外贸跟单员之详细工作流程
7页1、客户询盘:一般在客户下perchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。 2报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。 4下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产方案。 5业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表的工程如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单 件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。 6下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足以下情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: 6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和 单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保
2、障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。 6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。 6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。 7 验货: 7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知方案部。 7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备根本文件。工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件应由业务 跟单员制作,交给单证员。 9商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10 租船订仓: 10.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少
3、一周以前,以及船期能否到达客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知ING ORDER,通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比拟,选择价格优惠,信誉好,船期适宜的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。 10.4向运输公司定仓时,一定要 书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以防止过失。 11 安排拖柜: 11.1货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择平安可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保平安及准时。要给拖车公司 以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系 等 11.2 一份装车资料给工厂,列明上柜
4、时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系 。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快 一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间船截关前。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和 等。 13 获得运输文件: 13.1 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容 给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2 催促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先 提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14 准备其他文件 14.1商业发票:L/C 要求提供的文件
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