人]：汽***

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常见问题

1、海外工程档案管理问题与对策一、企业海外工程业务多元化经营的特点我国在海外开展工程承包业务的主体大多为国内企业，但在这一前提下又包含着多种业务开展方式。主要有：以国内企业为主体、在国外成立分支公司并申请当地企业资质开展业务这也是目前最主要的一种方式，以技术合作形式开展业务、以工程组为主体单独开展业务、与当地企业或者外企合作开展业务、以劳务公司国际劳务大分包的形式以及与国内在海外开展其他国际业务的公司合作等。二、多元化经营条件下海外工程档案管理面临的挑战在多元格局背景下，由于工程特点、业主情况、当地政策法规等不尽一样，其对档案管理工作的要求也不一样，海外工程档案管理遇到了前所未有的新情况、新问题。1多元化特点要求对原有档案管理方法必须进展相应调整多元背景下不同类型的工程对档案管理工作的要求各不一样。比方经济援助工程、使领馆工程的档案管理不仅要符合一般工程档案管理的特点，同时还要符合我国商务部、外交部门对工程档案管理的特殊要求。再如，工业建筑及安装、道路桥梁等不同类型的工程在档案的管理方面都有着各自的特殊要求。另外，在国际工程承包档案管理中，不同的国家和地区执行的工程技术标准及档案留存的种

2、类和标准也不一样。比方，执行FIDIC合同的国家要求FIDIC系列合同文件都要作为合同档案妥善保存，而援外工程和使领馆工程那么以国内工程承包合同为根底根据。凡此种种，无不提出对原来档案管理方法进展相应调整的迫切需求。2多元化特点要求对原有档案管理制度必须进展改革完善各公司档案管理制度是档案管理的根本根据，但从我们所接触和理解的情况看，大多施工企业虽制定了比拟健全的档案管理制度，但以国内工程为背景出台的管理制度对于多元背景下海外工程档案的管理有许多不适应的地方。有的公司虽然建立了自己的工程档案管理制度，但其中专门针对海外工程档案管理的条款并不多，并且不能适用多元化的要求。因此，海外施工企业调整现有档案管理制度就显得尤为迫切3多元化特点要求必须加强海外工程档案管理队伍建立海外工程档案管理存在的另一个突出问题是档案管理人员的数量需求和专业素质难以适应档案工作需要。境外工程大多实行岗位轮换制度，从而导致档案管理人员的不稳定，同时还普遍存在档案管理人员装备明显缺乏、专业程度低下的情况。以中国甘肃国际经济技术合作总公司为例，目前在海外16个国家有各种大小在建工程70多个。据统计，在这70多个工程中

3、配有专兼职档案管理员的只有11个，包括中国驻印度和埃塞俄比亚使领馆工程，中国政府援建加纳职校工程以及华陇公司承建的加纳高等法院和国会大厦工程，安哥拉公司承建的TPA一期工程和国家培训学院工程等。而其余工程的档案管理人员要么职责不明晰、要么没有装备专兼职档案管理人员，这种现状势必严重影响档案管理工作的开展。配有专兼职档案管理人员的工程，其共同特点是重大工程，并且承接工程的公司实力强，人员充足、管理标准。4多元化特点要求海外工程档案管理人员必须进步外语程度在多元化背景下，海外工程档案管理工作还受到语言问题的明显影响。一般而言，作为工程企业，有限的翻译人员多被安排在经营岗位，主要参与投标资料翻译以及会谈等工作。档案管理人员一般由其他业务人员兼任，而这些业务人员的外语程度相对较低。档案管理人员的语言障碍也会对档案的分类、整理、归档等造成明显影响。如在非洲开展业务，会涉及英语、法语、葡语、西班牙语等多种语言，而甘肃建投国外公司目前葡语专业人员仅有1名。复杂的语言情况和中方人员不相称的外语程度，也明显制约着档案管理工作的顺利开展和档案管理程度的进步。5多元化特点要求必须处理好纸质档案的搜集归档与归

4、国保管问题多元化背景下，各公司在海外开展业务的点多面广，在海外设立的分支机构种类多样，机构的性质、规模不同，其档案管理程度也参差不齐。有的境外机构管理程度低，存在档案搜集范围不明晰、搜集流程不明确等问题，由此导致档案管理分散和局部档案流失等严重问题。在甘肃建投目前档案室保管的资料当中，只有局部较为重要的技术资料，而涉及工程工程的规划答应证、施工答应证、本工程测量成果表以及施工现场形成的机械平安备案表、材料设备出厂质量合格证书、施工日志等资料，均不齐全或者纯粹没有。另外，由于路途遥远，许多重要的纸质档案资料归国保管也存在种种困难。三、多元化经营条件下加强海外工程档案管理的对策1充分认识海外工程档案管理工作的重要性海外工程档案真实记录了企业海外经营、消费、管理活动的全过程，对企业当前和今后工作都有着重要的凭证和参考作用，也是企业躲避风险的重要根据。海外工程管理关乎国家形象和企业利益，从施工企业指导层面到一线员工，都要充分认识档案的重要性。海外工程档案管理工作应贯穿于工程的投标、报价到开工验收的全过程。因此，在各项技术业务开展的同时，应及时完成档案资料的搜集归档工作。2重视海外工程档案管理人

5、员装备和责任落实海外施工企业应根据海外施工队伍的实力，装备专兼职档案管理人员并保持相对稳定，在国外成立公司或者人员相对充足的施工单位更应如此。对于技术组或者工程组等人员较少的施工机构，那么应酌情装备兼职档案管理人员，将档案管理列入相关人员的职责范围，并积极开展档案管理人员尤其是兼职档案管理人员的培训。同时，各海外工程机构要严格落实档案管理责任制，健全和完善相应的考核机制，重点工程可考虑与工程经理签订档案管理目的责任书。另外，对于档案管理工作中的渎职渎职行为，要实行严格的责任追究制度。3根据多元化业务特点对海外工程档案进展科学分类多元化背景下的海外工程档案管理必须有所侧重，要根据多元化的业务特点科学合理地区分核心档案与一般档案，并根据不同业主的要求、工程来源和种类等特点区分档案资料的重要程度，针对不同情况采取不同的档案搜集归档和保管措施，制定明确、简便、实用的文件材料分类制度。同时，要建立健全标准但不失灵敏的档案管理制度，即在坚持档案管理根本原那么和根本要求的前提下，根据多元化业务特点制定不同的管理方法，建立科学适用的档案管理制度，进步档案管理制度的针对性和可操作性。4充分借助现代信息技术做好海外工程档案工作计算机网络和电子技术的开展，给档案管理带来革命性变化。多元业务背景下海外工程档案管理面临的实际问题，要求我们重视计算机网络及电子技术在档案管理中的应用。首先，要借助计算机做好电子版海外工程档案的保管工作，以进步档案管理和利用的效率。其次，要借助网络传输，将档案的电子版或扫描件通过网络传回总部，防止纸质档案运输的困难。最后，要建立各公司和各工程的电子档案数据库，进步海外工程档案的现代化管理程度。四、小结总之，我们应当不断探究多元业务背景下海外工程档案管理的规律性和多样性，以优质的档案管理效劳于企业海外建立工程的开展。杨淑娥单位：中国甘肃国际经济技术合作总公司

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