总经理工作部管理手册

1、多伦盛华实业有限公司总经理工作部管理手册2010年11月16日目 录一、岗位结构图 .2二、部门日常管理制3三、部门工作内容及职责4(一)宣传管理工作5(二)公文工作管理6 (三)档案工作管理9(四)办公用品管理.15(五)接待工作管理.17四、各岗位职责.19(一)部长.19(二)行政主管.21(三)综合管理员.21五、总经理工作部各项工作流程.22(一)宣传管理工作流程.22(二)公文管理工作流程.24(三)会议管理流程.35一、岗位结构图总经理工作部部长（1名）行政主管（1名）综合管理员（1名）二、部门日常管理制度1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种公用设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳；水瓶、盆景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。3、上班时间严禁窜岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽香烟等。4、讲文明礼貌，注意言行，不假公济私，热情大方，严守公司机密。5、下班后，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。上班

2、期间人员玩出办事或下班后，未关闭空调等设施的，给予部门负责人20元/次罚款。6、建立“迎驾报”专夹，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。7、样品室摆放美观整洁，窗明几净，废弃物要及时清理。8、下午下班以后，用塑料袋将垃圾装好，放在走道边，供清洁工打扫清理，其他时间不准讲垃圾摆放在走道边。三、 部门工作及职责(一) 宣传工作管理1.主题内容与适用范围 （1）为加强和企业新闻宣传工作，及时准确地宣传党和国家以及企业改革发展的方针政策，推动企业各项工作的健康发展，制定本暂行办法。 （2）本办法规定了公司宣传工作中应遵循的基本原则，承担的根本任务，管理体制；对内、对外发稿管理，通讯员队伍管理以及检查与考核。 2.宣传工作的基本原则和根本任务 （1）宣传工作的基本原则：按照公司董事会的要求，坚持董事长的发展规划为根本指针；坚持为公司整体稳定的大局服务的方向；坚持团结、稳定、鼓劲、正面宣传为主的方针；坚持以企业利益为重，自觉遵守宣传纪律。 （2）宣传工作的根本任务：以正确的舆论导向，为企业生产经营和改革发展创造良好的舆论环境，做到有利于推进企业的改革和发展；有利于加强企业的精神文明建设；有利于塑造企业

3、形象，开拓占领市场；有利于鼓舞和激励职工艰苦创业，开拓进取；有利于增进员工理解，保持企业和社会稳定；有利于建立和谐企业。 3.宣传工作的管理体制 （1）宣传工作的管理体制：实行以公司决议为主、公司办公室与公司党支部共管，归口职能部门统一协调管理。 （2）宣传工作的基本要求：根据企业一个时期的工作重点及其对宣传的要求，及时提出宣传的计划和统一宣传口径；负责联系社会新闻单位，接待新闻媒体记者，组织和落实专项宣传工作；协调企业内的宣传工作，积极组织稿件，并负责审核宣传稿件。 发挥有关专职宣传人员作用的同时，也要发挥兼职宣传骨干的作用，为他们开展工作创造条件。 要广泛宣传职工为企业无私奉献和优质服务、勇于开拓创效的业绩，宣传企业的先进典型人物，塑造企业形象。 宣传工作管理的主要范围和内容 ：1.公司领导参加公司的有关会议和重要活动。 2.公司重要政策、规章、重大措施和企业改革发展重要信息的对外发布。 3.公司支部重要会议、重大活动及企业领导重要讲话、重要文章的宣传报道。 4.公司支部的建设、精神文明建设、思想政治工作及群众组织工作重要情况和典型的宣传报道。 5.对公司系统各单位新闻宣传工作的管

4、理与指导。（3）对内对外发稿 对内对外发稿的内容必须是宣传报道在企业、总经理室的方针、政策、法律法规、物质文明、精神文明、生产建设过程中涌现出来的好人好事，弘扬正气，激发职工的工作积极性和主动性。 各单位、部门企业必须按时完成公司归口管理部门下达的每月宣传稿件数量。 宣传报道工作首先必须坚持真实性，用事实说话。 （二）公文工作管理1.公文是指公司在行政管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，公司及公司内部各部门根据需要，可使用申请、批复、意见、函、会议纪要和明传电报等体式的公文。2.公司办公室是公文处理的管理机构。（1）公司指定专人负责公文处理工作。（2）公文管理工作包括公文的报送、回收、整理、存档。3.公文处理应当坚持实事求量是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。4.公文处理严格遵守国家法律、法规、和其他有关规定以及公司的相关规章制度，确保企业商业秘密及安全。5.发文办理（1）发文办理是指以本公司、公司办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（2）草拟公文应做到：符合国家的法律、法规及其它有关规定。情况确定，观点明确，表述清晰准确

5、，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。根据行文目的确定文种。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。6.草拟公文的程序：（1）各单位、部门草拟的公文在送公司领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关科室会签，是否有错别字、标点符号，语法是否有错误、层次是否清晰等。（2）办公室审核。审核的重点是：拟稿部门负责人、拟稿人是否签字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。提出实质及程序的修改意见，交由发文部门定稿。（3）公文正式印制后，由办公室复核人签署意见（4）办公室对各单位、部门印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。（5）需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。7.收文办理（1）收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（2）办公室应对签收的来文进行登记，收文登记薄应登记收文日期、发文部门、公文名称、文号

6、、发文时间、签收时处理意见和签收人姓名。对有具体请示事项的，主批人（主管领导或主管领导授权的分管领导）应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。（3）承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由办公至负责催办和督办。8、公文管理（1）公文由办公室所设的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。各单位、部门用印需向公司办公室索要并填写用印申请单（2）公文办理完毕后，应当根据公司有关规定，及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。（3）归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。（4）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。9、为加强行政管理，提高公文处理水平，公司各单位、部门均需按上述行文标准以及程序执行。10、公文书写要求（1）使用纸张要求：公司各类公文必须使用A4纸。(2)页眉与页脚：顶格左侧：公司LOGO及“金杯创业公司”字样；右侧注明各单位、部门文件及下滑线。页脚：顶格注明日期；居中页码及总页数。 （3

7、）标题：三号、宋体、加粗、居中；示明公文类别（决定、公告、通告、通知、报告、请示等）。（4）正文：四号、宋体。 脚注：报送部门、人员；抄送部门、人员。 文号：公司（年份）第【序号】号（三）档案工作管理 (一)意义和宗旨1.保障公司重大经营、投资活动的法律手续、财务凭证、资产权证手续完备无误，避免出现法律纠纷时证据不足，避免公司资产受到损害。2.从企业长远发展需求出发，完善保存各类有价值的资料信息，提高公司信息共享程序、为各级经营管理人员提供信息服务。3.从企业制度建设需求出发，完善保存公司各级经营管理规章制度、架构设置、职责分工、工作用表等信息资料，为公司管理机制的不断完善提供保证。4.从企业经营管理需求出发，对经营管理过程中形成的各类往来文书限期保存，保障工作秩序。(二)档案管理的职责1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。2.公司办公室建立档案室对公司主体档案信息进行专门管理，并设置档案管理员岗位专门负责档案制度的完善与修订、督导各部门档案工作规范、协调相关档案移交等工作。3.公司下属各单位、部门等实体，应设立专职档案管理岗位，由专人负责本部门档案的管理，主要包括：档案

8、信息的收集、立卷、归档工作，档案工作规范的督导与完善、对公司档案管理提供协助等工作。4.各单位、部门应为档案管理工作提供必需的场地和条件，并应给予档案管理人员合理的薪酬。5.各单位、部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。(三)企业档案的内容1.企业在管理、生产活动中（即企业在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理及产品、基本建设、设备仪器管理使用等活动中）形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是企业管理的基础工作，是企业发展的历史记录和凭证。(四)档案的保管与盘点1.根据档案存在的不同形式，分别储放保管，档案形式包括：文本档案、电子版资料、光盘档案等2.文本档案保管要求（1）.设立专门文件柜：根据档案的不同类别、生成时间等，按照就近原则对不同卷宗进行有序存放，文件柜要设计编号进行准确定位(2).设立索引目录，目录中档案类别层级分明，清晰列示卷宗编码、存放地点的编号，以便于查找3.电子版资料、光盘资料保管要求（1)档案类型：声像资料、往来文函、各类文件、制度流程、扫描存档资料等（2)建立电子档案的说明为了推进无纸化办公、节约档案存储空间和管理成本、提高信息共享效率，除资产权证、法律手续、财务凭证、各项合同、政府批文、企业领导荣誉证书等档案必须以文本方式保存之外，包括工作往来文件、制度流程、声像资料等档案均可以电子版方式保存，电子版档案更易于网络共享和检索搜寻（3)光盘制作要求：对需要长期保存的电子版资料，要根据档案的不同类别、发生时间等，按照就近原则，分别存储制作成备份光盘进行存放。备份光盘应制作一式两份，以防备意外的损害。按照文本档案相关要求，为光盘建立档号，以标签标注，便于检索（4)光盘档案保管要求：资料盒背按照规范要求以标签标注根据存储文档类目、生成日期等，按照相近原则妥善保管于资料盒内(5)电子版档案建立要求:根据类目、生成日期等，建立规范的文件包，建立规范完备的索引，便于检索(6)公司档案室定期盘查规定为保证档案保管的妥善与安全，应对公司档案室库存档案实施定期盘点，并有盘点记录。盘点计划的制订、组织由档案管理员负责，相关岗位协同完成。盘点频次

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