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供应商管理及审核流程
5页1、供应商管理及审核流程一、步骤考察供应商,首先要明确审核的目的是为了引进新供应商还是为 了督促某个环节的改善。提前了解产品的制程(生产工艺),找出关键 质控点。提前准备审核的相关表格。了解公司对于所考核产品的标准 (采购、质量、体系等所有涉及到考核的标准)。了解所考核的产品。 是材料还是设备或者兼有,不同的产品有不同的考核方式,考核关键 点也不一样。到现场之后,按照考核标准进行审核,比如 :产能,工艺,客户 群体,资金周转情况,供应体系是怎么样的,出现问题的响应时间, 影响产品交期的关键材料等等。拍照记录,便于回公司整理汇报和存 档。填写评估表单,确定对于供应商的进一步管理方法。二、现场考察需要评价的因素包括如下几项:设备/及管理能力需要考察的项目包括设备的使用期、现状、整洁性和布局、在生 产的原料数量、设备能力、当前的作业水平;设备管理能力是企业管理能力的一种重要体现。比较设备管理能 力的最好方法是观察两个供应商生产同一个产品时的情况,设备管理 能力会影响质量和效率。业务流程/物流高效的业务流程和物流是保持供应商竞争力的必要元素 ;业务流 程和物流效率低下时,通过及时改进可以帮助双方降
2、低成本并且可以 使供应商更具竞争力。质量控制/流程控制供应商是否有质量功能 ?流程控制系统是否恰当 ?谁来维护该系 统?在整个流程中,企业是否定期地使用统计流程控制工具?供应商的 系统采用什么方式来计划和控制流程?用什么标准来确定订单的优先 级?如何保障存货和订单的准确性 ?有多少能力可用于处理目前的订 单?技术&技术能力供应商的研究和发展潜能如何?能对顾客服务水平提供哪些有力 的支持?工程能力如何?供应商的处理技术有多新?信息技术是如何使 用的?供应商是否具有电子商务处理能力 ?供应商是否拥有技术研发 计划?采购/供应商承诺供应商是如何组织采购过程的 ?人员数量是否足够 ?与当前的供 应商的关系如何 ?供应商在采购方这里的信用排名是多少 ?供应商对 采购方的交易是否感兴趣 ?高层管理者关注的交易作业有哪些 ?高层 管理者对质量和顾客服务的投入是多少?员工士气员工的工作感受是什么 ?他们对管理的理解是什么 ?因为员工士 气最容易受到高层管理者的影响,在任何企业中总是存在“不满”的 员工,不过在一个真正好的企业中,员工会感觉他们被公正地对待和 组织对他们的关怀。员工的士气会对质量、及时交
3、货和效率等作业产 生很大的影响,士气还表现在员工是否愿意花费额外的精力来取悦顾 客。采购方必须知道供应商大的管理变动及其对员工的影响。一般实际现场审核时候,都是由采购、质量、研发、供应链管理 等相关部门的人一起参与。采购人员除了关注自己模块内的问题,还 应倾听其他部门的提问以及提问的理由,以及对应的答案。了解提问 的理由,是最快的学习方法。三、审核有哪些表单?审核具体有哪些表单,表单各个公司名称不同,但主要内容相差 不大,主要有以下表单:供应商基本信息调查表所涵盖的信息主要包括 :供应商的名 称、地址、法人名称、法人联系方式、不同模块业务对接人 (质量、 销售、技术、物流)、业务对接人联系方式、生产能力简介、可供应 产品简介、主要客户以及生产所使用的主要设备和产能。分清供应商 不同部门决策人很重要,主要便于后续不同环节出现问题,可以掌握 解决问题的主动权-直接找到决策人解决,当然前提是直接联系人解 决不了的情况下。供应商审核表一般是以公司内部对供应商的评判标准为基 础,汇集采购、质量、体系以及相关涉及考核标准的部门的考核要点 而成。实地考察时,根据实际情况进行评分填写或者描述,并考核供 应商对人、机、料、信息的管理办法。比如生产设备的操作手册,生 产工艺流程卡,操作规程制度,岗位培训文件,产品或者公司获得的 证书查看,物料供应渠道的了解和文件管理体系的抽查等等。实地考察结束之后,对于供应商的考核需要做一个评估,确定供 应商是否有资格进入供应体系。这时候需要用的表单是供应商评估 表或新供应商引进评估表(或合格供应商登记一览表),此 表单是需要由参与供应商审核的人员共同填写,并对供应商是否符合 公司标准给出评估意见。供应商管理专职人员最终汇集多方意见确定 是否可以引进此供应商。
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