某公司质量手册及程序文件035服务管理程序
5页1、XXXX有限公司 服务管理程序 版本/修订状态:B/0XXXX有限公司服务管理程序 文件编号: SJ/QP-021 文件版本: B 生效日期: 发文编号: 编制销售部审核XXXX批准XXX1 目的落实质量方针和质量承诺,规范售前、售时、售后服务工作,最大限度地满足用户的服务需求。2 适用范围适用于本公司产品的售前、售时和售后服务。3 定义 3.1售前服务:指为满足顾客需求而与顾客/潜在顾客进行的各种沟通工作。3.2售时服务:指对顾客从开票、结算、退货、或换货过程的服务。3.3售后服务:指公司对顾客提供的技术支持、质量“三包”等服务。4 职责4.1销售部为销售服务工作的归口管理部门,负责产品售前、售时、售后服务。4.2其它相关部门配合实施本程序。5 工作内容5.1售前服务5.1.1销售部负责向客户介绍、推销公司产品、质量情况及服务承诺,确切了解客户要求,对客户提出的要求及时与规划研发部、生产质量部、采购供应部等部门沟通,并进行评价,与客户协商一致后,作为签订订单/合同和质量改进的依据,记录予以保存。5.1.2若客户要求提供样品,由销售部提出书面申请,由相关部门核准,交由生产质量部安排样品
2、制作,销售部负责样品的追踪、确认等相应工作。5.1.3若客户提出要求特制样品、技术资料、技术指导、技术协议、质量协议时,由销售部人员提出书面申请,呈相关部门主管批示,经批示可行则由相关部门提供该项服务;若批示不可行,则由销售部人员婉言向客户说明。5.1.4对客户做各项的信息调查或客户主动提供的信息,由销售部人员填写客户走访记录,呈部门领导审核后正本由销售部保存,若有需要时则以复印件通知相关单位,以便让其可以了解各项市场信息。5.2售时服务5.2.1销售部应了解客户订单/合同的生产过程及进度,及时将信息反馈客户,同时将客户信息传达各部门。5.2.2建立客户档案,销售部建立与客户沟通渠道,双方确立通讯地址、联络人姓名、职务等联系方式。5.2.3做好顾客来电、来函、来访的记录和接待工作。5.2.4销售部将信息及时反馈有关部门处理,并于一周内(除特殊情况)向顾客反馈。5.2.5必要时将分析与纠正措施的结果通知顾客,并融入持续改进或开发工作。5.3售后服务5.3.1一级配套用户售后服务5.3.2销售部按照用户要求,选派服务人员常驻用户单位,及时提供优质服务。5.3.3驻用户单位服务人员遇到无法解
3、决的质量问题,应将有关信息及时传递到销售部,销售部与生产质量部及其它相关部门协调后拿出解决方案并实施。5.3.4配套用户售后服务5.3.4.1二级配套用户一般不派驻服务人员。5.3.4.2外出服务人员在确认属于本公司产品质量问题的情况下,按照“能修则修,不能修则退换”的原则予以妥善处理。对于重大质量问题应及时向销售部领导请示。5.3.4.3派驻人员应视质量问题的频率提出备件的需求,并负责监控使用。对配套用户处存放的经检查不合格的产品应做出标识,视情况从公司调件维修或总成返修。不合格品的管理参见不合格品控制程序。5.3.5社会市场销售用户售后服务零星用户由销售人员(代理商)随时提供售后服务,重点用户由销售部指派专人进行定点服务。5.4 产品早期预警系统5.4.1 公司通过以适当的方法掌握产品在使用阶段的表现,以防范产品在使用期内出现的隐患。5.4.2 质管部就可能出现的失效情况分析后,出具书面报告通知销售部。由销售部通知顾客并协商解决途径。5.4.3 适当的方法包括但不仅限于以下方法:a. 售后服务的反馈b. 顾客采购量明显减少c. 定期顾客满意度调查d. 市场故障件的分析e. 最终用户
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