信息交流与沟通控制程序(共3页)
4页1、精选优质文档-倾情为你奉上信息交流与沟通控制程序1 目的规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求,确保信息得到沟通。2 适用范围适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。3 职责3.1 体系部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。3.2 综合办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。3.2 各部门及时传递并沟通各信息。4 工作程序4.1 信息交流的基本原则信息交流的渠道、方式、内容,应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提高,有助于增进与相关方的共识和/或满意程度。4.2 内部沟通4.2.1 应纳入沟通范畴的主要事项1)政策要求:包括法规、相关方及公司的政策、要求,如法规、标准、制度等;2)运行信息:包括体系运行、各项工作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等;3)辅助信息:有肋于政策理解与实施、有助于优化运行过程和结果的其他信息。4.2.2 沟通范围:公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。4.2.3 沟通权责:责任部门/人员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。4.2.3 沟通方式 1)口头/书面报告,适用于任何职能、层次;2)部门文件发布、会议/培训召集
2、,适用于职能部门及其以上管理层次;3)跨部门或公司级文件发布、会议/培训召集、宣传资料等,需经总经办或总经理组织、批准或授权。4)其他:各级文件中有规定的,按规定实施,如相关记录、报表、报告的传递等。注:信息交流与沟通记录表是公司内部沟通的通用书面格式。4.2.2 沟通过程的控制1)信息通报/报告(信息拥有部门/人员)识别通报内容与对象确定通报方式实施通报,传递相关信息2)信息查询/质询(信息需求部门/人员)识别查询内容与对象确定查询方式实施查询,获得相应信息4.3 外部信息的接收与回应 1)外部信息,专指与管理体系运行及其绩效有关的来自相关方的信息。 2)任何部门/人员对接收的外部信息(包括口头、书面),均应及时向责任部门负责人或直接责任人通报,具体按内部沟通方管理要求实施。3)责任部门对获悉的外部信息(除书面信息外),形成文件(包括记录、报告等)。4)对需作内部交流的信息,责任部门/人员应按内部沟通要求实施。5)当外部信息需回应时,责任部门/人员应以书面形式确定:反馈的责任部门/人员、反馈时间、反馈形式、内容与要求、反馈对象等。6)对确定的回应要求,责任部门/人员应组织落实并跟踪回应的实施结果。4.4 重要环境因素的外部交流1)除非法规或相关方有强制要求,一般情况下,本公司不就重要环境因素的相关信息与外部进行交流。2)当法规、合同要求或公司认为有必要时,经管理者代表同意后,综合办应就公司重要环境因素与外界交流作出书面决定,包括交流对象、内容、形式、时机、责任部门/人员。3)负责交流的责任部门/人员应按规定的方式实施交流。4)保存有关重要环境因素的外部交流记录。5 相关记录信息交流与沟通记录表专心-专注-专业
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