房地产公司文书管理制度

1、文书管理理制度第一章 总 则第一条 为使文文书管理理制度系系统化、规范化化、标准准化、信信息化，为提高高办公效效率，特特制定本本办法。第二条 文件管管理内容容主要包包括：政政府及所所属部门门函、电电、来文文；商业业实体函函、电、来文；本公司司上报下下发的各各种文件件、资料料。第二章 公文文的种类类第三条 公司常常用公文文的种类类：1. 决决定：适适用于对对重要事事项做出出安排，奖惩有有关部门门及人员员，或根根据公司司发展情情形适时时调整和和变更公公司的相相关决定定。2. 通通知：适适用于转转发上级级领导机机关的公公文，传传达需要要我公司司、各部部门办理理、执行行或周知知的事项项及任免免人员等等。3. 通通报：适适用于表表彰先进进，批评评错误，传达重重要精神神或情况况。4. 报报告：适适用于我我公司向向上级机机关或公公司内各各单位向向集团董董事长、总经理理汇报工工作、反反映情况况、答复复询问。5. 请请示：适适用于我我公司向向上级机机关或公公司内各各单位向向董事长长、总经经理请求求指示、批准。6. 批批复：适适用于答答复公司司内各部部门请示示事项。7. 意意见：适适用于对对重要问问题提出

2、出意见和和处理办办法。8. 函函：适用用于与不不相隶属属单位之之间商洽洽工作，询问和和答复问问题。9. 会会议纪要要：适用用于记载载、传达达会议情情况和议议定事项项。第三章 公文的的格式第四条 公文一一般由秘秘密等级级和保密密期限、紧急程程度、发发文机关关标识、发文字字号、签签发人、标题、主送机机关、正正文、附附件说明明、成文文日期、印章、附注、主题词词、抄送送机关、印发机机关和印印发日期期等部分分组成。上报公司司的公文文应包含含标题、主送、正文、日期、印章等等内容。第五条 公文按按规定采采用国际际标准AA4型（2100mm2977mm）纸打印印，左侧侧装订。对内行行文正文文用小四四号仿宋宋体字，对外行行文正文文用三号号仿宋体体字。（详见xx房房地产开开发有限限公司公公文格式式）第四章 行文规规则 第六条条 行文文关系根根据隶属属关系和和职权范范围确定定，一般般不得越越级请示示和报告告。第七条 公司统统一对外外行文，公司各各职能部部门不得得自行对对外正式式行文。公司职职能部门门职权范范围内的的工作如如需向下下正式行行文，可可由行政政部转发发。第八条 上报公公司公文文事项如如涉及公公司多

3、个个职能部部门，应应事先与与涉及的的部门协协调沟通通，然后后上报。属于主主管部门门职权范范围内的的具体问问题，应应当直接接报送该该主管部部门处理理，不必必向公司司行文。第九条 “请示”应当一一文一事事。“报告”不得夹夹带请示示事项。第十条 除公司司领导直直接交办办的事项项外，不不得以单单位名义义直接向向公司领领导报送送“请示”或“报告”。部门门负责人人不得以以个人名名义上报报“请示”。“请示”不得多多头报送送。第五章 公文管管理第十一条条 公司司各类文文书原件件由行政政部统一一归口管管理。各各部门的的业务文文书如需需复印，须填写写复印申申请表经经审批后后方可复复印，确确需借阅阅原件的的须严格格按照借借阅权限限及文件件密级办办理借阅阅手续，并于行行政部阅阅读。第十二条条 公文文的签收收：1.凡商商业实体体函、电电，来文文均由公公司前台台登记签签收后交交行政部部拆封。在签收收和拆封封时，前前台和行行政部员员工均应应注意检检查封口口和邮戳戳。对开开口和邮邮票撕毁毁的函件件应查明明原因，对信件件开口函函邮票被被撕应拒拒绝签收收。 2.对政政府部门门发来的的文件要要进行信信封、文文件、文文号、编

4、编号的核核对。如如有不符符应立即即报告该该政府部部门并登登记差错错文件的的文号。第十三条条 公文文的编号号保管：1.行政政部对政政府部门门来文拆拆封后应应及时附附上“文件处处理传阅阅单”并分类类登记编编号保管管。须由由各部门门承办或或归档的的也应办办理相应应手续：对于各各部门承承办的，原件留留存行政政部存档档，复印件交各各部门并并签收。对于存存档的应应记录已已存档并并编号。2.各部部门收到到的与公公司业务务有关的的外来信信件或文文件应及及时送行行政部进进行登记记编号保保管，不不得个人人保存。第十四条条 公文文的阅批批与分转转：1.凡正正式文件件均须行行政部根根据文件件内容和和性质阅阅签后，送承办办部门阅阅办。为为避免文文件积压压一般应应在当天天阅签完完，紧急急文件要要即阅即即办。2.一般般函电、单据等等行政部部直接分分转处理理。如涉涉及几个个部门会会办的文文件应同同主办部部门联系系后再分分转处理理。3.为加加速文件件处理，行政部部应在当当天将文文件呈报报董事长长、总经经理审批批后督促促承办部部门在规规定时间间内办理理，如关关系到两两个以上上业务部部门，应应按批示示次序依依次传阅阅，最迟

5、迟不得超超过 22 天（特殊情情况除外外）。第十五条条 文件件的传阅阅、催办办与保密密：1.传阅阅文件应应严格遵遵守传阅阅范围和和保密规规定，不不得将有有密级的的文件带带回家、宿舍和和公共场场所，也也不得将将文件转转借他人人阅看。对尚未未传达的的文件内内容不得得向外泄泄露。 2.借阅阅文件原原件应办办理借阅阅手续，并在档档案室阅阅读，阅阅完后应应及时将将文件交交档案管管理员归归档。如如有批示示或拟办办意见等等，行政政部应责责成有关关部门或或人员按按文件所所提要求求办理。 3.阅文文时不得得任意取取走文件件夹内任任何文件件及附件件，防止止泄密。第十六条条 行政政部对文文件负有有催办检检查监督督的义务务，承办办部门接接到文应应立即指指定专人人办理。不得将将文件压压放分散散，如需需复印，应按照照有关规规定保密密，并征征得行政政部同意意后才可可复印摘摘抄。第六章 发文办办理第十七条条 发文文办理指指制发公公文的过过程，包包括草拟拟、审核核、签发发、复核核、缮印印、用印印、登记记、分发发等程序序。第十八条条 公司司常用发发文字号号有：akakk-zggb（总总经办）akakk-fwwb（法法务部

6、）akakk-cwwglzzx（财财务管理理中心）akakk-sjjjhbb（审计计稽核部部）akakk-cllcgbb（材料料采购部部）akakk-rllzybb（人力力资源部部）akakk-hsswygglzxx（会所所物业管管理中心心）akakk-xzzb（行行政部）akakk-tzzb（拓拓展部）akakk-yxxzx（营销中中心）akakk-scckfbb（市场场开发部部）akakk-zjjb（造造价部）akakk-zssb（总总师办）akakk-xmmgcbb（项目目工程部部）等。未编文号号但以公公司和行行政部名名义印发发的公文文具有同同等效力力。第十九条条 草拟拟公文的的注意事事项：1.公文文内容不不得违背背政策及及法律法法规的规规定。2.从公公司全局局出发，从实际际出发，观点明明确，层层次清楚楚，文字字简练并并应注明明密级（绝密、机密、秘密、普通）。3.使用用简称要要规范，应先用用全称并并注明简简称。4.文中中如涉及及公司统统计数据据，应与与行政部部或财务务部门核核实。5.公文文内容如如涉及多多个部门门，主办办部门应应送相关关部门会会签。6.行政政部负责责对文稿稿进行审

7、审查和修修改，对对涂改不不清、文文字错漏漏、内容容、格式式不妥的的文件应应退回拟拟稿部门门重新拟拟定。7.待行行政部初初审合格格后按规规定程序序会签后后报董事事长、总总经理审审核。第二十条条 草拟拟公文应应一律采采用A44纸打印印，并附附电子文文本，逐逐项填写“x公公文呈签签单”，送公公司行政政部。有有时限要要求的公公文，承承办部门门须提前前一天送送行政部部。特事事特办。第二十一一条 草草拟公文文经行政政部呈董董事长、总经理理签发，签发前前应作好好审核工工作。审审核重点点是：是是否需要要行文，公文内内容、文文字表述述、文种种使用、文件格格式是否否符合本本制度的的规定等等。第二十二二条 发发文的权权限及流流程：1.各部部门对内内公文一一律经各各部门负负责人同同意后交交行政部部初审合合格并呈呈董事长长、总经经理（或或主管董董事长、总经理理）审核核，批复复后原件件留存行行政部，复印件件由行政政部统一一下发各各相关部部门。2.各部部门对外外公文（含寄送送公文）一律经经各部门门负责人人同意后后交董事事长、总总经理办办初审合合格并呈呈董事长长、总经经理核准准，批复复后原件件留存行行政部一一份，方方

8、可对外外公布或或寄送。3.公文文一经签签发，不不得更改改，确需需改动，应报签签发人重重新审核核后方可可。4.公文文正式印印制前，应由公公司行政政部进行行复核，复核重重点是：审批、签发手手续是否否完备，附件材材料是否否齐全，格式是是否统一一、规范范等。5.发文文的格式式：详见见xxx房地产产开发有有限公司司公文格格式范本本。第七章 收文办办理第二十三三条 收收文办理理指对收收到的公公司内外外公文的的处理过过程，包包括：签签收、登登记、审审核、拟拟办、批批办、承承办、督督办等程程序。第二十四四条 行行政部收收到其他他部门呈呈报的公公文时，应进行行审核。重点是是：是否否应由该该部门办办理；文文种使用用、公文文格式是是否规范范；涉及及到相关关部门的的事项是是否已协协商、会会签。第二十五五条 经经审核，对符合合本规定定的公司司内公文文，行政政部应及及时提出出拟办意意见，呈呈董事长长、总经经理批示示；行政政部按董董事长、总经理理批示意意见应尽尽快转交交给承办办部门；紧急公公文，应应向董事事长、总总经理和和承办部部门说明明情况，当天回回复。对对不符合合本规定定的公司司内公文文，经行行政部主主任确认认

9、后退回回呈报部部门，并并注明理理由。第二十六六条 承承办部门门收到交交办的公公文后，应按时时限要求求及时办办理；对对不属于于本部门门职责范范围或不不宜由本本部门办办理的，应及时时退回行行政部，并注明明理由。第八章 文文件的借借阅和清清退第二十七七条 各各部门工工作人员员因工作作需要借借阅文件件，由部部门负责责人向行行政部申申请，行行政部应应严格按按照文件件密级及及借阅权权限规定定办理，对符合合借阅要要求的需需在借阅阅收发管管理底档档中作好好记录。因工作作需要确确需越权权借阅保保密文件件的，应应由董事事长、总总经理审审批后方方可借阅阅。文件密级级分为：绝密、机密、秘密、普通借阅权限限规定： 1.一般般员工：普通2.中层层管理人人员：普普通、秘秘密（副副总经理理审批）3.HRR总监、总监、副总经经理级管管理人员员：普通通、秘密密、机密密（总经经理审批批）4.董事事长、总总经理及及董事会会成员：普通、秘密、机密、绝密（董事会会审批）第二十八八条 借借阅文件件应严格格履行借借阅登记记手续，并应于于行政部部内阅读读保密文文件，任任何人不不得违规规将保密密文件带带走，不不允许拆拆卷、复复印和在在文件上上勾划等等。第二十九九条 行行政部对对承办的的公文应应抓紧催催办，并并定期对对已办妥妥的公司司内文件件和有关关部门要要求清退退的文件件进行收收缴和清清退工作作。如发发现文件件丢失必必须及时时查明原原因和责责任者并并如实向向董事长长、总经经

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