仪器设备档案管理办法
9页1、仪器设备档案管理办法设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护,以及进行技术性能开发的不可缺少的材料,是学校的重要技术储备。为了加强学校档案管理,既确保设备档案的完整、准确、系统和安全,乂要便于借阅利用,使档案资料充分发挥作用,根据有关规定,结合学校的实际情况,特制定此管理办法。一.设备档案的形成和归档1. 凡学校人民币五万元以上购置的仪器、设备(高、精、尖、进口设备不受此限),在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘,以及随机材料均属仪器设备档案,都必须山校档案室统一集中管理。2. 学校设备管理部门即实验室与设备管理处是学校设备文件材料的形成、积累、汇总部门,必须配有兼职档案人员集中管理本校的设备文件材料。从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满),安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件,均归口实验室与设备管理处负责收集、积累,过程结束后移交档案室。3. 实验室与设备管理处应将设备到货日期的计划提前通知档案室,以便做好准备,合理安排工作。4. 设备到货后,实验室与设备管理处应通知档案室,档案人员到
2、场后方可开箱验收,以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。开箱时,实验室与设备管理处兼职档案员也应到场。5. 各仪器设备的技术鉴定验收必须通知档案人员参加,并在验收记录上签字。累、管改造做到( 兼)进6. 学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。7. 设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。学校各级专职档案员要随时做好准备文件材料的积累,作。8. 学校自行研制设备,在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料归档,在设备行鉴定验收时,必须有档案人员参加。(2) 设备档案的归档范围1.采购设备的归档范禺(3) 一)计划、选购阶段(4) 用户申请,可行性方案论证报告;(5) 购买仪器设备的审批文件;(6) 协议、合同(7) 意向书、订购货通知单(8) 重要来往函件、电文(9) 谈判备忘录、附录、附件(10) 二)开箱验收阶段(11) 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单;(12) 图样、技术手
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