费用报销规章制度及实施研究细则
22页1、word公司文件财务费用报销制度与实施细如此为规X公司各种开支费用报销与付款程序,加强公司财务管理,控制本钱,切实保障公司利益,根据资金审批制度和费用预算制度,特制定公司费用报销制度与实施细如此。第一局部:关于报销的审批流程与原如此(一) 报销流程1、一般的报销流程预算X围之内或有经审批的费用经办人本部门经理或上级主管部门总监财务专人审核财务经理核准-总经理/总经理授权人审批出纳支付2、特殊的报销流程预算之外或没有经审批的费用原如此上预算之外或没有经事先申请的费用是不予以报销支付的,如确属公司正常经营和开展需要而发生的开支,须经办人补申请报告报总经理特批,申请报告须列明费用报销的理由,并按以下流程报批;经办人补申请报告-本部门经理或上级主管核实-系统分管副总经理签署意见-总经理特批-经办人填制费用单据并附申请报告-总监审核单据财务经理审批公司出纳支付3、主要部门的报销流程一般报销流程经办人主要部门审核财务经理审批出纳支付(二) 费用审批原如此1.费用报销需经办人的主管领导批准,不得自主批准自己的报销费用。2.不得逾越流程,不得未经直接领导审批,直接提交公司总经理审批,不得未经财务人员审
2、核直接提交公司总经理审批。3.出纳必须凭总经理、财务经理均签名后的报销单支付相关费用,一旦发现违规操作,对出纳通报批评,并实行扣除当月奖金50%-100%的处理,如造成经济损失,由出纳与相关人员承当连带责任。4.费用报销原如此上不得跨月异地店铺本月报销上月的单据除外,业务人员与各店铺员工每月应把报销凭证与时传递给公司财务中心报销。(三) 报销经办人、审核人与审批人的职责1. 经办人;因公办理业务时应向对方索取相应原始单据,经济业务发生后应与时准确的填写报销单据,对经办的经济业务与提供的原始单据的真实性负有直接责任,并有责任与时向财务人员提供其审核所需相应文件或资料。2. 部门负责人:对本部门发生的经济业务进展确认与对经办人提供的原始单据进展审核,对报销业务负有直接审核责任,并有责任协助财务人员的审核工作。3. 财务人员:审核报销的经济业务是否符合相应规定,审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求,审核报销单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单据、原始单据与填写不规X的行为提出相应的处理意见。4. 系统分管副总经理:对所有负责的部门费用进展全面管理,在公司授权X围内
3、审核所管理的各部门的费用报销 5. 财务经理:从财务专业与上市规划前瞻性预控能否通过四大审计并出具无保存意见的角度,核准所有费用单据与资金付款的合法、合规性、合理性。6. 总经理因出差在外,需临时授权签署指定代理人一系统副总经理办理审批报销、支付业务,并交财务部备案,指定代理人可在期间行使相应的审批的权力。第二局部:报销总体原如此1. 预算内的费用方可直接报销。2. 所有的报销均遵循“谁支出、谁报销的原如此,严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。3. 严禁报销虚假费用的行为4.无预算或预算外的费用报销须财务经理签署意见、总经理批准后方可列支。5.每办一次业务,应该填写一X报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费不论金额大小,一律每发生一次填写一X。笼统地在报销单上写上“月的费用,或屡次业务单据分不清的,财务中心不予受理。6.所有费用开支,应“先申请、后开支、再报销的流程,财务人员应根据预算来审核和支付。相关预算外费用在发生费用前,应该先书面请求总经理,得到批准后才可以发生相关费用,坚决杜绝“先斩后奏的现象,事先申请以总经理签名的日期为准、总经理外出时,或本人出差在外遇急情况时,应 或通
4、知总经理,得到许可后才可进展。事后应与时补充申请表,作为报销的依据。7.关于报账时限,上月25日后至当月25日期间费用必须在当月报销。差旅费用必须在完毕后五个工作日内报销、逾期单据,财务部不再受理,由此造成的损失,由报销人自己承当。因单据不合要求不予报销,被退回按规定不可以重新再报销,违者一经发现,将严肃处理。特殊延期如外地出差时间较长,需提出书面报告,主要部门领导由总经理签署意见后才可以报销8.跨年度的费用必须在次年1月15号之前填单报销,年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用。9.大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式,超过10000元而用现金支付的,报销时必须详细说明原因,经财务部审核;如无正当理由,一律退回。10.从出纳处领取报销款时,需报销人签名确认。对于领款不方便的需要他人代领的,本人应该出具书面代理书,指定代理领款人。由代理人在领款表签字,无书面代理书,其他人不得代领,发放人员有权拒绝。出纳把代理书附于领款表后。财务经理不定期抽查款项是否如实发放。第三局部:原始凭证粘贴要求和报销单据填写规X1. 所有的报销单据、借支单的所有内容均需完整填写,一律用黑色钢笔或签字笔
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