秘书实务与办公自动化指导书

1、秘书实务与办公自动化实验教学指导书 湖北经济学院财政与公共管理学院2011年1月秘书实务与办公自动化实验教学指导书前 言一、实验总体目标秘书实务与办公自动化实验目的是使学生掌握办公自动化软件的使用方法和技巧为今后工作进行快速的接触工作打下坚实的基础。教学的主要任务是从应用和实践的角度出发，使学生通过上机操作，完成办公自动化课程的学习，掌握计算机的基本操作技能，并能熟练办公自动化软件及设备的各项操作，为更好地适应信息化社会的学习和生活打下基础。二、适用专业年级公共事业管理、行政管理三、先修课程四、实验项目及课时分配序号周次实验内容学时实验一第六周WINDOWS的常用操作2实验二第七周WORD 文本的建立和编辑2实验三第八周WORD 文本版面的设计、图像处理及表格应用2实验四第十周Excel的基本操作、数据编辑与运算2实验五第十一周Excel数据的运算、筛选、汇总2实验六第十二周Powerpoint的新建幻灯片和编辑2实验七第十三周幻灯片的动画和切换2实验八第十五周常用工具软件的使用2（说明：实验要求填必修或选修；实验类型填演示性、综合性、验证性、设计性或研究创新性。）五、实验环境机器在W

2、indowsXP环境下，并且安装了Office2003等软件。六、实验总体要求1、windows系统应用2、MicrosoftOffice2003软件系列的应用与操作。3、现代办公机具的使用。七、本课程实验的重点、难点及教学方法建议本课程实验的重点在于常用办公软件的使用及办公机具的使用，难点在于指法和五笔字型的练习，这门课程的关键是勤于练习，熟能生巧。实验一：WINDOWS系统的常用操作一、实验目的观察WINDOWS的界面结构，掌握WINDOWS的进入和退出，掌握程序管理器基本操作方法，掌握文件管理器、控制面板和打印管理器基本操作方法。二、实验原理和实验内容提要1、windows系统的安装2、WINDOWS基本操作：窗口菜单、控件、对话框操作3、windows窗口界面组成：1）边框 2）标题栏 3）菜单栏 4）工具栏 5）状态栏 6）文档视图 7）滚动条；4、桌面基本元素及设置方式:设置桌面分辨率1024*768并恢复默认设置。5、外观修改：菜单大小、字体、字号设置修改6、程序管理器的基本操作：查看管理程序，管理进程。7、文件管理器的基本操作：1）文件或文件夹的选定 2）文件或文件夹的

3、属性 3）新建文件夹（命名：实验练习） 4）新建文件（什么类型） 5）复制文件或文件夹 6）移动文件或文件 7）删除文件或文件夹 8）重命名文件夹或文件（实验材料） 9）查找文件或文件夹（c盘config.ini） 8、运用命令查看并优化开机启动项9、控制面板的操作：1）区域选项设置 2）日期/时间设置 3）鼠标和键盘设置 4）添加或删除程序 5）用户管理（添加自己姓名作为新的用户） 10、打印管理器操作：1）添加打印机 2）设置默认打印机 3）取消文档打印三、实验材料、药品和仪器清单PC机、windows操作系统四、实验要求1、熟练掌握windows系统的安装及其基本操作方法。 实验二：WORD 文本的建立和编辑一、实验目的1、观察WORD的界面结构；2、掌握WORD的进入和退出方法；3、掌握建立和编辑文本的方法；4、学会剪贴板的使用。二、实验原理和实验内容提要1、WORD的界面结构：标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、任务窗格、编辑区、滚动条、视图切换按钮、状态栏。2、WORD的进入方法：（1）单击“开始”“程序”“Microsoft office” “Microsoft Office

4、Word 2003”。（2）双击桌面已建立的Word快捷方式图标。（3）双击已建立的Word文档。 退出Word 的常用方法主要有以下几种：（1）单击Word窗口右上角的“关闭”按钮。（2）单击“文件”菜单中的“退出”命令。（3）双击Word窗口左上角的控制图标或使用快捷键Alt+F4。3、文档的基本操作：文档的打开、关闭、保存与加密保存打开：第一种方式点击工具栏中的“打开”按钮；第二种方式点击“文件”菜单下的“打开”菜单项，将弹出一对话框，选中要打开的文件，点击“打开”按钮即可。保存：第一种方式点击工具栏中的“保存”按钮来实现；第二种方式是点击“文件”菜单下的“保存”菜单项。加密保存：首先打开要加密的word文档，单击菜单栏中的“工具”选项，单击弹出的菜单中的“选项”命令；在弹出的对话框中单击“保存”标签，在弹出的选项卡的下半部分你就可以看到“打开权限密码”和“修改权限密码”两个输入框，根据你的需要，在其中一个对话框里输入你自己的密码，再次确认密码，然后单击“确定”按钮即可。另存为：点击“另存为”命令时会弹出保存对话框窗口询问是否保存并要求给定一个文件名称,此处给定的文件名称不能与原

5、文件名称相同,如果文件名相同,则不会建立原文件的副本,而是把修改结果直接保存到原文件上,相当于点击“保存”。关闭：可以通过标题栏右上角的“关闭”按钮；4、文本编辑：复制、粘贴、剪切、删除、移动的各种不同方法。三、实验材料、药品和仪器清单 PC机、windows操作系统、Microsoft office 2003。四、实验要求 1、熟练掌握实验同一结果的多种方法。实验三：WORD 文本版面的设计、图像处理及表格应用一、实验目的掌握文本版面的设计方法。二、实验原理和实验内容提要1、文档的查看方式：普通视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图、阅读版式视图、文档结构图、缩略图，把握图形、大小调整、裁剪、图文混排等处理；初步掌握艺术汉字的插入与使用；掌握表格的插入、表格宽度和高度的调整、表格行与列的添加和删除。2、文档的格式化与排版：设置字符格式、设置段落格式、制表符和制表位、项目符号和编号、分节、分页和分栏、边框和底纹、样式与模板版式设置、水印（自己姓名）。3、插入图形和对象：插入图形、编辑图片（1）编辑图片和图文混排：浮动式对象和嵌入和图文混排、绘制图形、图形对象的基本操作、图形对象的格式

6、设置、裁剪图片、设置图片的环绕方式。（2）插入和编辑艺术字、插入文本框、插入数学公式。4、表格的创建、编辑与修改的方法：表格的制作：单击“表格”菜单中的“插入”“表格”命令，打开“插入表格”对话框，在对话框中的行列数中分别输入数值。表格的编辑：选中连续多个单元格可以进行单元格的合并；选中整个表格，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令，从其级联菜单中选择相应的命令按钮。表格的排序：选中进行排序的行或列，选择“数据”菜单中的“排序”命令，在弹出的排序对话框中进行相应的设置，即可完成操作。表格的计算：选中单元格，单击“表格”菜单中的“公式”命令，在弹出的“公式”对话框中选择应用的函数，进行计算的区域，单击确定按钮即可。5、制作调查问卷（名称）。在上方工具栏的任意处点选鼠标，找到“窗体”并选中它，将会弹出“窗体”工具；点击“文字型窗体域”按钮，并依照问卷所需的格式放置。然后我们点击“复点框型窗体域”按钮并点选它；为了保护文档不被修改，让受访者只能填写窗体内容，而无法自行修改文字或是选项，我们接下来要做的是在“工具”菜单中点击“保护文档”，文档右边将出现“保护文案”选项。 6、邮

7、件合并。新建两个文件（名称），一个用来输入请柬的内容，称之为主文档；另一个文件用来存放被邀请的人员名单以表格的形式列出来，称为此文档；在“主文档”窗口中，选择工具信函与邮件邮件合并向导命令，下一步操作；选择“收件人”时，输入次文档的路径，将其作为数据源；下一步选择“邮件合并”命令，得到邮件合并结果。三、实验材料、药品和仪器清单 PC机、windows操作系统、Microsoft office 2003。四、实验要求 1、对实验指导书上的每个题目都要仔细练习。实验四：Excel的基本操作、数据编辑与运算一、实验目的观察Excel 的界面结构，掌握Excel的进入和退出方法，掌握工作表的选取、删除、插入和更名的方法，掌握数据的输入和编辑方法、公式和函数的使用方法；掌握图表的创建、编辑和格式化的操作方法；数据、公式、单元格特定属性的编辑操作、工作表的格式化操作。二、实验原理和实验内容提要1、Excel 的基本操作：Excel 2003的启动和退出；工作簿的新建和打开；工作簿的保存和关闭；单元格和单元格区域的选择（相对应用、绝对应用，单元格合并）；工作表及工作表的管理(增加、删除、重命名)；输入和编辑数据（货币、分数、时间、序列、小数点后3位）；插入（删除）行、列；查找和替换；使用公式、批注（插入批注，修改选项用户信息为本人名字）。2、输入和编辑数据、使用公式和函数（if显示函数的使用方法）。3、使用图表：建立图表（由数据生成图表，不连续数据生成图表）；编辑图表：激活图表 更改图表类型（柱形、饼图） 修改图表中的数据 移动嵌入式图表和改变其大小 修改图表中的图形 增加和删除数据系列；格式化图表：图表格式的设置主要包括对标题、图例等项重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等的设置以及对坐标轴格式的重新设置。双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，就可以在该对话框中进行图表格式设置。4、格式化工作表：格式化数据 调整单元格的行高和列宽自动套用格式和条件格式三、实验材料、药品和仪器清单 PC机、windows操作系统、Microsoft office 2003。四、实验要求1、对实验指导书上的每个题目都要认真练习。实验五：数据的运算、筛选、汇总一、实验目的掌握电子表格的数据操作，能够熟练掌握数据求和、数据平均值、最大值、最小值；掌握数据

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