规范b文件b运行流程
38页1、上海新徐汇(集团)有限公司文件编号:Q/XXH423B-01主题:文件控制程序修改状态: 0共38页 第4页1目的规范文件运行流程,对质量管理体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和报废实施有效控制,提高文件处理质量和效率。2适用范围适用于公司质量体系文件及公文、资料(包括外来文件)的控制。3职责3.1公司行政办公室是本程序的归口管理部门,负责对全公司文件流转进行控制。3.2各部门负责人负责对本部门有关文件的管理。4工作程序4.1文件的分类4.1.1形成文件的质量方针和目标4.1.2质量手册、程序文件及其他质量文件(如规范、规程、制度、办法等)4.1.3公司适用的公文:决定、决议、通知、请示、批复、函、会议纪要等4.1.4各种记录文件4.1.5直接引用的外来文件和资料(如法律、法规、标准、规范及业务单位提供的文件资料)4.2文件的编写和编码文件的编写和编码按照程序文件编写导则执行,行政文件仍按行政发文号方式执行。4.3文件的受控方法4.3.1文件分“受控”和“非受控”两种;4.3.2受控文件在公司内部运行时使用,并在文件上加盖“受控”章,当文件修改时,受控文件的持有者可及时得到修改文件
2、的有效版本。4.3.3当需要时,经管理者代表批准,非受控文件可对外发放,并在文件上加盖“非受控”章,非受控文件不受文件修改后的更换。4.4文件的编制、审批和发放4.4.1质量手册、程序文件及其他质量文件的编制、审批和发放。a.由管理者代表负责组织各相关部门进行编制。b.质量管理体系文件由文件起草部门填写文件审批表,并经管理者代表审核,总经理批准。文件审批人对文件的适宜性、充分性负责。c.文件审批前应由文件编写部门及相关部门负责人对文件进行会审,会审记录填写在文件审批表中。d.质量管理体系文件在发放前由文件起草部门在文件审批表中确定文件发放范围,由行政办公室负责发放,文件发放填写文件发放登记表。4.4.2行政公文的编制、审批和发放4.4.2.1行政公文按文件的重要性分为一般公文和特殊公文。特殊公文必须以公司统一的红头文稿行文,其余不以红头文稿行文的即为一般公文。4.4.2.2特殊公文的行文流程应包括拟稿审核、会签、签发、编号、打印、校对、油印、用印、分送等。特殊公文应统一使用红头格式。a. 特殊公文应由承办部门草拟,并填写文件审批表。草拟的公文由承办部门和协办部门的负责人及分管领导进行审
3、核和会签,并在文件审批表上签署意见、姓名、时间。b. 经审核会签的特殊公文由行政办公室核稿,并给予行政公文编号。对不符合行文规则和基本要求的,行政办公室可退回拟稿部门。c. 特殊公文原则上由总经理签发。总经理签发时,应在文件审批表签署意见、姓名、时间。d. 特殊公文应由承办部门草拟,并填写发文审批表。草拟的公文由承办部门和协办部门的负责人及分管领导进行审核和会签,并在文件审批表上签署意见、姓名、时间。e. 经审核会签的特殊公文由行政办公室核稿,填写发文登记目录,并给予行政公文编号。对不符合行文规则和基本要求的,行政办公室可退回拟稿部门。f. 特殊公文原则上由总经理签发。总经理签发时,应在文件审批表签署意见、姓名、时间。g.特殊公文的发放范围由文件起草部门在文件审批表中确定,向有关部门或人员发放后,及时填写文件发放登记表。一般文件的行文必须按照拟稿、签发、用印、分送等简化步骤进行。a.一般文件应由承办部门草拟。b.部门分管领导签发,并在文件审批表上签署意见、姓名、时间。4.4.2.3.发放范围由文件起草部门在文件审批表中确定,并向有关部门或人员发放。4.5文件的打印、校对、油印及用印4.
4、5.1文件的打印由承办部门或行政办公室进行,校对由承办部门负责。4.5.2行政办公室根据文件审批表上填写的发文数量进行油印。以公司名义行文的文件,由行政办公室根据领导签发意见统一用印。凡油印数量超过60份的,可以不予用印,直接分送。以承办部门名义行文的文件,应由承办部门根据分管领导签发的意见统一用印。4.5.3文件分送由文件起草部门负责。4.6外来文件的控制管理4.6.1外来文件指与本公司有关的法律法规及政府发文、业务单位文件资料等。由行政办公室负责接收并进行识别。识别的内容有:本公司是否可以直接引用;引用的文件是否是有效版本。4.6.2根据文件的内容和性质分为阅件和办件。4.6.3阅件由办公室根据来文的时间顺序和文件性质登记编号并编制目录。目录按文件性质分为市府区府文件收文目录(A/B-X)、市委区委文件收文目录(A/B-D)、投资项目管理文件目录(T-Z)及帐外文件目录(Z)。a. 市府、区府文件由办公室直接分送领导传阅。重要的文件填写文件传阅单。传阅完毕,由办公室收回并分类保存,于下一年度作为保密废纸统一销毁。凡涉及本单位相关事宜的文件应予以存档。b. 市委、区委文件由文秘人员送
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