大型企业办公室工作流程图(DOC 21页)
30页1、办公室工作流程第一部分 办公室工作流程流程1.1:收文流程收文流程办公室文员办公室主任总经理分管领导及处理收文流程起始签收、登记审阅 重要文件 承办、督办一般文件阅读、拟办承办、落实流程结束流程1.2:发文流程发文流程办公室文员办公室主任总经理分管领导及处理流程起始流程结束编号、发文存档初核拟稿 审阅 重要文件 一般文件 打印、核对签发签收流程结束流程2.1:印章使用管理流程用印人各职能部室领导办公室主任办公室文员申请填写印章使用申请单流程起始审批 批准 同意 同意 记录、存档盖章流程结束流程2.2:印章借用管理流程用印人各职能部室领导办公室主任办公室文员用印人申请填写印章借用申请单流程起始审批 批准 同意 同意 印章管理员审核签字流程结束记录、存档借出收回流程3:档案借阅、复印管理流程档案使用人各职能部室领导办公室主任档案管理员用印人申请填写档案借阅、复印申请单流程起始审批 批准 同意 同意 档案管理员审核签字流程结束记录、存档借出、复印收回流程4:礼品管理流程礼品使用人各职能部室领导主管领导总经理总经理秘书办公室主任填写礼品使用申请计划流程起始审批 同意 审批 同意 批准每月盘点流
2、程结束发放采购礼品验收入库流程5.1:接待工作流程来访客人相关部门接待人员各部办领导办公室主任总经理财务处流程起始客人到访具体落实汇报、拟账请示相关领导明确客人身份、来访事由 制定接待方案了解情况 一般客人 费用审批制定接待方案了解落实情况汇报、报账落实了解落实情况费用审批审批费用报销流程结束流程5.2:小型接待流程(来电、来人)办公室文员办公室主任总经理分管领导接听来电记录内容/接待来访流程起始 情况处理 重要情况 承办、督办一般文件拟办承办、落实流程结束流程5.3:大型接待流程办公室文员办公室主任总经理各职能部门流程结束组织接待了解具体情况形成接待方案流程起始 审批 落实接待准备情况 批准与各职能部室有关组织接待流程结束流程6.1:参加外部会议流程办公室文员办公室主任总经理各职能部门通知参会人员接到会议通知流程起始 审批 重要会议 一般会议落实参会人员 批准参加会议流程结束流程6.2:组织内部会议流程办公室主任办公室文员各职能部门办公室档案员流程起始通知开会 参会人员通知会议准备材料准备 会议记录布置会场形成会议纪要 参加会议贯彻落实流程结束归档流程7:办公用品、固定资产采购、入库
3、、领用流程处室办公室主任总经理领用流程结束流程起始根据需求提出计划划提出 审核 大宗物品 物资采购验收入库、登记并建立台账 审批第二部分 办公室管理制度一、收文、发文管理制度1、 收文(1)登记。收文后,根据来文单位(上级来文、平级来文、下级来文)及时录入来文登记簿;(2)办理。来文登记后,视缓、急情况,及时填写文件处理标签报送相关领导阅批;(3)归档。文件办理完毕,及时归档,定期或按公司规定将已归档文件再次分类整理,交由公司档案室集中管理。2、 发文(1)提出申请。各部门根据需要提出发文申请,由部门负责人草拟文件内容(草拟内容需用水笔书写,以便长期保存);(2)文件审核。各部门草拟文件必须交总经办统一审核;(3)领导审批。所有公司发文必须由公司领导审批后,方可印制;(4)文件发布。公司文件领导审批后,由总经办校对,用印,然后正式发布;(5)文稿归档。所有公司发文文稿统一由总经办整理归档。二、会议筹备制度1、会议组织(1)每年召开一次总结表彰大会;(2)每半年至少召开一次支部大会和经理以上管理人员会议;(3)每季度召开一次办公会;(4)每月召开一次产品沟通会议;(5)每周各部门召开一次
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