QP0401文件与资料控制程序-HR--精选文档

1、 家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件文件与资料控制程序文件编号 ： 版本/次 ： 生效日期 ： 编制部门 ： 审 核 ： 管理者代表 ： 批 准 ： QP-0401A/12010.04.15_ 文控中心 李强 张诗真 家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次1/8一、目的1.1 确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、 正确发行及管制,确保各相关部门能及时得到有效之最新版本文件。二、适用范围2.1 凡本公司与质量管理体系有关的相关文件资料（包括文字和软件资料、外来文件）均属之。三、职责3.1 总经理：负责质量手册及程序文件之批准。3.2 管理者代表：负责组织文件编写小组编制质量手册，负责程序文件之审核。3.3 分管领导：相关作业方法、作业标准、检验标准、图面文件、管理制度之批准。3.4 各部门经理/车间主任：负责第二阶文件和三阶文件的编制及表单表格的制定。3.5 文控中心：负责公司受控文件与资料（除研发部的技术资料、图纸、BOM等）的分发、回收、标示管理工作，修改、销毁、作废

2、的执行工作。3.6 研发部：负责技术文件、产品图纸、物料清单的编制、分发、管理、更换、作废销毁等工作。四、参考文件4.1 GBT190012008idtISO90012008要求之4.2.3文件控制五、定义5.1 第一阶文件：质量手册，按照ISO90012008版标准条文4.2.2质量系统之要求所制定之文件。 第二阶文件：质量程序文件，系为涵盖ISO90012008规定之标准要求内容，所推展制订之文件。第三阶文件：作业方法、作业指导书、检验标准、操作指引类文件、图面文件、管理制度等，系为协助第二阶文件之达成，所制订之书面执行文件。第四阶文件：相关表单、记录，系为证明系统执行有效之记录所用的表单。外来文件： 相关国际（家）标准、法律法规、客户资料、供应商资料、外购相关技术书籍资料等，均属第三阶文件范畴。六、流程图（见8/8页）七、流程说明7.1 质量文件架构：本公司质量管理系统之文件结构规划为四阶层，依次为质量手册；程序文件；作业方法、作业指导书、检验标准、操作指引类文件、图面文件与外来文件等；相关表单、记录。家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本

3、/次A/1文件与资料控制程序页 次2/8质量手册 第一阶：（QM）程 序 文 件 第二阶：（QP） 第三阶：（WI）作业文件、外来文件等相关表单、记录 第四阶：（FM）（图表7-1）7.2 文件之制定、修改及废止；7.2.1各部门按工作性质，制订各类质量作业文件标准。7.2.2文件制订由部门经理/主任执行制定，一阶文件（质量手册）由管理者代表负责制订、总经理核准后实施；二阶文件（程序文件）由各部门经理制订审核、管理者代表确认、总经理核准后实施；第三阶文件（作业方法、作业标准、检验标准、图面文件与外来文件等由部门制订，各分管领导审批后实施，如外来文件作为相关参考依据，需经分管领导以上人员确认后实施）、第四阶文件（表单、记录）呈部门经理或分管领导核准后实施。7.2.3文件之修订、作废由原制定部门为之，修订、作废及审核、批准实施等程序与原制定之程序相同。7.2.4文件修订/作废时由原制订部门填写文件修订/作废申请单FM-0401-001A，经管理者代表审核后，申请部门将文件修订/作废申请单FM-0401-001A交至文控中心，对于修订的文件，相应修订页次版本/次及页面版本/次进行修改，不得以

4、涂改或标示摘记于原文件的方式执行。7.2.5文控中心将修订之后的文件再送至管理者代表审核、批准。正本文件（除技术资料、图纸、BOM等）由文控中心统一保存。7.2.6对于作废文件（除技术资料、图纸、BOM等由研发部执行外），文控中心依签核后的文家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次3/8件修订/作废申请单FM-0401-001A，通知相关部门将作废文件送至文控中心统一戳盖红色“作废”印章后作废（四阶文件自行作废）,可作单面纸再次使用。如文控中心保留有参考价值的作废文件时，应加盖红色“作废留用”印章，并在文控中心分隔存放。7.2.7公司的文件资料更新主要是在公司内部质量的审核、管理评审、外部审核、产品结构发生变化时、组织架构发生变动、发生重大安全事故以及其它需要更新的情况下完成，文件的评审要求同7.2.2要求执行。7.3 文件之编号：7.3.1类别代号：7.3.1.1“QM”：质量手册 7.3.1.2“QP”：质量管理程序文件 7.3.1.3“WI”：作业方法、作业标准、检验标准、管理制度7.3.1.4“FM”：质量

5、体系表单、记录 7.3.2第一阶文件编码方式： QM-01（Quality Manual）质量手册7.3.3第二阶文件编码方式： 质量管理程序文件：QP- (Quality procedure) 流水号 对应ISO9001章节 7.3.4第三阶文件编码方式：WI- - （Work Instruction） 流水号部门编号家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次4/8产品图纸与材料编码规则按照研发部的材料编码规则执行。7.3.5第四阶文件编码方式：表单FM- - （FORM） 流水号 版本 对应ISO9000程序文件编号7.3.6第一、二、三阶文件版本以“版本/次”方式表示：A/0、A/1A/5、B/0、B/17.3.7第四阶表单：编号及版本一律标识于表单右下方。如版本需要变化以（A、B、C）。7.3.8.外来文件由文控中心编号并统一管理。7.3.9文件内文架构：7.3.9.1质量手册撰写：质量手册的内容，依据ISO90012008标准要求，结合公司的运作需要展开说明。7.3.9.2第二阶文件（质量程序文件）内文架构

6、应依下述架构撰写：一、 目的 二、适用范围三、职责四、参考文件五、定义六、流程图七、流程说明（程序说明）八、质量记录7.3.9.4第三阶文件（作业指导书、作业标准、检验标准）规定外框、表头，内文及格式架构不限制家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次5/87.3.9.5部门编号如下：部门代码部门代码部门代码生产部PD研发部RD销管部MD人力资源部AD财务部FD采购部PC品管部QM总务部ZW市场部SC7.4 文件之分发：7.4.1文件之分发7.4.1.1 受控文件：在公司环保、质量管理体系运行中要执行的文件，受控性文件接受更改和换版。7.4.1.2 非受控文件：本公司环保、质量管理体系运行中不执行的文件，非受控性文件，不接受更改和换版。7.4.2 受控文件分发前由文控中心制作文件与资料发放回收记录表FM-0401-002A经管理者代表核准后，通知相关部门领取文件；技术文件及资料由研发部实施管理。7.4.3分发受控文件时，文控中心或研发部应将红色“受控文件”章戳盖于文件明显之位置，未戳盖红色“受控文件”印章之文件或戳盖

7、“受控文件”章后再行复印的文件，一律无效。7.4.4受控文件一经修改，文控中心分发新文件时，应同时收回旧版文件，并戳盖“作废”章后作废（四阶文件各使用部门自行销毁）,可作单面纸再次使用；非受控性文件修改后分发，则由使用单位自行销毁旧文件。保留在文控中心的“受控文件”之正本文件予以明确的标示。7.4.5相关文件分发部门规定：一阶文件和二阶文件分发总经理、分管领导、各部门经理各一份，生产部各车间主任领取与工作直接相关的程序文件；三、四阶文件分发各相关使用部门。其他需领用文件资料的单位及个人须填写文件和资料领用申请单FM-0401-004A，经批准后方可领用。7.5 外来文件之管理：7.5.1各部门负责收集相关国家、国际标准的最新版本，由文控中心编号并统一管理，以电子文档的格式在SERVER中共享，便于相关部门或人员查阅。外来文件由文控中心编入外来文件一览家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页 次6/8表FM-0401-003A存档备案，相关部门领用标准时需填写文件和资料领用申请单FM-0401-004A经文控中心批准后加盖红色“外来文件”章后进行发放，并作好签收记录。7.5.2外来文件和资料直接引用作为采购、生产、检验、校验等的依据时，需经分管领导以上人员批准，由文控中心列入外来文件一览表FM-0401-003A，分发管理同7.5.17.6 文件之使用：7.6.1各部门使用之文件副本，需与文控中心之正本同一版本（技术文件同设计研发部），文控中心随时更新文件资料的有效版本文件（技术文件除外），并于公司SERVER中随时更新便于查索，经相关部门核对版本，以确保文件使用之有效性。如有不符，应及时反馈文控中心（研发部）作更新。7.6.2文件应保持整洁并避免受潮，若不慎污损、丢失或需增发之情形发生，文件致不易阅读

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