文件管理体系文件
17页1、人和商业控股有限公司经营管理事业部文件管理体系执行程序目 录一、建立文件管理体系的目的 2二、文件管理体系定义 2三、文件发布类型 2四、文件发布形式 2五、文件管理原则 2六、文件类别 3七、文件收发流程 4授课:XXX八、文件保管、借阅管理 4九、文件管理体系表单模板和行文标准格式 4授课:XXX一、建立文件管理体系的目的 1.加强事业部文件管理,规范事业部行文程序; 2.强化文件体系为决策服务的作用;3.凡事做到有据可查,成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段。二、文件管理体系定义 1.本体系范围仅指所有经事业部行政办和相关职能部门负责的收发文; 2.所有文件的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理。三、文件发布类型 1.上行文:经营管理事业部向公司或政府相关职能部门的一种行文 2.平行文:经营管理事业部与其他事业部之间的一种行文3.下行文:经营管理事业部对所属各职能部门及各团队的一种行文四、文件发布形式 1.对内发布:纸质、OA办公系统 2.对外发布:纸质、公司网站、信箱五、文件管理原则 1.保密原则:凡是牵涉公司重大商业机密的文件须有严格的保密措施予以保障,相关
2、责任人须签署保密协议; 2.归口管理,专人负责原则:文件的收发、分类、归档及借阅必须由归口 部门指定专人负责; 3.实效性原则:文件的处理与执行要讲求效率,以追求文件的实际效用为 目标; 4.标准化、规范化原则:所有文件的格式、流程及档案管理均须遵循所制 定的规范标准,以使文件管理系统的运转高效、有序。六、文件类别经营管理事业部文件体系分为外部来文和内部文件。授课:XXX1. 外部来文外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文件。按来源可分为: 政府相关职能部门 行业协会、社会团体、民间组织 公司或其他事业部 其他企事业单位等2.内部文件内部文件为经营管理事业部内部的各种通知、决定、报告、请示、计划、总结和相关资料等文件。内部文件按类别可分为:行政管理类文件a.经营管理事业部领导机构构成及变更,职能部门构成及变更b.经营管理事业部重大活动c.行政事务d.企业文化e.法律事务f.劳动合同管理,社会保险、薪酬福利、职务任免,绩效等g.员工教育和培训h.消防保卫i.外事工作经营管理类文件a.事业部经营战略、计划总结、各种统计报表b.资产管理、产权变动c.公司宣传d.商
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