测绘成果及资料档案管理制度

1、南京北格地普测绘科技有限公司测 绘 成 果 及 资 料 档 案 管 理 制 度二零一七年九月测绘成果及资料档案管理制度第一章总则第一条为规范测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果、资料档案的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，根据中华人民共和国 档案法、中华人民共和国测绘成果管理条例并结合本公司有关规定制定本 制度。第二条 适用范围 对测绘成果及资料档案的管理适用于本管理制度。第三条 职责 测绘成果档案资料的管理，实行领导负责制，由单位分 管领导负责，测绘成果档案资料管理的部门（档案室、资料室、打印室）具体 负责实施，并指定专人负责档案管理工作。第二章测绘成果资料归档制度第一条测绘成果及资料档案根据国家要求，制定归档范围及保管限期表。第二条测绘成果及资料组卷分类号统一执行国家规定的一级组卷分类号进行编号归档；归档的资料应当齐全、完整，分类整理立卷，案卷首页为案 卷文件目录并编制档案著录卡，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规 范、标准。第三条不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。第四条对归档的成果资料应做好完整的登记表登记，并录入计算机中以便查阅，同时对将登记表进行统一管

2、理保存。第五条长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存。第六条成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，严格清点和履 行签字手续并填写移交（接收）登记簿第七条 数据载体每年轮流抽取不少于 5%读取检查， 发现问题及时更换 载体或恢复抢救。第八条 接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库。当年接收的档 案必须当年完成归档工作。第九条所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行 登记。第十条 保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对 破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。第十一条 各部门必须设专职或兼职人员管理测绘资料， 做到职责分明， 并应设置资料室和铁柜，存放测绘资料。第十三条 将测绘成果资料档案工作列入总经办工作日程，并由总经办 或其指派人员对档案管理工作进行定期或不定期检查，及时发现问题并协调解 决。第三章 测绘成果资料档案借阅制度第一条 为了开发档案信息资源和企业的发展，更好地为社会主义建设 服务，根据中华人民共和国档案法 、中华人民共和国档案法实施办法 ，结 合本公司有关规定，制

3、定本制度。第二条 档案室应当根据工作的需要，编制必要的目录、卡片、索引等 检索工具，编辑档案文件汇编和各种档案参考资料，积极开发档案信息资源， 为公司服务。第三条 档案室保管的档案， 主要供本单位利用， 不属于开放利用范围。 对外提供利用须经领导批准。对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。 特殊情况需借出的阅览者，须经主管领导批准。第五条本单位工作人员借阅本人职能范围内的档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅本人职能范围外的档案须经主管领导或档案管理部门负责 人批准，方可借阅。第六条 利用者借阅档案，须办理借阅手续，填写档案借阅登记表 和档案利用效果登记。借阅机密、绝密档案材料，需经主管经理及保密责任人 签署意见，报总经办批准后方可借阅。第七条利用档案一般在档案室查阅，确需外借利用者，须经档案公司领导批准。会计档案借阅，不得拆散原卷册，并按期归还。利用者必须注意保护档案，不得拆散案卷，不得折叠文件，不得在文件上 圈点、勾划或作其它标记，不得污染文件。未经许可，不得转借他人和随意复 制、摘抄档

4、案。第九条科技档案项目的腊底图、计算单、概、预、决算档案，概不外借；确需复制件的，须经公司有关领导批准并进行登记，用毕后需将复制件交 回档案室处理。第十条未经档案管理人员同意，不得摘抄、拍照、复制所查档案内容,其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行， 利用者对涉密内容要负责保密。第十一条 测绘成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转 借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、 勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。第十二条 借阅国家密级测绘成果，不得擅自复制。确因工作需要复制的， 须经国家密级测绘成果提供部门批准，并按原密级进行管理。第十三条 查阅者应按规定及时清退档案，清退档案时，档案人员必须当面严格检查核对，如发现与原卷册不符，须酌情处理。第十四条 查阅者必须保守档案机密，凡损坏档案和私自泄露档案内容，给 国家、公司（集体）、个人造成损失和恶劣影响的，应按档案法和档案法 实施办法的有关规定办理，情节严重的要追究其法律责任。第十五条档案室应注意搜集档案利用效果反馈信息，不

5、断总结开发利用档 案的经验，进一步做好档案开发利用工作。第四章档案室管理制度第一条 为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，使档 案更好地为社会和公司服务，特制定本制度。第二条保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有 效的防护措施，保证档案安全。第三条 档案室是保管档案专用区域，任何人不得在档案室内存放与档案 管理无关的物品。第四条 档案柜（架）排列应与窗户垂直，柜（架）与柜（架）、柜（架） 背与墙壁保持一定的距离。第五条 档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制规定（总目录、分 类目录、卷内目录等）科学分类、排列、编号入柜（架），有序管理，不得任意 挪动案卷的位置。案卷调出利用或加工整理，返还时必须及时归回原处。第六条 档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库 存档案调出室外及日常的调阅、归还第七条 对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档 案须经科学处理后方可入库。第八条 档案室内应备有温湿度计和记录本 （簿），坚持每日观察记录， 做 好温湿度调控工作，维持良好的保管环境并不断改善保管条件，档案库房内应 当安置温湿度计。环境

6、的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24 C之间， 相对湿度应控制在 40-60之间。第九条 光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。第十条 档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、 防强光 等“八防”的设备和措施，宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度， 树立防火意识。第十一条 档案室管理人员每年春末在档案柜（架）内置放防虫药品，并 定期进行检查，发现情况及时处理。第十二条 档案室应安装防火防盗装置，置放灭火器材，加强防火、防 盗工作。档案室周围要灭绝火源，下班时要关闭电闸。室内严禁吸烟，严禁将 易燃易爆物品带入档案室。第十三条 要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以 便采取有效措施，防患于未然。第十五条 定期检查消防器材并定点放置，管理人员要了解其性能并能熟 练使用。第十六条 档案室管理人员必须保持档案室的安保性能， 不得损坏任何安 全设施。档案室内的白炽灯不得任意更换成日光灯，不得自行任意变动照明线 路。第十七条 档案室照明不采用自然光源，防光窗帘（或遮阳板）不得随意 拉开。第十八条 档案入库前必须消毒除尘。要定期做好室内清洁卫生工作。第十九条

7、档案的存放和提取利用均由档案室管理人员进行， 其他人未经 允许不得随意进出档案室。第五章档案工作人员要求认真学习、贯彻档案法及保密制度，严格执行档案工作的规章 制度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作的基本技能。档案管理人员签署保密协议。忠于职守，负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统 计等各项具体工作。积极开发档案信息，编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等 各项工作服务。负责档案借阅登记和利用效果收集工作。负责档案库房的管理，做好“八防”工作，确保档案的完整与安全。熟悉馆藏，做好档案利用工作，积极主动热情为用户提供服务。积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质 量。第六章档案鉴定销毁工作规定第一条 为了优化档案室藏档案，加强档案的保管和有效利用，按照档 案管理的有关规定，对己超过保管期限的档案，应本着“审查从细、留存从宽” 的原则，及时进行鉴定销毁工作。第二条档案鉴定销毁工作必须在本公司档案鉴定领导小组的领导下进 行，小组成员由主管档案工作领导和有关职能负责人及档案室人员组成。具体 工作由档案部门和与形成档案内容有关的职能部门共同进行。

8、第三条 测绘工程鉴定档案必须按照公司颁布的 档案保管期限表进行。 鉴定档案采用直接鉴定法，以案卷为单位，对档案的内容、名称、来源、完整 准确率程度等，逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。对重新考证、修订的应在 案卷备考表中说明。对鉴定结果要写书面报告。需延长保管期限的案卷，要在 有关目录及案卷备考表中注明第四条 销毁档案必须从严掌握。慎重从事。鉴定结束后，对确无保存价 值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，提出销毁报告，经主管领导 和档案室审查后签字盖章，报公司审批或备案，再销毁。第五条销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失 和泄密。销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以 示负责。第六条 对应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售。销毁国家密级图纸 或测绘成果，必须经省测绘行政管理部门批准。被销毁的档案必须与销毁清册 无误。档案被销毁后，监销人员须在销毁清册上签字确认，以示负责。第七章资料档案复制制度第一条 为了保守资料档案机密，维护党、国家和公司的利益，做好档案 复制利用工作，发挥档案的社会效益和经济效益，特制定本制度。第二条档案复制由专人严格按照复制制度执行。第三条档案复制工作人员必须遵守档案保密守则，维护档案的绝对安全。 复制一般档案，需经档案室领导批准后，才能办理复制登记手续和复制。并确 保复制质量。非档案工作人员谢绝参观第四条 档案室一般不向借阅者提供机密和科技档案的概、预、决算档案 的复制件；确需要复制件的，须经有关领导批准并进行登记，用毕后需将复制 件交回档案室处理。第五条 借阅者需要复制档案时，必须说明利用的目的和范围，不得要求 复制与利用目的、范围无关的档案，尤其是机密档案。南京北格地普测绘科技有限公司 2017年 9 月

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