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订单管理制度
3页1、. 订单管理规定 (适用:食品企业订单发货) 一、 订单处理流程 (一)客户订单规则 所有销售产品全部通过QQ、传真订购 (二)接单与审核1客户将订单下达至订单员接单时间:1)、A地区直营门店在当日上午11点前,逾期按下次发货,或通过“加急单”的方式申请,经营销部与物流部协商能否当日发;2)、B地区门店在发货前一日下午15:30前下单,逾期按下次发货,或通过“加急单”的方式申请,经营销部与物流部协商能否当次发;3)B区域以外客户需要在当日发货的,必须在当日下午15:00前下单,逾期次日发货;4)、自提客户,若情况紧急,前往公司提货前,需事先下达订单,否则按正规接单程序处理。2. 订单审阅开单前订单员要对订单进行审阅。凡是发现品名、数量、单位等项目表述不清楚的订单,在开单前要与客户进行再次沟通确认;对于仓库无库存的商品和距离生产日期已有1个半月的商品要和客户沟通(告知客户商品的具体生产日期,保质期时间等)。3. 订单员根据客户的订单开具发货单一式四联4. 发货单打印前要进行自审:1)、客户性质进行核对,是普通经销商还是加盟店,或是享受加盟价的经销商,即审核给予客户的价格是否符合公司的政策
2、;2)、公司实行的是“款到发货”政策,对经销商的货款是否到账,加盟商是否超过信用额度等进行审核; 3)、该发货单是否与其他订单内容重复(如同一客户不同门店,出现相同订单内容),避免重复开单;4)、该发货单是否重复打印(如果打印过会有显示);5)、如需携带发票,向公司财务开具发票或者向区域经理索要相关发票,并在发货单上注明“带发票”字样6)、最后对发货单上的品名、数量、单位、金额进行逐个仔细核对,确认无误后方可进行打印。5. 对于款到后才能发货的订单,需在发货单上注明,并口头通知物流部。 (三)订单员交班应注意事项1. 当天已开单,需要第二天打印的订单,在交接本上要注明;2. 做特价活动的商品,需要在开单前改价的要注明;3. 不同于加盟商和经销商的个别客户的订单价格,需要交代注明; 4. 公司仓库暂时缺货的商品,仓库保管员要在第一时间通知订单员;物流部要及时更新系统数据,以保证库存数据的准确性。如遇特殊情况系统来不及更新时,交接班时需要交代注明。 (四)需要经营销总监或分管领导签字的订单 1. 客户(包括直营店和加盟店)退换货; 2. 订单里包含赠送货品(包括送手提袋、空礼盒箱、背心袋等
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