海岛建设-工程档案管理实施细则

1、海 航 国 际 旅 游 岛 开 发 建 设 （ 集 团 ）有 限 公 司 文 件海岛建设技术2011264号关于下发海岛建设工程档案管理实施细则（试行）的通知海岛建设各单位：为规范海岛建设工程档案管理，提高工程建设管理水平，保证工程档案的完整和有效利用，更好地为海岛建设工程建设项目服务。现制定并下发海岛建设工程档案管理实施细则（试行），请各单位遵照执行。特此通知 二一一年六月十 四日海航国际旅游岛开发建设（集团）有限公司工程档案管理实施细则（试行）1 总则1.1 为规范海航国际旅游岛开发建设（集团）有限公司（以下简称“海岛建设”）建筑工程档案管理工作，保证工程档案的完整和有效利用，更好地为工程项目和企业服务，根据国家档案有关法规，并结合海岛建设实际，特制定本实施细则。1.2 本实施细则依据的主要法规和制度：国家档案局、国家计委基本建设项目档案资料管理暂行规定(国档发19884号)、国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T 11822-2000)、国家标准建设工程文件归档整理规范(GB/T 50328-2001)、行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-

2、2002)和国家档案局、国家发改委重大建设项目档案验收办法(国档发20062号)、海航集团基建档案管理办法（海航集团办2009225号）。1.3 工程档案是指工程建设项目从提出、立项、审批、勘察、设计、施工到竣工验收等全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等形式的文件材料(以下简称项目文件或文件)。1.4 本实施细则中“工程项目部”是指海岛建设各单位负责工程项目管理的组织机构。1.5 本实施细则适用于海岛建设各单位所有工程建设项目。2 管理体制和工作职责2.1 海岛建设工程档案管理实行统一领导、分级管理的原则。2.2 海岛建设办公室和海岛建设技术信息管理部共同负责对海岛建设各工程项目的工程档案管理工作进行指导、监督和检查。2.2.1 海岛建设办公室主要负责工程建设项目竣工验收后工程档案的管理，组织工程档案管理培训、检查等工作，对工程档案立卷的规范性有决定权。2.2.2 海岛建设技术信息管理部主要负责建设工程项目竣工验收前工程项目文件的管理，监督指导各工程项目文件的收集、整理、归档、验收、移交等工作，并协助海岛建设办公室进行工程档案管理检查，对工程档案的归档范围有决定权。

3、2.3 海岛建设各业态、区域公司综合管理部和工程管理部门要对所辖范围内的工程档案管理工作进行指导和检查，参加相关工程档案的验收。2.4 工程项目部负责收集、整理、立卷自身工作过程中形成的项目文件，监督、检查和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的并经整理、立卷后的项目档案，编制项目档案总目录后向海岛建设办公室、城建档案馆(室)及各业态或区域公司综合管理部移交。2.5 海岛建设各单位和工程项目部要将工程档案工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时，要同时部署、检查和验收工程档案工作。2.5.1 工程档案工作要做到“三纳入”：要将项目文件的形成、积累、整理与归档工作纳入工程项目工作程序、工作计划和有关部门与人员的职责范围。2.5.2 工程项目的相关工作和工程档案工作同时还要做到“四同步”：即在下达工程项目工作计划与提出项目文件的形成、积累、整理与归档要求同步；检查工程项目工作进度与检查项目文件的形成、积累情况同步；验收工程项目成果与验收项目文件是否符合归档要求同步；工程项目成果申报奖励、项目管理人员提职考核与档案管理部门出具归档情况证明材料同步。2.6 工程档案管理工

4、作既是工程项目的重要组成部分，也是档案事业的重要组成部分。海岛建设各单位工程档案管理、工程管理等相关部门要加强对档案工作的领导，切实做好工程档案管理工作，确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用。3 项目文件的形成和积累3.1 工程项目部负责收集、整理工程项目各阶段自身形成的项目文件，并进行立卷。3.2 海岛建设各工程项目部在工程项目招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对项目文件的套数、费用、质量、整理、移交范围和时间等提出明确要求。3.3 工程项目部要负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位文件的形成、积累和立卷归档工作，并收集和汇总；也可委托监理单位监督、检查项目文件的形成、积累和立卷归档工作。3.4 建设项目实行总承包的，由总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的、整理和立卷后的工程档案并及时向工程项目部移交。4 项目文件的归档范围和质量要求4.1 文件的归档范围 工程项目从立项、实施到竣工交付使用全过程中形成的、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。具体归档范围详见附件1。4.2 文件的质量要求4.2.1 归档的文件必须完整、准确

5、、系统，能够反映项目建设活动的全过程。4.2.2 归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。4.2.3 归档的文件应为原件。4.2.4 文件的内容及其深度必须符合国家有关项目勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。4.2.5 文件的内容必须真实、准确，与项目实际相符合。4.2.6 文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.2.7 录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。4.2.8 文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。4.2.9 文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。4.2.10 文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。4.2.11 所有竣工图均应加盖竣工图章，并由工程项目组负责人、专业工程师签字确认。竣工图章尺寸为：80mm50mm。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方

6、空白处。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章示例如下：4.2.12 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改的依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。4.2.13 对大于A4的图纸，以图纸标题栏的正视位为基准，以手风琴式的折叠方式，先竖后横，将图纸统一折成A4图纸的规格。折叠后，标题栏必须被叠在最上层并露出来。折叠方法也可参照技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3-89)。但底图不折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中，平放于专用底图柜中，或卷成筒装入硬纸筒保存。5 项目文件的归档内容5.1 工程档案文件的分类5.1.1 工程档案文件是指建设单位从立项申请，并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案的全过程所形成的全部资料。按其性质可分为：立项决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、财务、竣工验收及其他备案文件等。5.1.2 工程档案文件按其建设程序可划分为：项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件5部分。5.2 工程档

7、案文件的形成流程：5.3 工程档案文件的内容5.3.1 按照工程档案文件性质划分5.3.1.1 立项决策文件包括：项目建议书（代可行性研究报告）及其批复、有关立项的会议纪要及相关批示、项目评估研究资料及专家建议等。根据项目大小、投资主体的不同，项目建议书的批复文件分别由国家、行业或当地相关政府管理部门审批。5.3.1.2 建设用地文件包括：征占用地的批准文件、国有土地使用证、国有土地使用权出让交易文件、规划意见书、建设用地规划许可证等。建设用地文件分别由国有土地管理部门和规划部门审批形成。5.3.1.3 勘察设计文件包括：工程地质勘察报告、土壤氡浓度检测报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、设计审查意见、设计图纸及设计计算书、施工图设计文件审查通知书等。建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、审定设计方案通知书由规划部门审批形成。5.3.1.4 招投标及合同文件包括：工程建设招标文件、投标文件、中标通知书及相关合同文件等。5.3.1.5 开工文件包括：建设工程规划许可证、建设工程施工许可证等。工程开工文件分别由规划部门和建设行政管理部门审批形成。5.3.1.6 财务文件包括：工程投资估算、

8、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结算等。5.3.1.7 其他文件包括：工程未开工前的原貌及竣工新貌的照片、工程开工、施工、竣工的音像资料、工程竣工测量资料和建设工程概况表等。5.3.2 按照建设程序划分5.3.2.1 项目准备阶段文件是建设单位在工程建设准备活动过程中所形成的全部资料。5.3.2.2 监理文件是监理单位在工程建设监理活动过程中所形成的全部资料。 监理（建设）单位应在工程开工前按相关规定确定本工程的见证人员，见证人应履行见证职责、填写见证记录。 监理规划应由总监理工程师审核签字，并经监理单位技术负责人批准。 监理单位在编制监理规划时，应针对工程的重要部位及重要施工工序制定旁站监理方案，明确旁站监理的范围、内容、程序和旁站监理人员职责等。监理人员应根据旁站监理方案实施旁站，在实施旁站监理时应填写旁站监理记录。 监理月报应由总监理工程师签认，并报送建设单位和监理单位。 监理会议纪要要由项目监理部根据会议记录整理，经总监理工程师审阅，由与各方代表会签。 项目监理部的监理工作日志应由专人负责逐日记载。 监理工程师对工程所用物资或施工质量进行随机抽检时，应填写监理抽检记录。 监理工程师在监理过程中，发现不合格项应填写不合格项处置记录。 工程施工过程中如发生质量事故，项目总监理工程师应记录事故情况并书面上报。 在工程竣工预验收合格后，项目总监理工程师应撰写工程质量评估报告，对工程建设质量做出综合评价。工程质量评估报告应由项目总监理工程师及监理单位技术负责人签字、并加盖公章。 工程竣工验收合格后，项目总监理工程师及建设单位代表应共同签署竣工移交证书，并加盖监理单位、建设单位公章。 工程竣工验收合格后，项目总监理工程师应组织编写监理工作总结，并提交建设单位。5.3.2.3 施工文件是指施工单位在施工过程中所形成的全部资料。按其性质可分为：施工管理、施工技术、施工测量、施工物资、施工记录、施工试验、过程验收及工程竣工质量验收资料等。 施工管理文件是在施工过程中形成的，反映施工组织及监理审批等情况资料的统称。主要内容有：施工项目管理质量检查记录、施工过程中报监理审批的各种报验审批表、施工试验计划及施工日志等。 施工技术文件是在施工过程中形成的，用以指导正确、规范、科学施工的技术文件及反映工程变更情况的各种资料的总称。主要内容有：施工组织设计及施工方案

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